Утилита импорта данных в DirectumRX

Импорт данных при внедрении

При внедрении системы электронного документооборота почти всегда актуальным является вопрос сохранения существующих данных.

Удобно, когда заказчики внедряют систему и начинают работать с нуля, но этот вариант встречается крайне редко. Хотя бы какое-то решение, но используется. Данные накоплены, и они необходимы для начала работы в ECM-системе: документы, хранящиеся в файловой системе, организационная структура из 1С. Ручной ввод этих данных будет долгим и неэффективным.

А еще чаще встречается вариант, когда одна система документооборота меняется на другую. Все данные справочников и документы нужно перенести в новую систему, чтобы состояние хранилища данных оставалось актуальным.

Таким образом, перед началом практически любого внедрения встает вопрос миграции данных. Для этого в DirectumRX есть специализированное решение – утилита импорта данных, которая поможет перенести:

• Договорные документы;
• Входящие и исходящие документы;
• Данные контрагентов;
• Организационную структуру компании.

Для импорта данных в DirectumRX необходимо указать их в специальном шаблоне – книге MS Excel. Каждый столбец содержит свойства импортируемых объектов, в строках описываются документы и записи справочников.

Рассмотрим сценарий импорта договоров

Предполагается, что контрагенты и подразделения уже были импортированы с помощью утилиты импорта в RX на предыдущем этапе миграции.

Первый шаг – заполнение шаблона:

Пример заполнения шаблона.

Столбцы, выделенные зеленым, обязательны для заполнения. Для миграции договоров – это «Контрагент», «Вид документа», «Содержание», «Подразделение», «Файл». Для удобства приведены пояснения, какими значениями следует заполнять столбцы.

Прежде чем импортировать договоры, нужно заполнить справочники «Организации» (модуль «Контрагенты»), «Подразделения» (модуль «Компания»), а также задать виды договоров в справочнике «Виды документов» (модуль «Делопроизводство»).

Шаблон заполнен – можно запускать утилиту. Для этого в командной строке необходимо выполнить файл run.bat с указанием ключей – какой объект мы загружаем и откуда берем данные. Подробная информации о ключах вызова содержится в инструкции, которая входит в комплект поставки утилиты.

Пример вызова утилиты для импорта договоров.

Когда загрузка завершится, автоматически откроется книга Excel с исходными данными. В ней построчно записана информация об успешности миграции данных по каждому объекту (строке шаблона). Для анализа результатов миграции на лист добавляются 3 информационных столбца: «Статус», «Дата», «Примечание».

Статус показывает, как прошла загрузка объекта, указанного в строке:

• Загружено. Все указанные для этого объекта свойства занесены без ошибок.
• Загружено частично. Не удалось записать некоторые необязательные свойства или зарегистрировать документ. Подробная информация указана в столбце «Примечание».
• Ошибка. Не удалось создать или обновить объект. Подробная информация о том, что пошло не так, также отражена в столбце «Примечание».

Пример результатов загрузки.

Чтобы загрузить данные в полном объеме, необходимо исправить ошибки в данных и повторить загрузку.

Стоит обратить внимание, что уникальность объектов определяется по значениям обязательных полей. Исключением является только поле «Файл» для документов. Если в системе уже есть объект, значения свойств которого совпадают с обязательными полями в шаблоне, то повторно он создаваться не будет, а его свойства будут обновлены. Поэтому при повторной загрузке не будут созданы дубли записей справочников и документов, если изменения данных шаблона не коснулись обязательных полей.

Работа с утилитой импорта

Утилита импорта данных -- решение, которое помогает при первоначальной подготовке к работе в DirectumRX. Она позволяет перенести исторические данные в новую систему, чтобы пользователи могли работать с ними.

Утилита рассчитана на работу с большими объемами данных: на сегодняшний день самый максимальный объем вносимых документов у одного заказчика составил около 7 000 экземпляров, однако это не предел.

Решение подходит для стандартной версии DirectumRX и поддерживает импорт основных объектов, необходимых для работы. Для каждой версии системы выпускается новая версия утилиты.

Нередко на проектах внедрения возникает задача модифицировать стандартные сущности, а затем выполнить их миграцию. Как правило, такие модификации сводятся к добавлению новых свойств. Например, добавление свойства, необходимых для интеграции с другими системами клиента. Также требования клиента к подготовке системы к работе могут распространяться на неподдерживаемые стандартной утилитой справочники или документы – например, заказчику необходимо занести платежную информацию по контрагентам в специально созданный для этого справочник. В таком случае возможны модификации утилиты и расширение состава мигрируемых объектов в рамках заказных проектов.