«HR-процессы» – еще один шаг к цифровому предприятию
Новая версия решения учитывает тренд цифровизации и делает возможной работу как с бумажными, так и с электронными документами:
- подписание кадровых документов: трудового договора, дополнительных соглашений, заявлений;
- ознакомление с приказами по личному составу и другими распорядительными документами.
В зависимости от принятого регламента можно подписывать документы собственноручно или электронной подписью. Настройки подписания и ознакомления в электронном виде задаются в карточке кандидата.
Кроме того, в новой версии появилась обложка решения – единая точка для настройки и работы с «HR-процессами». Это обеспечивает быстрый и удобный доступ к компонентам и часто используемым действиям. Например, чтобы отправить на документы на ознакомление, достаточно перейти по одноименной ссылке на обложке.
Чтобы использовать «HR-процессы», нужна лицензия и система DIRECTUM 5.5 или выше.
Подбор персонала
Теперь в решении можно легко организовать встречу кандидата со всеми заинтересованными и согласовать ее результат.
Исходные данные о кандидате и результаты встречи фиксируются в отчете. Отчет формируется из шаблона, сотрудникам остается только заполнить его разделы. При необходимости можно изменить шаблон или указать другой.
Прием на работу
Комплект документов для приема на работу создается в один клик: трудовой договор, соглашение об электронном взаимодействии и согласие на обработку персональных данных. А если информация о кандидате меняется, переформировать документы можно так же быстро.
Автоматизированы все этапы приема нового сотрудника на работу: организация рабочего места сотрудника, внесение данных в учетную систему для расчета заработной платы и т.д. В рамках типового маршрута участники процесса получают задания. За счет этого достигается прозрачность процесса, ни один этап не пропускается.
Оформление и утверждение заявлений
Ранее сотрудники создавали заявления и отправляли их на утверждение вручную. В новой версии эти действия выполняются с помощью мастера действий, сотрудникам достаточно пошагово заполнить поля. В результате автоматически формируется заявление и отправляется задача на утверждение.
Автоматизирована работа с заявлениями на отпуск, перевод в другое подразделение, на другую должность или увольнение. Кроме того, решение позволяет работать и с другими типами заявлений, которые настраивает администратор.
Выгрузка документов
Согласно законодательству сотрудник может запросить документы, связанные с его работой: трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, кадровые приказы и др.
В новой версии появился сценарий, который выгружает копии кадровых документов по работнику. Если кадровые документы велись в электронном виде, то в документах проставляется штамп подписи работника и руководителя.
Состав выгружаемых подписей настраивает администратор.
Изменение условий труда
Теперь с обложки можно быстро создать дополнительное соглашение, а также отправить документы на ознакомление.
Дополнительные соглашения создаются в системе на основе шаблона или файла и для удобства «связываются» с трудовым договором и работником.
Приказы, распоряжения и другие организационно-распорядительные документы принято отправлять на ознакомление сотрудникам организации. Новый диалог помогает быстро заполнить список рассылки и ознакомить персонал с документами.
Бизнес-эффект
В результате использования решения:
- сокращается трудоемкость формирования и актуализации списка вакансий;
- снижаются трудозатраты на прием, перевод, увольнение сотрудников;
- кадровые процессы становятся прозрачными на каждом этапе их жизненного цикла;
- компания значительно экономит на печати, хранении и транспортировке бумажных документов.
* * *
Подробную информацию о получении технического решения можно узнать в службе поддержки DIRECTUM по тел. +7(3412) 726-706 или e-mail: support@directum.ru.
Ждем ваши вопросы и комментарии!
Здравствуйте! Отличное обновление, на мой взгляд. Но у меня есть такой вопрос. А как быть в ситуации с подписанием трудового договора в электронном виде? Как именно он подписывается? Ведь сотрудник еще не сотрудник компании, в системе его еще нет. Или все таки трудовой договор подписывается вручную вначале, а потом заносится в систему? Или же потенциальный сотрудник заносится в систему, ему выдается доступ, подписывается договор? Вот этот момент не очень понятный.
насколько я знаю, с трудовыми договорами лучше подождать. они и по количеству не в лидерах среди кадровых бумажек, и с видами подписей для них споры идут, и КЭП каждому сотруднику выдавать не понятно на основании чего (если еще договора с сотрудником нет - он еще не сотрудник) да и дорого каждый год всем КЭП выдавать.
Гузель, в нашем техническом решении предусмотрен следующий сценарий:
1. Кандидат заносится в систему еще на этапе "Подбор кандидатов". Соответственно информация о нем уже содержится в информационной системе еще до его трудоустройства.
2. Когда принято решение о трудоустройстве данного кандидата, необходимо оформить с ним комплект документов, который включает согласие на обработку персональных данных и соглашение об электронном взаимодействии. Данные документы подписываются собственноручно с проставлением "живой" подписи сотрудника, и предусматривают дальнейшее взаимодействие с кандидатом в электронном виде. На основании данных документов мы можем сгенерировать кандидату ЭП.
Когда заключать данное соглашение определяет работодатель: либо до первого дня выхода на работу нового сотрудника, либо в день приема - в зависимости от установленных в организации регламентов.
Иван, заключение ТД в электронном виде - это ближайшая перспектива трудового законодательства, о чем свидетельствуют новые законопроекты в этой области Проект Федерального закона N 736455-7 "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации". Изменения могут вступить в силу уже с 1 октября 2019 г.
Функциональность решения предусматривает подписание трудового договора как в бумажном, так и в электронном виде, соответственно подойдет и для "классической" автоматизации кадровых процессов, т.е. "на бумаге" и для "инновационной" автоматизации с применением ЭП.
В связи с возникшими вопросами, для понимания, полезно детализировать логику работы признаков "Выдать ЭП" и "Подписание кадровых документов и ознакомление с ЛНА в эл. виде", которые находятся в карточке записи справочника "Кандидаты на работу".
- работа сотрудника в системе не планируется (запись справочника "Пользователи" создаваться не будет);
- сотрудник будет работать в системе, но для выполнения своих функций ЭП не требуется (очевидно, что подписание кадровых документов и ознакомление с ними будет происходить в бумажном виде с проставлением собственноручной подписи).
Таким образом, мы охватываем несколько возможных вариантов работы, которые зависят как от изменений законодательства в ближайшем будущем, так от степени готовности конкретного заказчика работать с кадровыми документами в эл. виде.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий