Развиваем делопроизводство в DirectumRX. Часть 2: Ознакомление с организационно-распорядительными документами

11 1

Согласно действующему законодательству, работодателям необходимо знакомить сотрудников с приказами, распоряжениями, положениями, инструкциями и прочими организационно-распорядительными документами. При этом есть документы, по которым сотрудникам нужно подтверждать ознакомление личной подписью. К ним относятся, например, правила внутреннего трудового распорядка, положения по охране труда.

В DirectumRX и прежде можно было организовать ознакомление с организационно-распорядительными документами при помощи простых задач. Однако, в таком случае возникал ряд неудобств. Например, чтобы ознакомить с документом большое число сотрудников разных подразделений, приходилось вручную указывать всех в задаче.

В новой версии системы появился механизм, который упрощает отправку приказов, распоряжений, постановлений и инструкций на ознакомление под личную подпись и в электронном виде. Также теперь есть инструменты для наглядного контроля за ходом ознакомления.

Чтобы узнать, как это работает, сначала определимся с участниками процесса ознакомления. В нем участвуют:

 

Руководитель, который утверждает организационно-распорядительный документ. 

 


Секретарь, который отправляет документ сотрудникам на ознакомление, при необходимости собирает их личные подписи для подтверждения ознакомления. Также контролирует, чтобы каждый сотрудник лично ознакомился с документом в установленный срок.

 

Сотрудники организации, которым нужно ознакомиться с документом и, если потребуется, подтвердить это своей личной подписью.

 

А теперь найдем ответы на вопросы:

  • как отправить документ на ознакомление?
  • как подтвердить ознакомление с документом?
  • как контролировать ознакомление?

Как отправить документ на ознакомление?

Рассмотрим ситуацию: руководитель утвердил приказ и секретарю необходимо ознакомить с документом группу сотрудников под личную подпись.

Секретарь может отправить документ на ознакомление, например, из списка или из карточки документа.

DirectumRX также позволяет выстроить единый и непрерывный процесс: отправка на ознакомление доступна из заданий на рассмотрение и создание поручений при согласовании документа по регламенту.

Для отправки на ознакомление создается задача. При этом сам документ и его приложения автоматически добавляются во вложения. Далее секретарь указывает срок ознакомления и заполняет остальные параметры. Рассмотрим некоторые из них подробнее.

Выбор способа ознакомления. Способ указывается в задаче с помощью флажка Ознакомление в электронном виде. Ознакомление возможно:

  • в электронном виде (флажок установлен) – это значит, что личные подписи сотрудников не требуются, им нужно прочитать документ и выполнить задание. При старте такой задачи система проверяет, что документ утвержден. Это гарантирует ознакомление сотрудников именно с утвержденной версией;
  • под личную подпись (флажок снят) –это значит, что для подтверждения ознакомления необходима личная подпись сотрудника на бумажном документе. При этом в задании для сотрудников появится пояснение, что нужно подойти к ответственному и поставить подпись.

В нашем случае ознакомить сотрудников необходимо под личную подпись, поэтому секретарю нужно снять флажок в задаче.

Заполнение списка участников ознакомления. Участников можно указать вручную, а затем сохранить по кнопке Cохранить список. Таким образом, в будущем получится повторно использовать созданный список при отправке документов на ознакомление. К слову, можно заранее подготовить списки ознакомления в специальном справочнике.

Если подходящий список сотрудников уже есть, то стоит выбрать его по кнопке  Заполнить из списка и участники задачи заполнятся автоматически. Это удобно и экономит время, особенно, если нужно ознакомить с документом большое количество сотрудников.

Печать бланка листа ознакомления. В зависимости от документа и порядка ознакомления, принятого в организации, сотрудники проставляют личные подписи на бумажном экземпляре документа, в журнале ознакомления или на специальном бланке – листе ознакомления. Предположим, что в нашем случае подписи проставляются в листе ознакомления. Бланк формируется перед отправкой задачи в один клик по кнопке  Распечатать бланк. В листе ознакомления сразу заполняется название документа, информация о приложениях, участники ознакомления, а также кто и когда распечатал бланк. Вручную заполнять эти данные секретарю не придется.

Когда параметры задачи заполнены, участники указаны, бланк листа ознакомления сформирован и распечатан, наш секретарь может отправлять задачу в работу.

Как подтвердить ознакомление с документом?

Сотрудникам для ознакомления с документом приходит задание. Пояснение в карточке помогает быстро определить, нужно ли подтверждать ознакомление личной подписью.

Если личная подпись необходима, то сотрудник знакомится с документами из области вложений. Затем подходит к ответственному сотруднику и ставит свою подпись. После этого он смело выполняет задание.

При ознакомлении в электронном виде сотрудник читает вложенные документы и выполняет задание. При этом система обязательно проверяет, что сотрудник обращался к нужной версии документа. Так мы можем быть уверены, что он действительно открывал документ для ознакомления.

Как контролировать ознакомление?

Основная задача секретаря при ознакомлении – проконтролировать, что каждый сотрудник лично ознакомился с документом в установленный срок. Тут ему на помощь придут сразу несколько инструментов для контроля.

Закладка «Задачи» в карточке документа. На ней отображается информация о задачах и заданиях на ознакомление, в которые вложен документ. Секретарь может время от времени обращаться к закладке для промежуточного контроля. Это помогает оперативно «вычислить» сотрудников, которые еще не ознакомились с документом, а также сотрудников, чьи задания выполнены по замещению:

Задание на завершение работ по ознакомлению. Его получает секретарь, после того, как все сотрудники выполнят свои задания. Переписка поможет секретарю при итоговом контроле: по ней легко определить, все ли сотрудники лично ознакомились с документом:

Отчет «Лист ознакомления». Он станет верным помощником секретаря и при промежуточном, и при итоговом контроле. Отчет формируется из карточки задачи на ознакомление, задания на завершение работ и из карточки документа. Он позволяет получить список:

  • сотрудников, которые еще не ознакомились с документом. Это поможет вовремя поторопить сотрудников, чтобы завершить процесс к нужному сроку;
  • всех участников ознакомления. Так можно убедиться, что сотрудники лично изучили документ и никто ошибочно не выполнил задание по замещению;
  • сотрудников, которые ознакомились с документом. Таким образом секретарь имеет возможность распечатать лист ознакомления, завизировать его и поместить в дело вместе с документом для документального подтверждения ознакомления сотрудников.

***

Автоматизируйте ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами вместе с DirectumRX. Система поможет сделать этот процесс простым, наглядным и контролируемым.

А как ознакомление с документами организовано у вас?

***

Узнать больше о новинках DirectumRX 2.8 можно в справке и в документе «Изменения DirectumRX 2.8» на сайте поддержки. Также вы можете поработать в обновленной системе и лично оценить ее возможности на нашем на демо-стенде.

Евгения Жвакина

Очень радует, что теперь появилось нормальное ознакомление с документами!

Только при использовании данного функционала возник такой вопрос - не всегда нужно ознакамливать с документами, у которых есть ЭП (как описано в статье - ОРД). Иногда нужно ознакомить с служебками, входящими письмами и тд. А возможности ознакомить в электронном виде с неутвержденным документом - нельзя. Конечно, можно разослать такие документы на ознакомление поручениями или простой задачей, но сложно пояснить пользователям почему кнопка На ознакомление подходит для документов ОРД, но не подходит для других документов, которые тоже требуют ознакомления. В чем со стороны пользователя ознакомление со служебкой отличается от ознакомления с ОРД?

Евгения Жвакина: обновлено 30.08.2018 в 11:47

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий