DIRECTUM 5.5: от внутреннего согласования к внешнему. Часть 2

Согласование с контрагентами

Документы, согласованные внутри организации, теперь отправляются контрагенту по общему типовому маршруту «Отправка и контроль возврата документов». Отправка предусмотрена из разных модулей «Канцелярия», «Управление договорами» и «Финансовый архив»:

В диалоговом окне заполните параметры отправки и документы автоматически придут к контрагенту.

Если контрагент работает в другой системе обмена, отличной от вашей, отправляйте документ через роуминг. Для роуминговых организаций в адресе получателя указываются обе системы обмена, например «ООО Березка (Synerdocs\Диадок)».

Документы, не требующие согласования внутри организации, можно отправить вручную с обложки модуля «Обмен с контрагентами» по ссылке Отправка документов.

Кроме отправки исходящих документов типовой маршрут:

• отправляет ответы по входящим документам (для неформализованных – подписи, для формализованных – файл со вторым титулом вместе с подписью, либо отказ в подписании);
• обеспечивает контроль возврата документов и ответов от контрагента.

Если бумажные документы не согласовывались, то перед отправкой документов контрагенту их ставят на контроль через карточку РКК. Делопроизводитель сканирует документ, заносит электронный экземпляр в DIRECTUM и нажимает на одну кнопку:

Если в списке рассылки указывалось несколько контрагентов, которым нужно отправить документ, сформируется несколько заданий на контроль по каждому контрагенту.

Контроль возврата документов

Для удобства, задания на контроль и ответы от контрагента перемещаются в управляемую папку «Контроль возврата».

При этом контролировать возврат электронных документов нет необходимости. Как только контрагент подпишет ваш документ или откажет в подписании, ответ автоматически отправляется в систему, задание на контроль выполняется, и система уведомляет вас заданием или уведомлением:

Бумажные документы приходят на контроль указанному ответственному и проверяются в обычном порядке, то есть вручную.

Получение документов от контрагента

Входящие документы поступают в DIRECTUM по типовому маршруту «Обработка документов из систем обмена» (прежний «Рассмотрение документов из систем обмена») и попадают в управляемую папку «Из системы обмена».

В версии 5.5 мы пересмотрели варианты действия для ответственного за обмен и изменили их:

• вместо Подписано появился вариант Принято, так как вариант предполагает два действия: подписание документов, требующих подписания, и принятия документов, не требующих подписания;
• добавился вариант На согласование для отправки поступивших документов на согласование по типовым маршрутам «Согласование договорных документов» или «Согласование входящих первичных учетных документов». Список маршрутов для выбора дополняется администратором системы;
• вариант Принято частично оставлен только для обработки первичных учетных документов.

При выполнении задания с любым из вариантов типовой маршрут завершает работу. Если документ подписали, ответ контрагенту отправляется автоматически.

Чтобы изменить вид и тип карточки поступившего неформализованного или бумажного документа теперь не нужно заходить в карточку документа, просто нажмите на кнопку Сменить вид на ленте задания.

Помимо этого, уведомление об уточнении по счетам-фактурам теперь отправляется из карточки документа.

Зачем это сделали? Бухгалтер, как правило, работает с конкретным документом и ему удобнее отправлять уведомление из его карточки, а не запускать дополнительно типовой маршрут.

Входящие документы, требующие согласования, рассматриваются в ходе типовых маршрутов по согласованию договорных и первичных учетных документов.

Еще пара слов о роуминге

В новой версии, как мы описали выше, пользователь может выбирать, через какого оператора отправлять документы.

Если контрагент обменивается документами через другого оператора, например, ваша организация работает через Synerdocs, а контрагент через Такском, то идентификаторы обоих операторов записываются системой в формализованный документ.

В справочнике Системы обмена документами теперь указываются реквизиты оператора и устанавливается флажок Только роуминг. Флажок уведомляет, что обмен с контрагентом возможен только через роуминг для этой системы обмена:

Хранение финансовых документов

Одно из приятных событий этой версии – это перенос «Электронного архива финансовых документов» в стандартную поставку DIRECTUM в виде модуля «Финансовый архив».

С помощью нового модуля вы сможете не только согласовывать первичные учетные документы, но и обеспечивать их хранение (как электронных, так и бумажных экземпляров), быстро находить документы по штрихкоду или нужным реквизитам для предоставления контрагенту, а также массово выгружать документы из архива в формате, необходимом для налоговых и других государственных проверок.

* * *

Все описанные возможности также поддерживаются в веб-доступе, кроме работы с первичными учетными документами. Но мы не стоим на месте :)

Смотрите новинки на YouTube:

Чтобы узнать больше о новинках, обратитесь к закрепленному менеджеру или воспользуйтесь формой «Заказать демонстрацию» на нашем сайте.

Ждем ваши вопросы и комментарии. Следите за новыми материалами о DIRECTUM 5.5!