Автоматическое сравнение документов – представляем новое решение

Решение «Сравнение документов» автоматически сопоставляет две версии и формирует отчет с удобной визуализацией отличий. Решение поддерживается в десктоп- и веб-клиенте.

Для чего использовать?

Допустим, сотрудник договорного отдела получил договор от контрагента. Важно убедиться, не внес ли контрагент в типовой договор серьезные правки, которые могут оказаться невыгодны компании или даже привести к убыткам.

Еще один кейс использования – согласование проекта документа внутри компании. На очередном круге согласования нужно просмотреть лишь изменившиеся места, не перечитывая документ полностью.

Сравнивать документы вручную долго и чревато ошибками. Эти проблемы способна решить автоматизация сравнения.

По умолчанию решение нацелено на работу с договорными документами. Однако, прикладной разработчик может доработать решение для сравнения любых необходимых документов.

Как использовать?

Сотрудник запускает сравнение по кнопке в карточке документа или через пункт контекстного меню.

Сравнить можно две версии документа DIRECTUM, а также версию документа с файлом на компьютере. В последнем случае можно установить специальный флажок, чтобы файл импортировался в новую версию, если система найдет отличия. Таким образом, в системе создаются только нужные версии, которые содержат отличия от предыдущих.

Если в сравниваемых версиях отсутствует текстовый слой, перед сравнением они отправляются сервисам Ario. К примеру, это актуально для скан-копий бумажных документов.

Пользователь следит за ходом сравнения с помощью индикатора выполнения. Он запускается в отдельном процессе и не блокирует проводник. В результате сравнения формируется PDF-файл с удобной визуализацией отличий. В зависимости от типа правки (добавление, изменение, удаление) текст выделяется зеленым, желтым или красным цветом. А в примечании можно посмотреть подробную информацию о сути изменения.

Сформированный отчет показывает только значимые изменения. Сотруднику не придется отвлекаться на случайно добавленный контрагентом пробел или измененный регистр букв.

Как устроено?

Для сравнения версий документов мы разработали специальную библиотеку, которая устанавливается на сервере со службой обработки событий (или на сервере веб-доступа, если решение планируется использовать в веб-клиенте).

Общая схема работы решения в десктоп-клиенте представлена на схеме:

Какой бизнес-эффект?

Новое решение снижает трудозатраты на сравнение документов и уменьшает вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Сотрудникам не придется тратить часы на ручное сравнение двух версий важного договора, а усталость или невнимательность не повлекут за собой внесение в документ несогласованной правки.

* * *

За подробной информацией о получении решения обращайтесь в службу поддержки DIRECTUM по тел. +7(3412) 726-706 или email support@directum.ru.

Ждем ваши вопросы и комментарии!