Добавление приложений к документу и выдача прав на них в 1 клик

Опубликовано:
18 мая в 09:50
  • 8

Решение использовано нами на нескольких проектах. Закрывает потребность Заказчика в добавлении документов-приложений без необходимости заполнять поля карточки для каждого добавляемого документа, а также без необходимости вручную выдавать права на такие документы.

Чего хотят пользователи?

  • На двух проектах внедрения с заменой имеющегося СЭД столкнулись с тем, что пользователи привыкли работать с одной карточкой объекта (аналог документа или задачи в DIRECTUMе) и несколькими телами документов к нему. Т.е. один раз заполняют поля и добавляют к карточке сколько угодно тел документов. С точки зрения пользователя это просто и быстро.
  • Приложения к документу зачастую готовятся локально.
  • Часто встречаются случаи, когда документ уже ушел на согласование, а пользователь забыл приложить еще какой-то документ к нему.
    Примечание: добавление доп. документов в ходе согласования не противоречит внутренним регламентам, т.к. принято, что согласующие ставят визу на одном документе, а не на пакете документов.
  • Пользователи затрудняются выдавать права вручную, забывают, выдают неправильно.

Как решили?

На ленту карточек нужных видов документов в раздел «Документ» добавили кнопку «Добавить приложение».

При нажатии на нее система запрашивает способ создания: «Сканировать», «Создать из файла». Выбранный файл сохраняется в систему с видом «Приложение». Поля карточки вновь созданного документа заполняются согласно информации в основном документе.

Права на вновь созданный документ синхронизируются с правами основного документа, без понижения имеющихся прав.

Приложение сохраняется во вложениях задачи, где основной документ является согласуемым документом.

Что получили

Простой в использовании и крайне удобный с точки зрения пользователя функционал -- добавление документа-приложения в систему, заполнение полей его карточки, выдача прав и вложение его в нужные задачи в 1 клик.

9
Подписаться

Комментарии

А где храните связь между приложением и основным документом?

А если нужны разные права на документы, то потом редактировать по нужным? И как тогда получается - все документы-приложения в системе выглядят, как клоны, пока не откроешь их, не важно, что внутри (смета, отчет...), т.е. вид документа не указан, а унаследован от главного, как и название, следовательно, в задаче получается много файлов, которые одинаково выглядят и чтобы найти главный, нужно открывать все?

Елена, что касается случаев, когда требуется разные права - да, редактировать для каждого. В нашем же случае выявленная потребность была полная синхронизация без понижения прав.

Наименование приложения складывается как Приложение <порядковый номер>. <Наименование файла> к документу <Наименование основного документа>.

Если пользователь предварительно назвал свой документ как Счет, то название будет Приложение 1. Счет к документу Договор.

 

мы иначе сделали:

во всех ТМах во вложениях отображаются только документы для подписания, всё остальное в папке "Сопроводительные документы"

1. в договорах сложный механизм: пользователь должен не просто занести документ в систему (с типом карточки договорные документы), но еще и связать его с записью справочника договоры. А затем задание на доработку (в запущенном процессе добавить можно только в нём) выполнить с результатом "добавить документы для подписи". Система сравнивает список связанных с записью справочника договоры документов и список согласуемых документов, и выдает перечень не вложенных в задачу. Права назначаются автоматически.

2. во всех остальных процессах - в параметре ТМ хранится ИД основного документа, на этапе доработки добавляешь вложение в задачу и при выполнении задания идёт запрос, что делать со всеми вложенными документами кроме основного, варианты "на соглание", " в сопроводительные документы", "удалить вложение". в первом случае документ становится обязательным для подписи, раздаются права всем участникам для его подписания; во втором соответствено падает в папку "сопроводительные документы", раздаются права участникам на чтение, в третьем - удаляет вложение из задачи (т.к. у нас пока версия 5.2.1, то это весьма актуально, но и то не всегда срабатывает)

Гульназ, спасибо за решение! Действительно часто встречающийся кейс.

Вопрос возник - а при изменении прав на основной документ, права автоматически подтягиваются на все приложения? Есть такая практика что права аналогичные основному документу выдаются ТОЛЬКО на момент создания приложений, а в дальнейшем уже не обновляются автоматом.

И еще вдогонку такой вопрос - при создании приложений, карточки этих приложений уже не открываются? Часто пользователи хотят создать массово штук 10-15 приложений и если будут открываться все 10 карточек, они очень возмущаются

Заранее спасибо за ответ! :)

Если при импорте документов программно заполнять все требуемые реквизиты в карточке документа, то необходимость в отображении  пользователю карточки отпадает.

Евгения, нет, при последующем изменении прав вне типового маршрута - не синхронизируются права.

И да, карточки не открываем, так как основной посыл - упрощение и минимизация кликов.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий