Доверяй, но проверяй. Как обезопасить бизнес вместе с DirectumRX

Народная мудрость «доверяй, но проверяй» как нельзя актуальна при заключении договорных отношений с контрагентами, когда на кону деньги и репутация. Любая компания заинтересована в оценке благонадежности контрагентов и возможных рисков. Если выяснить, что в биографии контрагента есть «темные пятна», можно вовремя отказать в сотрудничестве или принять меры, чтобы обезопасить компанию от нежелательных последствий.

Представим себя на месте сотрудника, который прорабатывает возможных контрагентов. Тут важно не только найти организацию с самым привлекательным коммерческим предложением, но и заручиться гарантией, что контрагент выполнит свои обязательства. При этом полноценную проверку нужно провести максимально быстро и удобно, чтобы избежать длительных простоев в деятельности организации.

Для решения этих задач в DirectumRX есть несколько возможностей:

• автоматизированное заполнение данных контрагента;
• проверка надежности контрагента;
• удобное наполнение досье контрагента.

К слову, все эти возможности входят в базовую поставку системы. 

Давайте посмотрим, как DirectumRX поможет в таком непростом деле, как определение наиболее надежного контрагента.

Быстрое заполнение данных контрагента

В среднем на заполнение данных одного контрагента вручную уходит около двух-трех минут. Кажется, что это не так уж много, но когда нужно ввести данные нескольких контрагентов, трудоемкость сильно возрастает. От большого числа ИНН, КПП, ОГРН, ОКПО и адресов организаций голова начинает идти кругом, появляются ошибки при заполнении карточек, в результате неверные данные попадают в договоры.

Чтобы заполнять данные контрагента быстро и корректно, в DirectumRX есть возможность делать это автоматически. Достаточно указать ОГРН, ИНН или наименование организации в карточке контрагента и нажать на кнопку Заполнить по ОГРН/ИНН. Система сама заполнит остальные поля достоверными данными из ЕГРЮЛ и ЕГРИП:

Помимо данных контрагента в DirectumRX заносится информация о руководителях и других физических лицах, действующих от имени организации. Вам не придется самим переносить эту информацию в систему.

Таким образом, мы заполнили данные всех предполагаемых контрагентов. Не теряя времени, запросим у них коммерческие предложения, а после перейдем к самому важному – проверке надежности.

Простая проверка надежности контрагента

В DirectumRX настроена интеграция с несколькими сайтами, которые позволяют получить различные сведения о контрагентах, сделать вывод о надежности, оценить деловую репутацию и платежеспособность. На каждом сайте доступен свой набор сведений. На некоторых информация предоставляется бесплатно, на других для полноценной работы требуется регистрация, покупка лицензии или подписка на дополнительные услуги.

Администратор системы указывает, какой из сайтов используется для проверки надежности контрагентов. Он может выбрать любой из доступных сайтов или настроить интеграцию с другим ресурсом. Все зависит от потребностей организации и наличия подписок.

Но вернемся к нашей задаче. Прямо из карточки контрагента по кнопке Открыть на сайте проверки откроем сводку по организации на сайте, который выбран для проверки надежности:

На открывшейся странице оценим всю доступную информацию о контрагенте: финансовую отчетность, судебные дела и прочие сведения.

Теперь можно сделать вывод о надежности конкретного контрагента. Остается дождаться коммерческих предложений и на основе всей полученной информации отобрать самый надежный и выгодный вариант.

Удобный доступ к досье контрагента

Далее сформируем досье контрагента, который выбран для заключения сделки. В будущем это поможет минимизировать претензии налоговых органов и убедиться, что договоры подписаны уполномоченными представителями организации.

Для досье запросим у контрагента копии свидетельств о государственной регистрации, выписки из ЕГРЮЛ, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, устав организации и другие необходимые документы. Занесем полученные сведения в систему, чтобы сформировать единое досье документов контрагента.

В любой момент, например, при согласовании договора, из карточки контрагента по кнопке Открыть досье юристы, служба безопасности и другие заинтересованные сотрудники смогут обратиться ко всем необходимым сведениям о контрагенте:

Вместо заключения

Таким образом, с помощью DirectumRX мы:

• быстро заполнили информацию о большом числе контрагентов;
• исключили ошибки, связанные ручным вводом информации о контрагентах;
• оценили благонадежность предполагаемых контрагентов;
• собрали сведения о контрагентах в одном месте и обеспечили удобный доступ к ним.

Все это уменьшает вероятность подписания договора с недобросовестными компаниями, а значит помогает заботиться о репутации и имидже компании.

Получите доступ к демостенду, чтобы лично оценить возможности системы.

А как вы проверяете своих контрагентов? Какие ресурсы используете, на что ориентируетесь при принятии решения о надежности организации? Делитесь своим опытом и участвуйте в развитии DirectumRX.