Новое решение «Интеграция DirectumRX с Microsoft Office»
Основные преимущества веб-клиента DirectumRX – скорость работы и дружественный интерфейс, а для комфортной работы с документами системы в привычных офисных приложениях используется веб-агент. Решение «Интеграция DirectumRX с Microsoft Office» расширяет возможности веб-агента, позволяя выполнять действия с документами системы напрямую из интерфейса продуктов Microsoft Office. Новинка поддерживается при работе веб-клиенте DirectumRX 3.1.40.0 и выше. Подробнее о решении расскажем в статье.
***
Офисные сотрудники любой организации тратят большую часть своего времени на работу с документами. Они используют различные редакторы, но продукты Microsoft Office занимают одну из первых строк в списке самых распространенных офисных приложений. Решение «Интеграция DirectumRX с Microsoft Office» позволяет выполнять действия с документами системы напрямую из приложений Microsoft Word, Excel, Outlook и PowerPoint.
Pro возможности
Решение представляет собой надстройку для приложений Microsoft Word, Excel, Outlook и PowerPoint. После установки на ленте появится новая группа и кнопка с логотипом DirectumRX. Нажав на кнопку, вы сможете выбрать действие, которое нужно выполнить с документом:
Сохранение открытого документа в системе
Представьте, что вы создали локально на компьютере договор, который нужно занести в систему. Решение позволяет сделать это в пару кликов прямо из Microsoft Word. Для этого достаточно в выпадающем списке DirectumRX выбрать пункт Сохранить как новый документ и указать тип создаваемого документа в системе:
Остается заполнить поля в карточке и новый документ создан. Его содержимое автоматически сформируется из локального документа.
Если вы работаете в нескольких системах, то у вас будет возможность выбрать, в какой системе вы хотите создать документ:
Занесение входящего письма из Microsoft Outlook
Аналогичным образом заносятся в систему письма и их вложения из Microsoft Outlook. Представьте, что вы получили от контрагента письмо, с которым должны ознакомиться другие сотрудники вашей организации. Для этого можно занести письмо в систему и вложить его в задачу на ознакомление.
Установив решение, вы сможете сохранять письма в формате HTML напрямую в DirectumRX:
Сравнение версий документа
В приложении Microsoft Word есть встроенная функция сравнения версий документа, которая используется для автоматического поиска отличий между ними. В решении реализована аналогичная возможность, которая позволяет отслеживать изменения в разных версиях документов системы. Представьте, что ваш коллега создал версию документа, с которым вы ранее работали. Благодаря решению вы сможете быстро найти изменения, которые внесены в новую версию.
Чтобы открыть вторую версию документа для сравнения, нужно выбрать соответствующий пункт в выпадающем списке:
Прочие возможности
Помимо перечисленных, техническое решение также предоставляет дополнительные возможности. Например, в приложениях Microsoft Word, Excel и PowerPoint сотрудники могут:
- создать новую версию документа;
- открыть карточку документа в системе;
- скопировать ссылку на открытый документ.
Кроме того, в приложениях Microsoft Word и Excel есть возможность по ссылкам в тексте открывать карточки документов или их содержимое для чтения или редактирования.
Pro установку
Установка решения занимает меньше минуты. Его можно установить:
- локально на компьютере одного сотрудника с помощью установочного файла из комплекта поставки. Для установки решения достаточно прав простого пользователя;
- централизованно на компьютерах всех сотрудников с помощью службы Active Directory.
***
Техническое решение «Интеграция DirectumRX с Microsoft Office» позволяет выполнять привычные действия с объектами системы в интерфейсе офисных приложений. В результате повышается комфорт и скорость работы сотрудников в веб-клиенте DirectumRX.
а где же найти это решение?
Спасибо за статью! Действительно, очень удобное и полезное решение, которое упростит работу с документами.
Возник вопрос: будет ли решение входить в базовую поставку или необходимо приобретать отдельно? Решение доступно с версии 3.1 или можно использовать и для более ранних версий?
Спасибо за информацию!
С какими версиями MS Office есть совместимость?
Дмитрий, добрый день.
Для получения технического решения необходимо обратиться в службу технической поддержки DIRECTUM. В рамках обращения мы предоставим Вам дистрибутив данного решения.
Анастасия, решение пока доступно только для версии DirectumRX 3.1, более младшие версии не поддерживаются.
На текущий момент в базовую поставку данное решение не входит и, следовательно, его необходимо запрашивать отдельно.
Для получения дистрибутивов необходимо обратиться в службу технической поддержки DIRECTUM.
Владимир, добрый день! Решение совместимо с MS Office 2013, 2016 и 2019.
Данное решение позволяет автоматически заполнять реквизиты из карточки документа например: исполнитель, подписант, дата, номер документа и пр.?
Добрый день! Декстоп версия DirectumRX поддерживает?
Даниал, добрый день.
Решение может работать только в веб-клиенте DirectumRX, десктопная версия не поддерживается.
Артем, добрый день.
А можете немного подробнее рассказать для каких случаев она может пригодиться? Это поможет нам понять вашу потребность.
Дмитрий, Добрый день.
На текущий момент аналогичный модуль для Directum 5 помимо описанных в данном решении функций решает задачу по заполнению шаблона документа. Например в создаваемое из шаблона исходящее письмо из карточки документа заполняются: Список адресатов, исполнитель, подписант, и др необходимые данные. Я и интересовался в RX заполнение данных атрибутов происходит через данный модуль интеграции либо же другим способом?
Артем, в DirectumRX подобный сценарий использования закрывается настройкой шаблонов документов (подробнее о настройке можно почитать в справке на портале). Данная настройка как раз позволяет настраивать отображение реквизитов из документа в теле документа. При создание из подобного шаблона автоматически будут обновляться поля значениями из документа.
Дмитрий, спасибо за ответ.
Дмитрий, а что на счет Office 365?
Добрый день, Денис.
Система DirectumRX 3.1 официально поддерживает офисные пакеты версии 2010, 2013 и 2016. Работа с Office 365, особенно с последними обновлениями, не тестировалась.
Что касается интеграции с офисом, то она должна работать на классических приложениях Office 365 (т.е. с десктопным вариантом). В веб-версии приложений интеграция работать не будет.
Спасибо за статью! Подскажите, пожалуйста, а Microsoft Visio не планировалось реализовывать в данном решении? И еще, при работе с почтой само письмо и его вложения надо сохранять по отдельности, т.е. дважды возвращаться к письму? А если несколько вложений, они все скопом будут создаваться - друг за другом карточки документов открываются?
Евгения, добрый день.
На текущий момент планов по реализации интеграции в Microsoft Visio нет. Информацию о том, что вы интересовались мы передали в отдел разработки и они обещали проанализировать варианты реализации в новых версиях.
"И еще, при работе с почтой само письмо и его вложения надо сохранять по отдельности, т.е. дважды возвращаться к письму? " - получается, что так. Сделано это потому, что у письма и у вложения могут быть разные виды документов, соответственно, вносить в систему их необходимо в разные сущности системы.
"А если несколько вложений, они все скопом будут создаваться - друг за другом карточки документов открываются?" - вложения можно занести только по одному. Таким образом ситуация, когда открывается одновременно несколько карточек невозможна.
Дмитрий, есть ли планы по развитию решения в плане добавления функции "Обновить поля"?
Денис, добрый день.
В будущих версиях технического решения функция по обновлению ранее заполненных полей будет реализована. На текущий момент точных сроков назвать не можем, следите за новостями, мы обязательно уведомим о новых версиях и изменениях данного решения.
Дмитрий, подскажите пожалуйста, как воспользоваться данным решением? оно будет входить в коробку? или как заказная доработка?
Добрый день, Павел.
Решение является бесплатным. Что бы им воспользоваться необходимо написать обращение в службу поддержки DIRECTUM и мы отправим вам дистрибутивы установки.
Жаль, но это решение не работает полноценно с одной из версий Офиса - MS Office 365
Сергей, здравствуйте,
Оформите, пожалуйста, обращение в службу поддержки support@directum.ru, указав версию MS Office 365, с которой не удалось настроить взаимодействие решения.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий