Простое решение для повторной отправки на ознакомление

Опубликовано:
4 июня в 13:15
  • 4

Как известно, одна из тенденций юзабилити выражается в уменьшении количества пользовательских действий при работе в системе. Казалось бы, меньше действий − больше удобства. Но иногда здесь бывают подводные камни. Рассмотрим на примере.

Один из наших заказчиков при внедрении DIRECTUM 5.5 попросил предусмотреть возможность автоматической рассылки-ознакомления с согласованными документами заданному списку пользователей. По идее, это должно было разгрузить ответственного специалиста от ручной отправки документов: сформировал список рассылки один раз и передал задачу системе. Однако в ходе работы в DIRECTUM стали появляться дубли одного и того же задания. Как выяснилось, причина была в банальной забывчивости сотрудников.

Происходило это следующим образом. Перед стартом задачи пользователь создавал список рассылки. Адресатам из этого списка в ходе типового маршрута автоматически уходило задание на ознакомление с согласованными документами. Однако возникали случаи, когда пользователь забывал добавить кого-то в список или появлялось новое лицо, которое необходимо включить в рассылку. В этом случае пользователи открывали РКК документа, вручную добавляли недостающих сотрудников и отправляли документ заново, не очистив при этом прежний список рассылки. Как результат, появлялись задачи-дубли.

После детального анализа ситуации мы пришли к тому, что необходимо:

  1. Обеспечить возможность отправки документов на ознакомление новым сотрудникам без необходимости очищать список рассылки.
  2. Сохранить возможность отправлять документ на ознакомление всему списку рассылки, если, например, документ изменен и с ним надо ознакомить сотрудников повторно.

Что мы сделали:

  1. Стандартную кнопку «Отправить на ознакомление» переименовали на «На ознакомление всем (повторно)».

Кнопка предназначена для первоначальной отправки документа на ознакомление, если рассылка производится впервые, и повторной, когда заново необходимо ознакомить всех адресатов.

  1. Добавили новую кнопку «На ознакомление только добавленным»

При нажатии система проверяет наличие новых участников списка рассылки.

  • Если в список рассылки были добавлены новые работники, то документ отправляется на ознакомление только добавленными работниками.
  • Если новые участники списка рассылки не были добавлены, либо был удален участник списка рассылки, выходит окно предупреждения, и документ на ознакомление не отправляется.


 

Эффекты:

  1. Интуитивно понятный и востребованный пользователями функционал.
  2. Исчезла необходимость чистить список рассылки в РКК перед отправкой документа.
  3. В РКК хранится актуальный список рассылки.
  4. Исключены дубли заданий.
8
Подписаться

Комментарии

А как Вы определяете новых сотрудников в списке рассылке? С чем сверяется текущий список?

Добрый день, Светлана.

Для меня, как для пользователя, было бы неочевидно, что для первичной отправки нужно нажимать кнопку, в заголовке которой есть слово "повторно". Плюс вы упомянули, что первичная отправка осуществлялась системой автоматически.

Я бы предложила обойтись одной кнопкой "Отправить на ознакомление", которая будет сверять существующий список рассылки с уже отправленными заданиями, а также сверять текущую и разосланную версии документа. В этом случае, любой участник рассылки будет получать задание с актуальной версией документа только один раз.

Для пущей подстраховки, кнопку можно блокировать от нажатия, пока не появится новый участник рассылки, либо новая версия документа.

Добрый день, Андрей!

Определение новых сотрудников в списке рассылки происходит следующим образом:

  • Вычисляются исполнители всех заданий в статусе «В работе» и «Выполнено» по типовому маршруту «Ознакомление с документом», которые связаны с текущей регистрационно-контрольной карточкой.
  • Далее данные исполнители сравниваются с новым списком рассылки.

Мы для заказчика проверку реализовали по нажатию гиперссылки "Отправить на ознакомление": первично отправляет всем, а при повторном нажатии формируется сообщение: "Документ уже был отправлен на ознакомление указанным на закладке сотрудникам. Отправлять документ повторно?" с вариантами "Да" и "Нет". 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий