Новое решение «Интеграция DirectumRX с Microsoft Office»

22 21

Основные преимущества веб-клиента DirectumRX – скорость работы и дружественный интерфейс, а для комфортной работы с документами системы в привычных офисных приложениях используется веб-агент. Решение «Интеграция DirectumRX с Microsoft Office» расширяет возможности веб-агента, позволяя выполнять действия с документами системы напрямую из интерфейса продуктов Microsoft Office. Новинка поддерживается при работе веб-клиенте DirectumRX 3.1.40.0 и выше. Подробнее о решении расскажем в статье.

***

Офисные сотрудники любой организации тратят большую часть своего времени на работу с документами. Они используют различные редакторы, но продукты Microsoft Office занимают одну из первых строк в списке самых распространенных офисных приложений. Решение «Интеграция DirectumRX с Microsoft Office» позволяет выполнять действия с документами системы напрямую из приложений Microsoft Word, Excel, Outlook и PowerPoint.

Pro возможности

Решение представляет собой надстройку для приложений Microsoft Word, Excel, Outlook и PowerPoint. После установки на ленте появится новая группа и кнопка с логотипом DirectumRX. Нажав на кнопку, вы сможете выбрать действие, которое нужно выполнить с документом:

Сохранение открытого документа в системе

Представьте, что вы создали локально на компьютере договор, который нужно занести в систему. Решение позволяет сделать это в пару кликов прямо из Microsoft Word. Для этого достаточно в выпадающем списке DirectumRX выбрать пункт Сохранить как новый документ и указать тип создаваемого документа в системе:

Остается заполнить поля в карточке и новый документ создан. Его содержимое автоматически сформируется из локального документа.

Если вы работаете в нескольких системах, то у вас будет возможность выбрать, в какой системе вы хотите создать документ:

Занесение входящего письма из Microsoft Outlook

Аналогичным образом заносятся в систему письма и их вложения из Microsoft Outlook. Представьте, что вы получили от контрагента письмо, с которым должны ознакомиться другие сотрудники вашей организации. Для этого можно занести письмо в систему и вложить его в задачу на ознакомление.

Установив решение, вы сможете сохранять письма в формате HTML напрямую в DirectumRX:

Сравнение версий документа

В приложении Microsoft Word есть встроенная функция сравнения версий документа, которая используется для автоматического поиска отличий между ними. В решении реализована аналогичная возможность, которая позволяет отслеживать изменения в разных версиях документов системы. Представьте, что ваш коллега создал версию документа, с которым вы ранее работали. Благодаря решению вы сможете быстро найти изменения, которые внесены в новую версию.

Чтобы открыть вторую версию документа для сравнения, нужно выбрать соответствующий пункт в выпадающем списке:

Прочие возможности

Помимо перечисленных, техническое решение также предоставляет дополнительные возможности. Например, в приложениях Microsoft Word, Excel и PowerPoint сотрудники могут:

  • создать новую версию документа;
  • открыть карточку документа в системе;
  • скопировать ссылку на открытый документ.

Кроме того, в приложениях Microsoft Word и Excel есть возможность по ссылкам в тексте открывать карточки документов или их содержимое для чтения или редактирования.

Pro установку

Установка решения занимает меньше минуты. Его можно установить:

  • локально на компьютере одного сотрудника с помощью установочного файла из комплекта поставки. Для установки решения достаточно прав простого пользователя;
  • централизованно на компьютерах всех сотрудников с помощью службы Active Directory.

***

Техническое решение «Интеграция DirectumRX с Microsoft Office» позволяет выполнять привычные действия с объектами системы в интерфейсе офисных приложений. В результате повышается комфорт и скорость работы сотрудников в веб-клиенте DirectumRX.

а где же найти это решение?

Спасибо за статью! Действительно, очень удобное и полезное решение, которое упростит работу с документами.

Возник вопрос: будет ли решение входить в базовую поставку или необходимо приобретать отдельно? Решение доступно с версии 3.1 или можно использовать и для более ранних версий?

Спасибо за информацию!

С какими версиями MS Office есть совместимость?

Дмитрий Князев

Дмитрий, добрый день.

Для получения технического решения необходимо обратиться в службу технической поддержки DIRECTUM. В рамках обращения мы предоставим Вам дистрибутив данного решения. 

Дмитрий Князев

Анастасия, решение пока доступно только для версии DirectumRX 3.1, более младшие версии не поддерживаются.

На текущий момент в базовую поставку данное решение не входит и, следовательно, его необходимо запрашивать отдельно. 

Для получения дистрибутивов необходимо обратиться в службу технической поддержки DIRECTUM.

Владимир, добрый день! Решение совместимо с MS Office 2013, 2016 и 2019.

Артем Сергеев

Данное решение позволяет автоматически заполнять реквизиты из карточки документа например: исполнитель, подписант, дата, номер документа и пр.?

Добрый день! Декстоп версия DirectumRX поддерживает?

Дмитрий Князев

Даниал, добрый день.

Решение может работать только в веб-клиенте DirectumRX, десктопная версия не поддерживается. 

Дмитрий Князев

Артем, добрый день.

А можете немного подробнее рассказать для каких случаев она может пригодиться? Это поможет нам понять вашу потребность. 

Елена Питомцева: обновлено 20.06.2019 в 10:37
Артем Сергеев

Дмитрий, Добрый день.

На текущий момент аналогичный модуль для Directum 5 помимо описанных в данном решении функций решает задачу по заполнению шаблона документа. Например в создаваемое из шаблона исходящее письмо из карточки документа заполняются: Список адресатов, исполнитель, подписант, и др необходимые данные. Я и интересовался в RX заполнение данных атрибутов происходит через данный модуль интеграции либо же другим способом?

Дмитрий Князев

Артем,  в DirectumRX подобный сценарий использования закрывается настройкой шаблонов документов (подробнее о настройке можно почитать в справке на портале). Данная настройка как раз позволяет настраивать отображение реквизитов из документа в теле документа. При создание из подобного шаблона автоматически будут обновляться поля значениями из документа. 

Артем Сергеев

Дмитрий, спасибо за ответ.

Денис Лехмус

Дмитрий, а что на счет Office 365?

Дмитрий Князев

Добрый день, Денис.

Система DirectumRX 3.1 официально поддерживает офисные пакеты версии 2010, 2013 и 2016. Работа с  Office 365, особенно с последними обновлениями, не тестировалась.

Что касается интеграции с офисом, то она должна работать на классических приложениях  Office 365 (т.е. с десктопным вариантом). В веб-версии приложений интеграция работать не будет.

Евгения Жвакина

Спасибо за статью! Подскажите, пожалуйста, а Microsoft Visio не планировалось реализовывать в данном решении? И еще, при работе с почтой само письмо и его вложения надо сохранять по отдельности, т.е. дважды возвращаться к письму? А если несколько вложений, они все скопом будут создаваться - друг за другом карточки документов открываются?

Дмитрий Князев

Евгения, добрый день.

На текущий момент планов по реализации интеграции в Microsoft Visio нет. Информацию о том, что вы интересовались мы передали в отдел разработки и они обещали проанализировать варианты реализации в новых версиях.

"И еще, при работе с почтой само письмо и его вложения надо сохранять по отдельности, т.е. дважды возвращаться к письму? " - получается, что так. Сделано это потому, что у письма и у вложения могут быть разные виды документов, соответственно, вносить в систему их необходимо в разные сущности системы.

"А если несколько вложений, они все скопом будут создаваться - друг за другом карточки документов открываются?" - вложения можно занести только по одному. Таким образом ситуация, когда открывается одновременно несколько карточек невозможна. 

Денис Лехмус

Дмитрий, есть ли планы по развитию решения в плане добавления функции "Обновить поля"?

Дмитрий Князев

Денис, добрый день.

В будущих версиях технического решения функция по обновлению ранее заполненных полей будет реализована. На текущий момент точных сроков назвать не можем, следите за новостями, мы обязательно уведомим о новых версиях и изменениях данного решения.

Павел Рубенок

Дмитрий, подскажите пожалуйста, как воспользоваться данным решением? оно будет входить в коробку? или как заказная доработка?

Дмитрий Князев

Добрый день, Павел. 

Решение является бесплатным. Что бы им воспользоваться необходимо написать обращение в службу поддержки DIRECTUM и мы отправим вам дистрибутивы установки.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий