DIRECTUM Ario – новое интеллектуальное решение

32 6

Задумывались ли вы о том, сколько времени сотрудники тратят на рутинные операции? Наше новое решение – первый шаг в сторону интеллектуальной ECM-системы, которая минимизирует временные затраты сотрудников на рутину, а также снижает риск ошибок.

Первая версия решения DIRECTUM Ario автоматизирует регистрацию входящих документов. За подробностями – в статью.

Как это работает?

Техническое решение состоит из нескольких интеллектуальных сервисов и прикладной части системы DIRECTUM:

Документы, поступившие в организацию со сканера, из почты или сервиса обмена, размещаются в «горячей папке». Сервисы Ario с заданной периодичностью проверяют наличие новых документов в папке. Если документ есть, начинается его обработка:

Сервис извлекает текстовый слой из документов с текстом и скан-копий, если документ поступил в организацию в бумажном виде.

 

 

По извлеченному тексту или изображению сервис определяет, к какому классу относится документ. Как правило, в качестве классов выделяют виды документов: входящие письма, договоры, акты выполненных работ, счета-фактуры и т.д. Для точной автоматической классификации систему нужно обучить – предоставить ей хотя бы по 100 документов каждого класса. Изучив структуру документов компании, система научится делить их на классы.

 

В зависимости от класса по настроенным правилам сервис извлекает факты из документа. Например, если определено, что документ является договором, то сервис извлекает дату, номер, сумму договора, а также название, ИНН и КПП контрагента.

Затем обработанный документ импортируется в систему DIRECTUM. Карточка документа создается и заполняется автоматически фактами, извлеченными из документа. Для входящих писем, помимо карточки документа, создается и заполняется РКК.

Обработка документа – автоматизированный процесс, требующий минимального участия сотрудника.

Что остается делопроизводителю?

Все, что ему нужно, – это проверить автоматически заполненные карточки. Делопроизводитель получает задание, в которое вложены документ и РКК, открывает РКК:

В карточку встроен предпросмотр документа, что позволяет в одном окне видеть и текст документа, и реквизиты РКК.

Данные, которые сервис извлек из документа, подсвечиваются: зеленым цветом – вероятность правильного извлечения 80% или выше, желтым цветом – 50-79%. Администратор может настроить как вероятность извлечения, так и цвет.

Делопроизводитель проверяет, корректно ли заполнены поля, при необходимости дозаполняет карточку и выполняет задание.

Аналогично проверяет карточку документа. Все, документ зарегистрирован!

Каждый раз, когда сотрудник изменяет значение автоматически заполненного поля или заполняет пустое поле, система обучается. Допустим, сервис из текста документа извлек название организации, но написано оно с опечаткой «ООО Новая потча». Делопроизводитель выбирает корректную запись из справочника «Организации» – «ООО Новая почта». Система это запоминает. В результате при извлечении аналогичного факта «ООО Новая потча» из другого документа название организации заполнится значением, которое чаще выбирали пользователи.

Архитектура решения

В состав решения, помимо прикладной части, входят 4 интеллектуальных сервиса:

Сервисы умеют обрабатывать входящие письма, договоры и первичные учетные документы: акты выполненных работ, счета-фактуры, товарные накладные. В дальнейшем мы будем расширять этот список.

Чтобы использовать решение, нужна лицензия. Стоимость лицензии зависит от количества документов, обрабатываемых сервисами за один месяц.

Решение работает с системой DIRECTUM 5.5.1.

***

Уже сегодня состоится вебинар, посвященный нашему новому решению, подключайтесь!

Евгений Стоянов

"Каждый раз, когда сотрудник изменяет значение автоматически заполненного поля или заполняет пустое поле, система обучается. Допустим, сервис из текста документа извлек название организации, но написано оно с опечаткой «ООО Новая потча». Делопроизводитель выбирает корректную запись из справочника «Организации» – «ООО Новая почта». Система это запоминает. В результате при извлечении аналогичного факта «ООО Новая потча» из другого документа название организации заполнится значением, которое чаще выбирали пользователи."

А что будет с записью  ООО "Новая потча"? останется или удалится в справочнике организаций? Не хотелось бы получить кучу дублей во всех справочниках, в которых автоматом заполняются поля.

Евгений Стоянов: обновлено 03.04.2018 в 15:59
Дан Олейников

Ario же не заводит новых контрагентов, соответственно, если не нашел запись - данные не заполнил

я предполагаю, что эту фичу можно прикрутить, но это будет дополнительное решение, соответственно можно сделать различные настройки и проверки для исключения дублирования

Александр Изгачев

"Не хотелось бы получить кучу дублей во всех справочниках, в которых автоматом заполняются поля."

Поэтому в примерах настроек технического решения автоматическое создание записей включено сейчас только для справочника Контактные лица организаций, в котором возможное создание дублей или ошибочных записей обходится не так дорого как в справочнике Организации. Плюс разработана библиотека для нечеткого поиска в справочниках. Что позволяет искать записи с учетом опечаток, перестановок слов и т.п.

 

Антон Посаженков

Планируется ли добавить поддержку DirectumRX?

Артем Пермяков

Денис, Abbyy в целом постепенно встраивает технологии Compreno (как мне видится) в другие свои продукты. Ранее подобный upgrade произошел с FlexiCapture. Если сравнивать с Comрreno, то функциональные характеристики Ario сопоставимые. Если говорить конкретно про FineReader Engine, то это инструментарий для встраивания в различные приложения OCR, который не предполагает извлечения реквизитов (только весь текст с сохранением форматирования, структуры и т.д.). 

А вообще, задача извлечения реквизитов из потока входящих документов не самоцель Ario, скорее просто самый очевидный кейс применения ИИ. Дальше мы будем развивать "внутрисистемные кейсы" - например, подготовку проектов резолюции или аннотацию документов для согласующих. 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий