Развиваем делопроизводство в DirectumRX. Часть 1: Проекты резолюций

Как обычно проходит рассмотрение входящих документов? Делопроизводитель обрабатывает поступившие документы и передает их на рассмотрение руководителю. В свою очередь руководитель может вынести резолюцию, лично выдать поручения или просто принять документ к сведению, если работы по нему не требуются. Если же руководитель решил вынести резолюцию, то его помощник создает поручения по резолюции и рассылает их исполнителям.

Это классический порядок, так ведется работа в большинстве случаев.

Но руководитель достаточно занятой человек, порой у него не хватает времени, чтобы лично рассмотреть все поступающие документы. Поэтому в некоторых организациях принято, что помощник заранее готовит проект резолюции – предварительный вариант решения по входящему документу. Таким образом, руководитель получает документ на рассмотрение с уже готовыми предложениями по исполнению. Согласитесь, это сильно экономит рабочее время руководителя.

В DirectumRX 2.8 появилась возможность выстроить подобный порядок рассмотрения документов. Давайте посмотрим, как это работает. А чтобы было проще проследить весь процесс, познакомьтесь с действующими лицами:

Поочередно рассмотрим действия каждого из участников.

Администратор: настройка помощника руководителя

Первым в дело вступает администратор системы. Все, что ему нужно сделать – это в карточке помощника руководителя установить флажок Готовит резолюцию для руководителя.

Теперь после того, как делопроизводитель отправит входящий документ на рассмотрение, сначала придет задание на подготовку проекта резолюции помощнику. А уже после этого руководитель получит задание на рассмотрение.

Если же флажок не установлен, то документ, как в классическом порядке рассмотрения, сразу поступит на рассмотрение руководителю.

Делопроизводитель: отправка документа на рассмотрение

Чаще всего делопроизводителю в DirectumRX для передачи документа на рассмотрение нужно лишь вложить документ и сопроводительные материалы в задачу на рассмотрение, указать адресата, срок и отправить задачу в работу.

Но в некоторых организациях делопроизводитель также может выполнять роль помощника руководителя. И этот случай в системе тоже предусмотрен.

Если делопроизводитель является помощником руководителя и готовит проекты резолюций, то он также создает задачу на рассмотрение документа. При этом в карточке задачи появляется кнопка Добавить поручения. С ее помощью делопроизводитель создает поручения, из которых состоит проект резолюции. Поручения автоматически добавляются во вложения задачи, искать и добавлять их вручную не придется.

Помощник руководителя: подготовка проекта резолюции

Предположим, что наш делопроизводитель не готовит для руководителя проекты резолюции. Это входит в обязанности непосредственного помощника, например, секретаря. В таком случае после того, как делопроизводитель обработает входящий документ и отправит на рассмотрение, помощник получает отдельное задание на подготовку проекта резолюции.

В задании также есть кнопка для добавления поручений. Все созданные поручения сразу добавляются в область вложений. А после того, как помощник выполнит задание с результатом Отправить на рассмотрение, подготовленный проект резолюции вместе с документом отправляется руководителю.

Если состав работ понятен помощнику без участия руководителя, то он может сразу отправить поручения на исполнение или принять документ к сведению. Кроме того, если за принятие решения должен отвечать другой сотрудник, то помощник может передать ему рассмотрение документа. Чтобы это сделать, достаточно заполнить поле Переадресовать сотруднику и нажать на ленте кнопку Переадресовать рассмотрение.

Все это еще больше снизит нагрузку на руководителя.

Руководитель: рассмотрение документа с проектом резолюции

И вот документ получает руководитель. В своем задании на рассмотрение документа с проектом резолюции он видит всю информацию о поручениях, которые подготовил помощник. Все наглядно: исполнители, сроки, текст поручения и контролер. Так что даже не нужно открывать карточки поручений, чтобы ознакомиться с ними.

Допустим, что руководителя полностью устраивает подготовленный проект резолюции. Один клик по кнопке Утвердить проект резолюции – и поручения отправлены на исполнение.

Если у руководителя есть замечания, то он может вернуть помощнику проект резолюции на доработку. Также он может открыть поручения из области вложений, самостоятельно скорректировать их и отправить исполнителям.

К слову, руководитель тоже может переадресовать задание другому сотруднику, если тот отвечает за принятие решения по документу. Причем такая возможность появилась и в классическом варианте рассмотрения.

Подытожим

Подготовка проекта резолюции по входящему документу до передачи на рассмотрение – отличный способ сэкономить рабочее время руководителя. А DirectumRX поможет вам автоматизировать этот процесс, сделать его более наглядным и контролируемым.

В следующих статьях мы продолжим разговор о новинках делопроизводства DirectumRX 2.8 и расскажем об ознакомлении сотрудников с организационно-распорядительными документами.

Еще больше о новых возможностях вы узнаете в справке, а также в документе «Изменения DirectumRX 2.8» на сайте поддержки.