Оформление замечаний с помощью примечаний

Опубликовано:
4 марта 2010 в 21:57
  • 4

В своей статье Выполняем задания, смотрим лист согласования!  я поднимала вопрос о способах визирования документов на этапе согласования. Хотелось бы продолжить тему согласования, тем более что она не полностью раскрыта. Неотъемлемой частью этого важного процесса является работа с замечаниями согласующих лиц. Вот известные способы оформления замечаний:

  • примечания в тексте документа;
  • исправления в тексте документа;
  • писать замечания в текст задания;

У каждого из этих способов, есть свои достоинства и недостатки. И для каждого проекта аналитики выбирают свой вариант.

Мы не стали придумывать велосипед, просто автоматизировали установку защиты текста документа от редактирования с разрешением вставки примечаний.

Используется это в типовом маршруте, где согласуются договорные документы (документы приложения Microsoft Word). На этапе согласования у согласующих есть возможность только лишь добавлять примечания в тексты документов. На этапе доработки документа инициатором защита документа отключается.

В итоге такой способ гарантирует:

  1. Неизменность текста документа на этапе согласования.
  2. Согласующие выносят замечания механизмом примечаний Word. Что удобно не только согласующим, но и инициатору (когда на этапе доработки ему необходимо разобраться, кто и какое замечание высказал).

И так, что нужно сделать, чтобы это заработало у вас:

  1. В первую очередь нужно запретить создавать для договорных документов несколько действующих версий, так как согласовываться будет действующая версия документа. Это можно сделать в справочнике «Виды электронных документов»
     
  2. В ТМ добавляем блок-сценарий до блоков согласования. В вычислении пишем код, который включает защиту для каждого согласуемого документа:
       Параметры = Work.WorkFlowParams 
       СогласуемыеДокументы = Параметры.ValueByName("СогласуемыеДокументы")
   
       Индекс=0  
                                                                 
       while (Индекс < СогласуемыеДокументы.Count)
          ДокИнф = СогласуемыеДокументы.Values(Индекс)    
          ДокИД = ДокИнф.ID     
          УстановкаЗащитыОтРедактирования(ДокИД;TRUE) 
          Индекс = Индекс + 1    
       endwhile  

 

В нашем ТМ одновременно могут согласовываться несколько договорных документов. Поэтому для хранения ссылок согласуемых документов используем параметр с типом коллекция электронных документов («Согласуемые документы»).

Защита документа происходит в функции УстановкаЗащитыОтРедактирования. В качестве первого параметра в функцию передаем ИД документа (ДокИД), второй параметр – отметка, что документ нужно защитить от редактирования (TRUE).

  1. Отключаем защиту перед теми блоками, где должна быть возможность редактирования текста документа. Для этого добавляем в ТМ такой же блок-сценарий перед этими блоками, как и в п.2, но значение отметки в функции меняем на FALSE (УстановкаЗащитыОтРедактирования(ДокИД;FALSE)).
  2. Обязательно перед блоками-сценариями, где происходит установка и снятие защиты от редактирования, забрать у пользвателей права на изменение для всех согласуемых документов.
     
  3. Так как вычисление блоков-сценариев в ТМ идет от пользователя IS-Builder System User, то нужно на сервере сеансов DIRECTUM установить приложение Microsoft Word, и сделать пользователя, от которого запускается процесс WorkFlow администратором этого сервера.
     
  4. Создать на сервере сеансов DIRECTUM папку, например на диске С, «Документы DIRECTUM» (в эту папку будут временно экспортироваться документы). И записываем путь к этой папке в константе «Путь».

Все нужные функции для этого прилагаю.

Функции установки защиты документа от редактирования.rar (4,64 Кб)

9
Подписаться

Комментарии

Очень интересная реализация. Было бы интересно увидеть еще статьи в подобном направлении.

Интересно - какие-то "побочные" эффекты или "подводные камни" возникают при использования такого способа (кроме тех, что связаны с неумением некоторых сотрудников пользоваться Word-ом)?

Поделитесь опытом, пожалуйста.

О подводных камнях. К сожалению, согласующие могут редактировать или даже удалять комментарии друг друга (ограничение Word).

Вопрос по поводу 4 пункта - Создать на сервере сеансов DIRECTUM папку, например на диске С, «Документы DIRECTUM» (в эту папку будут временно экспортироваться документы). И записываем путь к этой папке в константе «Путь». Документы будут удаляться автоматом?Не будет ли забиваться память при большом потоке согласуемых документов?

У нас возникла необходимость в ограничении прав на документы.Ознакомтесь,пожалуйста,в этой теме http://club.directum.ru/forum/topic4189-изменение-прав-доступа-на-документ.aspx#post29475

Поможет ли ваш способ в этой ситуации?Заранее благодарю.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий