Еще раз о замещении
Один из самых часто задаваемых вопросов на предприятии в процессе внедрения DIRECTUM – «Кто будет выполнять мои задания, если я заболею/уеду в отпуск/уеду в командировку?». Пугающую неизвестность можно развеять сразу же, рассказав про механизм замещения в системе DIRECTUM. В этом материале я напомню, что такое замещение, и расскажу о некоторых особенностях работы замещающих и замещаемых пользователей.
Настройка замещения пользователей осуществляется в справочнике «Замещение пользователей» и позволяет замещающему со своего рабочего места и от своего имени работать с документами, папками, задачами и заданиями замещаемого. Чаще всего замещения настраиваются администратором системы.
Задание администратору на создание замещения может формироваться в рамках типового маршрута по согласованию командировки или заявления на отпуск, после того, как документ утвержден руководителем.
Кроме этого, в системе может существовать отдельный самостоятельный маршрут по настройке замещения:
- руководитель подразделения запускает задачу на настройку замещения;
- администратор получает задание и настраивает замещение.
Возможен и третий вариант, когда замещение в системе настраивается автоматически, в результате выполнения сценария. При запуске сценария инициатор указывает, кто, кого и на какой срок должен заменять в системе.
При необходимости, можно ограничить доступ к запуску сценария и использованию маршрута, чтобы обращаться к нему могли, например, только сотрудники, входящие в группу «Руководители отделов». В системе DIRECTUM выделяют следующие типы замещения:
- «Ассистент». Этот тип замещения используется, если один сотрудник курирует другого сотрудника, но не выполняет его обязанности. Например, руководитель замещает своих подчиненных. В этом случае замещающий получает права на папки, документы, задачи и задания замещаемого и может найти их с помощью поиска;
- «Полное». Этот тип замещения используется, если один сотрудник временно исполняет обязанности другого сотрудника. В этом случае в папках «Входящие» и «Исходящие» замещающего отображаются ссылки на папки «Входящие» и «Исходящие» замещаемого.
Важно помнить, что действие прав, наследуемых при замещении, распространяется только на документы, папки, задачи и задания. Права на компоненты при замещении не передаются! Если замещающему, например, нужны права на какой-либо справочник, то их надо назначать отдельно.
Однако бывают ситуации, когда даже задачу или документ необходимо скрыть от замещающего. Например, специалисту финансового отдела нужно отправить на согласование руководителю конфиденциальный документ. Руководителя в системе замещает секретарь, но к этому документу доступа у секретаря быть не должно. Реализовать подобную ситуацию можно при помощи шифрования. Перед отправлением специалист финансового отдела должен зашифровать сам документ и задачу, в которой он будет отправлен. В этом случае, если секретарю явно не назначены права на задачу и документ, то он вообще их не увидит.
К слову - не забывать озвучивать, что необходимость устанавливать замещение возникает иногда не только в случае, когда сотрудник далеко уезжает (или заболевает), но и тогда, когда он работает в штатном режиме, но по характеру работы редко бывает за своим рабочим местом (например - постоянно в разъездах по городу).
И если раньше для него документы из приемной и т.п. забирал коллега (и, например, согласовав по телефону "пускал их в дело"), установка замещения (иногда обоюдного) является самым простым решением.
Решил написать более развернуто:
Обычно на совещании рабочей группы специально поднимаю вопрос «О порядке назначения замещения» примерно в следующей формулировке:
---
Замещение в системе может отличаться от функционального замещения. Замещение необходимо устанавливать в 2-х случаях:
- «Плановое», согласованное с отделом кадров (из должностных инструкций, в соответствие с приказами и т.п.)
- «Оперативное» замещение, в случае необходимости выполнения работ в системе за руководителя либо отсутствующего сотрудника при его постоянном или периодическом «физическом» отсутствии на рабочем месте.
При назначении замещения, замещающий (сотрудник, на которого установлено замещение):
- получает возможность видеть все входящие/исходящие поручения, и, таким образом, может своевременно информировать замещаемого (руководителя) и выполнять работу в системе.
- получает права замещаемого на документы;
- получает возможность подписывать документы в системе.
---
По итогам совещания РГ:
1. Формируем «первоначальный перечень замещений».
2. Фиксируем, на основании чего могут устанавливаться замещения (по получению задачки, либо другим способом), т.е. главное – чтобы не по устной просьбе.
Добавлю свои 5 копеек.
Замещение в системе – это только пол задачи. В компании DIRECTUM остро стоял вопрос об автоматическом замещении и по электронной почте. Технология Exchange позволяет осуществить подобное замещение. Но как автоматически устанавливать замещения на почтовом сервере при изменениях в системе?
В итоге проделана большая работа и на данный момент нашими специалистами разработана компонента, которая осуществляет автоматическое дублирование замещения из системы на почтовый сервер. На каждом этапе существует возможность настроить автоматически сформированный отчет по всем замещениям, замещениям руководителей, и последним замещениям.
Сотрудниками САИТ в ГТЧ был разработан сценарий: при создании приказа о возложении обязанностей в КАС Бизнес-Люкс, автоматически создается замещение в DIRECTUM
Будет замечательно, если сотрудники САИТ поделятся наработками с сообществом.
Вопрос к Дамиру:
Я знаю, что в OUTLOOKе есть возможность подключить папку "входящие" другого пользователя, но делать это приходится при каждом включении вручную.
"Разработанная компонента" - добавляет замещающего в копию (по-сути, дублирует письмо), или действует по аналогии с DIRECTUM, предоставляя доступ к Входящим??
И будет совсем здорово, если опытные коллеги поделятся куском кода для "Агента рассылки входящих заданий", который позволяет добавлять в список рассылки полных заместителей исполнителей заданий.
Вопрос к Тимуру:
Иногда возникает необходимость использовать "умное замещение" - т.е. когда одного человека требуется заместить разными людьми по разным вопросам без пересечений (только по договорной работе, только по работе с заявками и т.п). Как мы можем осуществить данные замещения в системе?
Механизм замещения является очень важной задачкой. Которое требует развитие:
Такие документы могут быть зашифрованы. И решение о конфиденциальности документа надо принимать не в момент настройки замещения, а в момент появления документа.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий