Управление кадрами, или Инструмент для «Охотников за головами»

Опубликовано:
3 апреля в 10:50
  • 6

Доброго времени суток, коллеги.

До того, как мы начнем, ответьте для себя на один вопрос: есть ли возможность у стороннего человека получить доступ к системе DIRECTUM вашей компании легально, конфиденциально и безопасно для бизнеса?  Наверняка вы ответите «Нет!». А вот у одного из наших заказчиков есть, и связано это с кадровой службой.

Предыстория такова. Один из заказчиков «МайТэк» захотел автоматизировать работу по подбору персонала. Основная цель внедрения — разгрузить кадровую службу при поиске новых сотрудников.

Для того, чтобы решить данную задачу, командой «МайТэк» было внедрено техническое решение «Кадровые процессы», которое имеет ряд интересных нюансов. Среди них:

  • Разработка мастеров действий, с возможностью заполнения табличных частей через диалоги;
  • Доработка карточек записей справочников, добавление реквизитов;
  • Доработка типовых маршрутов под логику организации;
  • Возможность создать встречу (назначить собеседование) через Outlook по кнопке в карточке «Кандидаты»;
  • Печатная форма резюме по шаблону организации.

Знакомьтесь, вот как выглядит процесс подбора персонала в автоматизированном формате DIRECTUM.

Инструменты DIRECTUM в помощь кадровым специалистам

Перед вами скриншоты мастера действий. Здесь сотрудники организации заполняют заявку на поиск новых кандидатов на вакантные места с указанием всех необходимых условий по действующей вакансии.

 

                       

   Мастер действий «Заявки на поиск новых                                                 Мастер действий «Заявки на поиск новых
    сотрудников», Инициатор вводит данные                                        сотрудников», конкретизация режима работы, 
      для формирования запроса на вакансию                                                            зарплаты по вакансии

 

                                                

                                                     Мастер действий «Заявки на поиск новых сотрудников», 
                                                  сводная информация по заявке на вакансию в одном окне для 
                                                         проверки, доступна для изменения по кнопке Назад.

В конце работы мастера действий кадровик получает новую запись справочника «Заявки на поиск новых сотрудников»

После появления записи в справочнике она отправляется на согласование. В нём принимают участие:

  • владелец бюджета (в соответствии с подразделением инициатора заявки);
  • начальник сектора ОКУ;
  • начальник отдела подбора, оценки и развития персонала.

Как только заявка согласована всеми участниками процесса, инициатору приходит уведомление об успешном согласовании и создается запись справочника «Вакансии». Кадровый отдел начинает искать подходящего кандидата.

Доступ в систему для кандидата

Помочь кадровому специалисту найти себя могут и сами соискатели. Для этого кандидат может прийти в любое отделение работодателя и уже по факту оставить свое резюме прямо в DIRECTUM. Для удобства соискателю предоставляется бумажная инструкция с описанием процесса, как по шагам добавить свое резюме в DIRECTUM. Если соискателю затруднительно работать через инструкцию в силу различных причин, на помощь придет консультант, сотрудник организации.

В целях безопасности соискатель получает ограниченный доступ к системе DIRECTUM на отдельно выделенном рабочем месте. Ему доступен только мастер действий «Кандидаты на работу», где указываются типовые поля для заполнения резюме, например, такие как, ФИО, паспортные данные, место проживания и прописки, образование, опыт работы, контакты и т.п. Здесь же соискатель может выбрать те вакансии, на которые он претендует, или оставить поле свободным.

                                

    Мастер действий «Кандидаты на работу».                                           Мастер действий «Кандидаты на работу».
   Соискатель заполняет персональные данные                                       Соискатель выбирает из списка вакантную
                                                                                                                                     должность, указывает образование.

                                           

                                              Справочник Вакансии, доступный из мастера действий позволяет
                                                     увидеть актуальные вакансии и указать в своей анкете.

 

                  

                                      В окне «Кандидаты» мастера действий Соискатель указывает все данные
                                                      об образовании и курсах повышения квалификации.

 

                  

 

                                             В данном окне Соискатель заполняет данные о владении
                                              иностранными языками и компьютерными программами

 

                                                  

                                                  Мастер действий «Кандидаты на работу». Соискатель
                                                     вводит данные о семейном положении и судимостях.

 

              В данном окне Соискатель заполняет данные об опыте работы, начиная с последнего.

                          В данном окне Соискатель заполняет данные об опыте работы, начиная с последнего.

 

                             

   Мастер действий «Кандидаты на работу». Данные                            Мастер действий «Кандидаты на работу».
о последнем месте работы заполнятся автоматически                Сводная информация по заявке на вакансию в одном
           из окна с информацией об опыте работы.                                      окне для проверки, доступна для изменения по

                  Указывает хобби и навыки.                                                                                кнопке Назад.

          

В конце работы мастера действий, создается запись в справочнике «Кандидаты на работу», где указывается вся введённая ранее информация.

                                    Сформированная через мастер действий КЗС Кандидаты на работу, содержит исчерпывающую информацию, позволяя избежать дополнительных уточнений, из карточки доступна печатная форма анкеты соискателя, можно назначить и отправить в outlook приглашение на собеседование, отправить резюме на согласование.

                                     Сформированная через мастер действий КЗС Кандидаты на работу, содержит
                                      исчерпывающую информацию, позволяя избежать дополнительных уточнений, 
                                       из карточки доступна печатная форма анкеты соискателя, можно назначить 
                                               и отправить в outlook приглашение на собеседование, отправить 
                                                                                     резюме на согласование.

После создания записи справочника, ответственному сотруднику кадровой службы приходит уведомление. Специалист обрабатывает заявку соискателя и направляет ее в работу по типовому маршруту.

Начальник кадровой службы решает, что делать с заявкой кандидата: «Отклонить», «Отправить на доработку» или «Назначить собеседование». При последнем варианте выполнения запрашивается окно параметров с ответственным за проведение собеседования. В случае, если начальник отправляет заявку на доработку, она уходит в работу ответственному сотруднику кадровой службы.

При успешном прохождении собеседования заявку согласует служба безопасности (в части проверки кандидата) и сотрудник сектора ОКУ (в части оформления приказа о приеме на работу).

Таким образом, мы сводим работодателей и соискателей облегчая и ускоряя работу кадровой службы.

Полученные эффекты

  • Организован полностью прозрачный и контролируемый процесс подбора персонала
  • Исключены дополнительные итерации по уточнению информации, как со стороны работодателя, так и со стороны соискателя;
  • Сформирован дополнительный ресурс для пополнения и хранения базы резюме соискателей;
  • Уменьшено время рутинных операций по обработке и согласованию вакансий организации и резюме соискателей
7
Подписаться

Комментарии

Дмитрий, добрый день! У меня юридический вопрос по поводу персональных данных. Предпоследний скриншот. Все кандидаты работают в DIRECTUM под одним пользователем, ЭП не используется. Как с юридической стороны заказчик обходит п.4 ст.9 152-ФЗ "О персональных данных", который гласит: "В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью"?

Евгения Сарварова: обновлено 04.04.2018 в 13:00

Интересное решение.

Можете детальнее описать что именно кроется за фразами "ограниченный доступ к системе DIRECTUM", "ему доступен только мастер действий"?

Кандидат запускает десктоп-проводник и что видит? Входит ли он в группу все пользователи. Может ли запустить задачу или найти поиском документы других кандидатов. 

Евгения,

Заказчик делает точно также как и любой вэб-сайт. Вы ведь не подписываете документы при регистрации в интернет магазинах? Но доработать последний этап мастера действий нам все же придется. Необходимо добавить ссылку на полный документ политики конфиденциальности, спасибо за подсказку.

Андрей, 

Насколько мы все знаем, пользователь, который по факту ограничен правами, так или иначе имеет доступ ко многим элементам системы. Кандидат садится за рабочее место уже с открытым мастером действий, в этом ему помогает консультант заказчика. Типовой маршрут, который запускается после завершения работы МД находится в отдельной группе маршрутов и по нему настроен фильтратор, все остальные скрыты. Также данный служебный пользователь может отправить задачу по свободному маршруту, выбрав любого пользователя. Справочники: "НОР", "Пользователи", "Работники", тоже доступы, к сожалению без доступа к ним, невозможно зайти в систему. В группу "Все пользователи" он не входит. Поиском он ничего найти не сможет.

Резюмирую: Служебный пользователь до сих пор может наворотить дел в системе, но под присмотром консультанта делать он этого не будет. Если можно было бы отнять у пользователя все права, мы бы так и сделали.

Дмитрий, я, видимо, не в тех интернет-магазинах регистрировалась, там паспортные данные не просили :) Пересмотрела скриншоты, увидела, что поля для паспортных данных не обязательные. А то, что обязательно требуется указывать, под 152-ФЗ не попадает. В таком случае с признаком "Ознакомлен и согласен" я согласна.

Евгения, 

Ну, про интернет-магазины, я образно :)

Спасибо за вопрос!

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий