Общая папка

6 15

В базовой версии Директума Общая папка состоит из подпапок по подразделениям. Изначально они пустые и предполагается, что делопроизводители или сотрудники подразделений будут их со временем заполнять. Как показал опыт одного из крайних крупных проектов, такой расклад не всех устраивает.

Делопроизводители особого желания поддерживать в актуальном состоянии общую папку не высказали, но и не отказались, т.к. работа есть работа. А начальники подразделений и особенно рядовые специалисты воротили носом от такой идеи.

Стали придумывать решение по автоформированию содержимого Общей папки.

Совсем общие папки, такие как "Нормативная документация" и "Инструкции пользователей", конечно остались. И было предложено кардинально изменить представление информации. Общая папка стала содержать папки поиска.

Критериями для папок поиска стали Виды электронных документов и дата создания.

В таком представлении Общей папки много достоинств:

  • Каждому пользователю показываются только те документы, к которым он имел доступ когда либо (стандартный механизм доступа к ЭД).
  • Начальники видят все документы, предназначенные им и их подчиненным (как замещающие по ассистентам).
  • Еще один вариант быстрого поиска документа, год-ВЭД-документ.
  • Можно рассматривать как архив документов по годам.
  • Удобство администрирования - сразу видно "тестовые" документы.

Вот такое новое представление Общей папки.

Елена Грозова

Хорошее решение. С появлением папок поиска мы также стали использовать их на проектах, в том числе и в Общей папке. Без сомнения, это очень удобно.

Дмитрий Тарасов

Мне тоже решение понравилось. Если кому-то необходимо искать документы по другим критериям, то всегда можно настроить дополнительные папки поиска в папке "Избранное".

Дмитрий Абрамов

Через три года такая папка станет крайне неудобной...  может даже через год, из-за большого количества ссылок в ней. Может придумать какую-нибудь опцию в настройках системы или установке модулей, при включении которой такие папки будут создаваться автоматически в установленные промежутки времени и ограничивать поиск своим временным промежутком? И чтоб названия у таких папок содержали период, в котором они действуют. Мне кажеться, это удобно.

Алексей Долгих

И через три года это будет удобно... Посмотрите, там настроен дополнительный "разрез" представления информации по годам. Для каждого года папки будут наполняться с начала. А то, что много ссылок они содаржат, так это нормальный процесс работы с документами - значит через пользователя проходит большой документопоток.
А вот с автосозданием такого представления общей папки хорошая идея! Например, сценарий, создающий в общей папке папки поиска по всем ВЭД или ТКЭД в указанном году.

Александр Долгих

Несомненно хороший вариант, обязательно порекомендую некоторым своим клиентам. Спасибо большое!

Наталья Евшина

А при такой структуре Общей папки, работа системы не замедляется?

Алексей Баранов

Замедление будет происходить, если в папках Исходящие и Входящие слишком много ссылок, т.к. в этом случае обновление этих папок будет производиться при запуске проводника и через каждые 10 мин (тайм-аут "по умолчанию").

В случае с папками поиска - их содержимое обновляется при открытии, что случается гораздо реже, и без какой-либо периодичности. Так что в данном случае замедления не должно происходить (теоретически), оно возможно - если под критерии поиска будет попадать слишком много документов.

Алексей Баранов

Думаю, правильней сказать: время ответа сервера будет зависеть также от количества и сложности критериев, используемых в папке поиска. В этом случае оно (время ответа) сложится из времени поиска на сервере, и времени передачи результатов клиенту.

В любом случае, получается, что сколько для Вас "слишком много" - это каждый поймет опытным путем, исходя из мощности сервера.

 

Наталья Белова

Решение очень удобное.

Небольшое уточнение - а физически документы лежат все в общей папке?

Андрей Девятьяров
Небольшое уточнение - а физически документы лежат все в общей папке?
Физически карточки ЭД размещаются в хранилище SQL-сервера, а тексты ЭД могут размещаться как в хранилище SQL-сервера, так в файловой системе. Общая папка - всего лишь вариант представления информации.
Наталья Белова

Пользователь создавая документ, тоже указывает что он размещается в хранилище SQL-сервера?

Андрей Девятьяров
Пользователь создавая документ, тоже указывает что он размещается в хранилище SQL-сервера?
Пользователь, создавая документ, выбирает в том числе и вид электронного документа. Как раз вид ЭД и определяет, в какое хранилище будет первоначально помещен документ. Получается, что пользователь косвенно все же указывает на размещение документа в том или ином хранилище (не обязательно SQL-сервера).
Наталья Белова

Все верно. Тогда папку ему указывать нет необходимости.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий