Общая папка
В базовой версии Директума Общая папка состоит из подпапок по подразделениям. Изначально они пустые и предполагается, что делопроизводители или сотрудники подразделений будут их со временем заполнять. Как показал опыт одного из крайних крупных проектов, такой расклад не всех устраивает.
Делопроизводители особого желания поддерживать в актуальном состоянии общую папку не высказали, но и не отказались, т.к. работа есть работа. А начальники подразделений и особенно рядовые специалисты воротили носом от такой идеи.
Стали придумывать решение по автоформированию содержимого Общей папки.
Совсем общие папки, такие как "Нормативная документация" и "Инструкции пользователей", конечно остались. И было предложено кардинально изменить представление информации. Общая папка стала содержать папки поиска.
Критериями для папок поиска стали Виды электронных документов и дата создания.
В таком представлении Общей папки много достоинств:
- Каждому пользователю показываются только те документы, к которым он имел доступ когда либо (стандартный механизм доступа к ЭД).
- Начальники видят все документы, предназначенные им и их подчиненным (как замещающие по ассистентам).
- Еще один вариант быстрого поиска документа, год-ВЭД-документ.
- Можно рассматривать как архив документов по годам.
- Удобство администрирования - сразу видно "тестовые" документы.
Вот такое новое представление Общей папки.
Хорошее решение. С появлением папок поиска мы также стали использовать их на проектах, в том числе и в Общей папке. Без сомнения, это очень удобно.
Каждому свое. Скажи, как ты ищешь документ, и я скажу, кто ты!
Мне тоже решение понравилось. Если кому-то необходимо искать документы по другим критериям, то всегда можно настроить дополнительные папки поиска в папке "Избранное".
Через три года такая папка станет крайне неудобной... может даже через год, из-за большого количества ссылок в ней. Может придумать какую-нибудь опцию в настройках системы или установке модулей, при включении которой такие папки будут создаваться автоматически в установленные промежутки времени и ограничивать поиск своим временным промежутком? И чтоб названия у таких папок содержали период, в котором они действуют. Мне кажеться, это удобно.
И через три года это будет удобно... Посмотрите, там настроен дополнительный "разрез" представления информации по годам. Для каждого года папки будут наполняться с начала. А то, что много ссылок они содаржат, так это нормальный процесс работы с документами - значит через пользователя проходит большой документопоток.
А вот с автосозданием такого представления общей папки хорошая идея! Например, сценарий, создающий в общей папке папки поиска по всем ВЭД или ТКЭД в указанном году.
Несомненно хороший вариант, обязательно порекомендую некоторым своим клиентам. Спасибо большое!
А при такой структуре Общей папки, работа системы не замедляется?
Замедление будет происходить, если в папках Исходящие и Входящие слишком много ссылок, т.к. в этом случае обновление этих папок будет производиться при запуске проводника и через каждые 10 мин (тайм-аут "по умолчанию").
В случае с папками поиска - их содержимое обновляется при открытии, что случается гораздо реже, и без какой-либо периодичности. Так что в данном случае замедления не должно происходить (теоретически), оно возможно - если под критерии поиска будет попадать слишком много документов.
Думаю, правильней сказать: время ответа сервера будет зависеть также от количества и сложности критериев, используемых в папке поиска. В этом случае оно (время ответа) сложится из времени поиска на сервере, и времени передачи результатов клиенту.
В любом случае, получается, что сколько для Вас "слишком много" - это каждый поймет опытным путем, исходя из мощности сервера.
Решение очень удобное.
Небольшое уточнение - а физически документы лежат все в общей папке?
Пользователь создавая документ, тоже указывает что он размещается в хранилище SQL-сервера?
Все верно. Тогда папку ему указывать нет необходимости.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий