Рекомендации по настройке папок поиска для мониторинга

При опытно-промышленной эксплуатации необходимо мониторить работу сотрудников, для этого удобно пользоваться папками поиска (документов, задач, заданий и т.д.), но, т.к. в критериях поиска невозможно указать группу пользователей, проявляется 2 затруднения:

1. Пользователей в критерии приходится заносить вручную (по-одному выбирая из справочника).

2. Необходимо вручную отслеживать изменение числа пользователей для своевременной корректировки критериев (также вручную, см. п.1).

Обе операции – трудоемкие, что может привести к тому, что не все пользователи окажутся «учтенными». 

Цель материала – дать практическую рекомендацию по простому решению этих задач обходным путем (имеющимися стандартными средствами, без доп. разработок).

Примеры использования

Основные папки поиска, которые используем для мониторинга:

1. Поиск всех документов, всех пользователей текущего сервера.

Для чего:

- для своевременного обнаружения консультантами "неправильных" документов (с некорректным видом, наименованием, и т.п.);

- для быстрого нахождения документа при консультировании пользователя.

2. Поиск всех задач, отправленных всеми пользователями текущего сервера.

Для чего: аналогично п.1

3. Поиск всех заданий, отправленных пользователям текущего сервера:

Для чего: аналогично п.1, + поиск "мертвых душ" (не исполняющих/не читающих задания), + поиск заданий пришедших "извне" (от пользователей др. серверов – в случае распределенной работы).

Дополнительная возможность: экспортом результатов поиска в excel и группировкой их по подразделению – выясняем подразделения, отличающиеся «неисполнительностью», для применения оргметодов (переговорить с руководителем подразделения, вынести на совещание РГ, сообщить руководителю).

4. Поиск заданий по свободному маршруту

Для чего: для своевременного "перехвата" некорректных заданий - использование свободного маршрута вместо ТМ;

Дополнительные папки поиска - по необходимости.

Внутри папок добавляем необходимые колонки и используем стандартные возможности фильтрации (инициатор/исполнитель, дата и т.д)

Параметры настройки (критерии поиска), думаю, понятны по названиям папок.

При изменении количества пользователей необходимо пересоздать их список в критериях по алгоритму, изложенному ниже. 

Создание списка всех пользователей для настройки папок поиска при мониторинге

Кратко, принцип такой: полный список пользователей получаем из компоненты Пользователи, экспортируем, преобразуем в формат, пригодный для критериев (добавляем «ИЛИ» между логинами).

Подробней: для создания полного списка пользователей и дальнейшего его использования при настройке папок поиска, необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Открыть компоненту  Пользователи в папке «Компоненты/Утилиты администратора/Пользователи»;

 2. Экспортировать список пользователей в Microsoft Excel:

3. Удалить из документа все столбцы, кроме столбца «логин»,  а также строки служебных пользователей («Administrator», «IS-Builder System User», «dbo», «sa») и строку заголовков: 

5. Сохранить документ как текстовый файл (с разделителями табуляции) (*.txt);

6. Открыть сохраненный документ с помощью Microsoft Word. На закладке «Правка» выбрать пункт Заменить. В поле Найти: указать спецсимвол  знака абзаца «^p», а в поле Заменить на: строку «ИЛИ» . Нажать на кнопку Заменить всё. Удалить строку «ИЛИ» в конце полученного документа: 

7. Сохранить результат:

Вуаля! Полученный список можно использовать как значение критериев при настройке папок поиска, будучи уверенным в том, что никого не пропустил.

Отслеживание соответствия критериев числу пользователей в системе.

Как сказал в начале материала: изменилось количество пользователей - пора пересоздать критерии. Как понять, что эта пора настала?

Подход очень простой: когда создаете папку поиска – укажите в названии папки количество записей в компоненте Пользователи на момент формирования критериев.

Т.о., будет сразу видно - если в названии папки указано 128 пользователей, а в компоненте Пользователей стало 130, значит - пора обновлять критерии) :

  Вот и все.