Передача документов с персональными данными в архив

          Согласно ст. 1 п. 2 закона ФЗ-152 «О персональных данных» его действие не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

          Поэтому редко использующиеся документы с персональными данными (в том числе документы, хранящиеся в системе DIRECTUM) можно и нужно передавать в архив, тем самым уменьшая количество субъектов персональных данных, обрабатываемых в ИСПДн предприятия. К тому же в системе DIRECTUM есть средства, с помощью которых документы можно легко экспортировать для передачи в архив. После экспорта документы из системы нужно удалить.

          Порядок хранения документов в архиве регламентируется следующими основными документами:

1.  закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

2.  Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002;

3.  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000.

          Конечно, к архивам предъявляются специальные требования к обеспечению сохранности документов (из Основных правил работы архивов организаций):

• комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
• комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

          Для электронных документов могут создаваться архивы документации на электронных носителях (как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации). Согласно основным правилам работы архивов организаций подготовка электронных документов к передаче в архив организации не сложная и состоит из следующих этапов:

• проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
• запись ЭД на машинные носители;
• проверка качества записи;
• описание ЭД;
• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
• подготовка комплекта сопроводительной документации.