О пользе совещаний. Нестандартный кейс использования модуля при управлении проектами

О модуле системы DIRECTUM «Управление совещаниям и заседаниями» чаще всего слышим, как о решении, предназначенном для оптимизации процесса организации и проведения классических совещаний. Повестка, председатель, секретарь, протокол и исполнение поручений — неотъемлемые атрибуты таких собраний. Однако на практике функциональность модуля можно применять не только для классических совещаний.

Рассмотрим, например, область деятельности — управление проектами. Именно здесь есть высокая потребность в обеспечении взаимодействия между участниками команды проекта исполнителя, заказчика, субподрядчика. Однако в решениях по проектному менеджменту акцент смещен на управление портфелем проектов, календарное и ресурсное планирование, документационное сопровождение, процедуры утверждения и закрытия проектов.

В нашей компании выработана методология проектного управления, которая отточена на множестве проектов. Мы ведем и проекты разработки, и проекты внедрения, и внутренние проекты. В работе мы используем всю имеющуюся функциональность системы. Поэтому в статье хотелось бы поделиться реальным примером, как возможности одного модуля могут закрывать задачи другой предметной области.

Помимо собраний, летучек и совещаний на проекте, мы выделяем несколько регулярных процедур, нацеленных на повышение качества проектного управления: аудит управления проектом и ретроспектива хода проекта.

Эти процедуры и классические совещания объединяет наличие протокола (или отчета) и поручений по решениям. При этом исполнение поручений может также проверяться аудитами на уровень выше.

До использования модуля возникали следующие сложности:

• нет единого списка проведенных ретроспектив/аудитов;
• необходимо вручную создавать задачи;
• сложно мониторить исполнение задач;
• много времени уходило на передачу информации при проверках.

В DIRECTUM 5.6 появились новые возможности модуля «Управление совещаниям и заседаниями»: основным достоинством стало автоматическое формирование поручений из карточки протокола (рисунок 1) или карточки совещания (рисунок 2). Именно с появления новых возможностей родилась идея использовать модуль для оформления результатов регулярных процедур. Теперь для создания поручений достаточно лишь корректно заполнить протокол и нажать на одну кнопку. В открывшемся диалоговом окне «Созданные поручения» можно проконтролировать корректность автоматически сформированных поручений. 

  
Рисунок 1. Создание поручений из карточки протокола

Рисунок 2. Создание поручений из карточки совещания

При таком способе создания поручений их всегда удобно мониторить из карточки протокола по кнопке Поручения (см. рисунок 3), из карточки совещания на вкладке «Контроль» (см. рисунок 4)

 
Рисунок 3. Список поручений

Рисунок 4. Дерево поручений в карточке совещаний

На каждое регулярное мероприятие можно создать запись в справочнике Совещания и заседания, что позволит вести единый список всех проведенных мероприятий данного типа (см. рисунок 5) и при необходимости настроить фильтрацию, иерархию записей и экспортировать список в формате .xls для дальнейшей работы.

Рисунок 5. Список записей в справочнике Совещания и заседания

Использование функциональности модуля позволило:

• вести единый список проведенных мероприятий (всех аудитов, всех ретроспектив по проекту/проектам);
• сократить время на формирование задач. Например, если в протоколе выдано 3 назначения, то экономия времени составляет примерно 1,5 минуты;
• использовать удобный инструмент мониторинга и контроля исполнения поручений;
• сократить время для предоставления информации по запросу проверяющих.

Возможно, я описала для кого-то банальные вещи. Но благодаря свежему взгляду на возможности модуля «Управления совещаниями и заседаниями», мне удалось сократить рутинные операции и сделать процесс немного лучше.