Оптимизируем совещания с DirectumRX

Совещания – популярная форма обмена информацией и принятия коллективного решения. Однако, они «съедают» много времени на подготовку к проведению и оформление результатов.

Представьте себя секретарем, которому поручено организовать совещание. Для этого нужно заранее разослать участникам повестку и сопутствующие материалы, а после совещания зафиксировать итоги в протоколе, передать поручения на исполнение и проконтролировать исполнение решений. И если учесть, что обычно секретарь отвечает за несколько совещаний в неделю, а то и в день, то количество подобной «рутины» возрастает в разы…

В результате и секретарь, и руководство организации неизбежно зададутся вопросом: «Доколе?» «Как сделать организацию совещаний проще и быстрее?». И у нас есть решение – новый модуль «Совещания» в DirectumRX.

Давайте останемся в своем воображении тем самым секретарем и посмотрим, чем нам поможет модуль «Совещания».

До совещания

Для начала перейдем на обложку модуля и воспользуемся пунктом Создать совещание. Один клик – и вот карточка будущего совещания. Заполняем здесь тему, дату, время, место, участников. И сразу создаем повестку, для этого в карточке есть отдельная кнопка. Это удобно, так как информация о совещании дублируется в карточку повестки. А еще для повестки есть свой шаблон, в котором настроено автозаполнение, так что данные о совещании переносятся и в содержимое документа. Не нужно несколько раз заполнять одно и то же.

Остается только дописать темы докладов и добавить связанные материалы: проекты решений, презентации к совещанию и прочие документы. Несколько минут – и повестка готова. Отправляем ее на согласование председателю и участникам. Ну а сами можем отправиться пить чай, ведь мы сэкономили довольно много времени.

После совещания

После проведения совещания нужно зафиксировать его результаты и разослать всем поручения.

Протокол, как и повестку, создаем из карточки совещания. Для протоколов, кстати, также есть свои шаблоны: полный – для подробного описания хода совещания, выступлений участников, принятых решений, краткий – для описания обсуждаемых вопросов и принятых решений. Преднастроенные шаблоны значительно упрощают жизнь, и вот почему. Во-первых, основная информация переносится в документ из карточки совещания. А во-вторых, прямо из текста документа можно автоматически сформировать поручения. Как это происходит?

В стандартных шаблонах протоколов есть таблица «Выданные поручения». В ней указываются решения, принятые на совещании. В заголовках столбцов этой таблицы есть специальные элементы управления содержимым. С их помощью система соотносит столбцы таблицы с полями в карточках поручений.

Стандартные шаблоны администратор может изменить, например, добавить логотип организации. А если в организации уже разработаны свои шаблоны и хочется, чтобы по протоколам из этих шаблонов также быстро формировались поручения, то администратор может добавить подобную таблицу в них. О том, как это сделать, подробно написано в справке о системе.

Но вернемся к протоколу. Заполнив таблицу «Выданные поручения», можно смело отправлять поручения в работу. Для этого в карточке протокола нажимаем на кнопку Создать поручения по протоколу. Несколько секунд – и система сама сформировала поручения. Вручную переносить данные из документа в задания нам уже не понадобится. Нужно лишь проверить созданные поручения и отправить их на исполнение. Согласитесь, это снова экономит наше время.

Держим поручения под контролем…

Одним проведенным совещанием дело не ограничивается, ведь зачастую секретарь отвечает сразу за несколько совещаний. По каждому нужно вовремя подготавливать повестки, оформлять протоколы, отправлять поручения и контролировать их исполнение. Уследить за всем бывает непросто, но DirectumRX дает в помощь сразу несколько инструментов:

• закладка «Поручения» в карточке совещания для мониторинга исполнения поручений, созданных по конкретному протоколу;
• реестр совещаний для определения состояния работ по всем совещаниям;
• список протоколов для исполнения решений по протоколам совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также по протоколам на исполнении у вас, ваших подчиненных или любого другого сотрудника;
• отчет для контроля сроков исполнения решений по отдельному совещанию и по совещаниям за конкретный период.

… а документы «под рукой»

В любой момент секретарю, председателю или участникам могут понадобиться документы, связанные с совещанием. И в DirectumRX получить полный список связанных документов можно буквально в один клик из карточки совещания:

Какой же вывод?

Стоит сказать, что эффективными могут быть только грамотно подготовленные совещания. Не тратить много времени на рутину по их организации поможет модуль «Совещания». Модуль станет верным помощником секретарям и председателям совещаний, а также сотрудникам, которые контролируют исполнение решений, принятых на совещании.

Вместе с новым модулем вы:

• сократите трудоемкость оформления повесток и протоколов;
• ускорите передачу принятых решений на исполнение;
• упростите контроль за исполнением решений;
• получите быстрый доступ к документам по каждому совещанию.

В следующих статьях мы продолжим разговор о новинках DirectumRX 2.8 и расскажем об обновленном веб-клиенте. Следите за статьями по тегу DirectumRX и опробуйте лично все новые возможности на нашем демостенде.