Проектный докуменооборот: основные проблемы и их решение

Прое́кт (от лат. projectus — брошенный вперед, выступающий, выдающийся вперёд, торчащий) — это уникальная (в отличие от операций) деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение заранее определённого результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.

(с) Советский энциклопедический словарь, издательство «Советская энциклопедия» Москва 1981 г.

Вы, вероятно, согласитесь с тем, что качество работы любой крупной компании зависит от качества работы ее сотрудников. Каждой компании важно достичь такого результата, когда целое предприятие трудилось бы слаженно и безусловно, как если это был бы единый живой организм. И ни для кого не секрет, что проектная работа является одной из важнейших сторон деятельности компании.

Целью этого материала является попытка разобраться в существующих проблемах в проектном документообороте. И начнем мы беседу с того, что опишем те важные проблемы в этом процессе, которые существуют в настоящий момент.

Начнем с первой проблемы, которая присутствует в проекте на стадиях инициации, планирования и закрытия. Перед инициатором проекта встает такой вопрос: «Так, что же мне нужно согласовать и какие мне для этого понадобятся документы?» Далее следующий вопрос: «Хорошо, а с кем теперь мне нужно согласовать проект, кто должен участвовать в согласовании и в какие сроки нужно уложиться?».

На этапе выполнения проекта возникают дальнейшие затруднения. Пожалуй, основной проектной бедой является срыв исполнителями сроков, на которые уже ориентируются другие сотрудники. Бывает это достаточно часто и приводит к  последствиям, вроде неприятных бесед с Заказчиком и разъяснения ему причин простоя. Также руководителю проекта, кроме контроля за ходом проекта, необходимо помнить и о своевременном формировании отчетов руководству о ходе проекта, его состоянии. Обыденной является ситуация, когда про оформление соответствующих документов попросту в пылу работы над «горящим» этапом плана забыть, а в дальнейшем, при написании его «задним числом» в нем могут забыть упомянуть некоторую важную деталь.

Особняком стоит поиск проектной документации. Вы, наверняка, пробовали найти нужную информацию, когда она хранится в нескольких местах: на компьютерах исполнителей, в архиве, в головах подчиненных. Как вам эта процедура? Страшно даже представить, что если одно из мест хранения вдруг окажется недоступным (компьютер сломается, сотрудник уволится).

Словом, проблемы, в основном, упираются в человеческий фактор, в индивидуальных исполнителей. Безусловно, можно оформить множество стандартов, инструкций, уставов и рекомендаций в попытке разрешить эту проблему. Но смогут ли они сделать так, чтобы сотрудник следовал им; избавят ли они компанию от этих трудностей, когда сотрудник, например, случайно забыл оформить документ в соответствии с предписаниями? Не всегда.

Так что же мы можем сделать, для того, чтобы облегчить и улучшить деятельность  работника, а значит компании? Пожалуй, решением будет предоставить инструмент, который позволит исполнителям сконцентрироваться на главном, облегчит сбор нужной информации, с помощью которого не придется раскрашивать календарь и записную книжку во все цвета радуги в попытке отметить все важные события и сроки. Именно для этих целей служит бизнес-решение «Проектный документооборот» от компании DIRECTUM.

Это тот бизнес-инструмент, который не объясняет сотрудникам, как и что делать, а создает рельсы, по которым движется процесс работы по проекту от начала и до конца, движется в направлении, нужном компании, а сотрудники, как его пассажиры, могут «расслабиться и получать удовольствие» от поездки. Высшему же руководству оно предоставляет возможность контролировать этапы и сроки проекта, увидеть как происходит взаимодействие сотрудников. В конечном счете, увеличить доход за счет обеспечения возможности сотрудникам вести большее количество одновременных проектов за счет упрощения и автоматизации работы над ними.

Я хочу предложить вам познакомиться ближе с этим решением, и подумать о том, как оно может помочь решать ваши проблемы, а также высказаться здесь на тему, с какими проблемами при управлении проектами встречаетесь именно вы.