Пролонгация договоров в DIRECTUM

Данный вопрос интересен организациям, оказывающим услуги и оформляющим договора сроком  на один год с необходимостью ежегодно заключать новый договор или  приложение с целью пролонгации старого договора.

Автоматическая пролонгация договоров

В любой компании наступает такой момент, когда схема согласования договорных документов (договор, приложение к договору, дополнительное соглашение и т.д.) отлажена и в принципе эффективна. Существует настроенный типовой маршрут, закрывающий все вопросы согласования и позволяющий автоматически изменять стадии ЖЦ документов в соответствии с их схемой после прохождения документом определенных этапов.

В итоге уже через год работы в таком режиме мы получаем достаточно большой объем документов, основная масса которых будет иметь стадию жизненного цикла – Действующий, даже если срок действия документа уже истек. И тут появляются дополнительные вопросы, касающиеся контроля и достоверности хранящихся документов.

Какие задачи необходимо решить?

• Автоматическая пролонгация договоров;
• Добавление к схеме ЖЦ документов новой стадии – Пролонгация;
• Естественно необходимо будет создать сценарий, автоматически изменяющий стадии ЖЦ с Действующий на Исполнен, в том случае если срок договора истек.
• Добавление дополнительных вычислений к ТМ.

Как это происходит?

Существует договор с периодом действия с 01.01.2008 по 31.12.2008. в данный момент его стадия ЖЦ – действующий. В декабре 2008 необходимо перезаключать договор с контрагентом. Варианты: пролонгировать договор или создать новый.

• Создать новый договор

Здесь все просто, создаем документ, отправляем по ТМ на согласование, здесь стадии ЖЦ меняются автоматически. Старый договор изменит свою стадию на Исполнен после выполнения сценария «Автоматический перевод документов на стадию Исполнен».

• Пролонгация

Создаем приложение к договору, отправляем по ТМ на согласование, вся процедура остается аналогичной, с одним дополнением, параллельно происходит изменение стадии ЖЦ договора на Пролонгация.

Дополнительные вычисления в типовом маршруте

Определение вида электронного документа во вложении. Если это приложение (соглашение) к определенному договору, то нам необходимо произвести его поиск, определить стадию ЖЦ, записать ее в параметр и определить количество экземпляров договора. Естественно если экземпляров более одного или он не найден (допустим, удален), то появиться соответствующее сообщение с предупреждением.

После блока непосредственного согласования приложения (соглашения) необходимо программно изменить стадию ЖЦ договора на Пролонгация (программно потому что это применимо только к электронному документу с видом договор). Сам документ естественно тоже меняет свою стадию ЖЦ посредством блока «Изменение стадии ЖЦ» на Согласование с контрагентом.

После подписания приложения (соглашения) с обеих сторон договор становиться действующим и в карточке изменяется дата действия договора на дату из согласованного документа. Само приложение (соглашение) тоже становиться действующим и естественно автоматически связывается с договором и вкладывается в окружение карточки справочника «Договоры». В противном случае стадия  приложения (соглашения) изменяется на Прекращен, а стадия ЖЦ договора возвращается к первоначальной (той, что мы предусмотрительно записали в параметр при старте ТМ).

 Сценарий – «Автоматический перевод документов на стадию Исполнен».

Сценарий ищет договорные документы в системе с датой действия меньшей текущей даты. Стартует ежедневно один раз в день. Сценарий изменяет стадию версий с Действующая на Устаревшая. Данное вычисление можно и не использовать. Плюс все ИД измененных документов фиксируется в  лог-файле с помощью функции Файлзаписать.

Здесь важным является вопрос прав на документ, так как стадию ЖЦ можно изменять только лицам имеющим права на изменение или полные права.

Ниже предложен один из вариантов реализации сценария для версии 4.5.1. и выше.

Result.zip (2,26 Кб)