«HR-процессы» – цифровизация кадрового документооборота
В законодательстве сферы трудовых отношений прослеживается устойчивый тренд к цифровизации. В частности, рассматривается перевод кадровых документов в электронный вид. Информацию о проектах федеральных законов см. тут и тут.
Решение DirectumRX «HR-процессы» позволяет перевести кадровый документооборот в электронный вид, сохраняя при этом возможность работы с бумажными документами.
Компании могут выбрать наиболее подходящий для себя подход:
- классическая автоматизация бизнес-процессов. Позволяет ускорить бизнес-процессы организации, при этом кадровые документы хранятся в традиционном бумажном виде;
- частичный перевод документов в электронный вид. В бумажном виде сохраняются только трудовые договоры, остальные кадровые документы становятся электронными;
- полностью цифровое взаимодействие. Все кадровые документы создаются и хранятся в электронном виде.
В процессах участвуют все заинтересованные службы: административно-хозяйственный отдел, служба безопасности, бухгалтерия и др. Информация из системы автоматически подставляется в текст формируемых приказов, заявлений и других кадровых документов.
Обложка решения обеспечивает быстрый доступ к компонентам и часто используемым действиям.
Рассмотрение кандидатов и прием на работу
Информация о кандидатах хранится в справочнике модуля «HR-процессы». Прямо из карточки кандидата можно быстро найти связанные с ним документы и организовать встречу со всеми заинтересованными сотрудниками. А когда кандидат одобрен, запустить процесс приема на работу.
Создать комплект документов для приема на работу можно в один клик: трудовой договор, приказ о приеме сотрудника, заявление о присоединении к электронному взаимодействию и согласие на обработку персональных данных.
Организация отпусков
График отпусков ведется в справочнике Отпуска модуля «HR-процессы».
Задача на подтверждение отпуска отправляется автоматически за две недели до его начала. За это отвечает фоновый процесс, проверяющий даты в справочнике Отпуска. Кроме того, задачу можно в любой момент отправить вручную из карточки записи.
При получении задания сотрудник может подтвердить или перенести отпуск. А если требуется скорректировать даты, оформляет заявление.
Переводы и увольнения сотрудников
Работник самостоятельно оформляет заявление на перевод и увольнение, эти действия выведены на обложку модуля. При этом автоматически запускаются соответствующие процессы.
Кроме того, можно настроить работу и с другими типами заявлений. Например, на материальную помощь, выплату пособия, изменение персональных данных.
Ознакомление с документами
Приказы, распоряжения и другие организационно-распорядительные документы принято отправлять на ознакомление сотрудникам организации.
Сотрудники отдела кадров могут быстро ознакомить персонал с приказами по личному составу с проставлением подписи в бумажном или электронном виде.
Лицензирование
Решение приобретается дополнительно к базовой поставке DirectumRX и работает в веб-клиенте. Для использования нужна система DirectumRX 3.1.
Перечисленные выше процессы уже входят в стандартную поставку решения, однако круг задач ими не ограничивается. Решение адаптируется под потребности конкретной организации. Стоимость адаптации определяется индивидуально.
Бизнес-эффект
Эффект от внедрения ощутим для разных категорий пользователей:
- для руководителя организации: компания значительно экономит на печати, хранении и транспортировке бумажных документов;
- для директора по персоналу: HR-процессы ускоряются и становятся прозрачными на каждом этапе их жизненного цикла;
- для специалистов кадровых служб: снижаются трудозатраты на прием, увольнение и перевод сотрудников, а также ускоряется поиск кадровых документов по работнику.
* * *
Подробную информацию о получении технического решения можно узнать в службе поддержки DIRECTUM по тел. +7(3412) 726-706 или e-mail: support@directum.ru.
Ждем ваши вопросы и комментарии!
Очень хорошее решение, но есть один важный момент:
"Сотрудники отдела кадров могут быстро ознакомить персонал с приказами по личному составу с проставлением подписи в бумажном или электронном виде."
А можно подробней, разве с приказами по ЛС не нужно обязательную ручную подпись? Если не нужно, то на основании какого закона? Если можно с помощью эл. подписи, то какой должна быть ЭП? и как потом хранить эти документы, можно только в эл виде (без бумаги)?
Евгений, подробнее по вашему вопросу есть информация в статье
Как ознакомить сотрудника с документом? Ограничения и возможности для предприятий
Все равно немного не понятно, в статье указывается, что компания может выбрать "полностью цифровое взаимодействие. Все кадровые документы создаются и хранятся в электронном виде." но она не может это сделать, т.к. закон не позволяет...Закон это позволяет сделать только для дистанционных работников.
А если речь заходит о кадровых приказах, то это уже перс данные, а РХ не сертифицирован, чтобы хранить персональные данные (В Dir5 это можно сделать через ФХ, на которое права выдаёт Windows(но есть проблемы с предпросмотром, его нужно отключать), в RX же права на ФХ выдаются через учетную запись, от которой работает соответствующая служба), тем самым можно попасть на разбирательства(штрафы) с проверяющими органами.
Поправьте если я не прав, буду признателен.
А рассмотрение кандидата как сделано, - только маршрут + вложения произвольной формы,
или по кандидату вводится некий "профиль компетенций" (перечень знаний и умений, которыми он владеет, по классификатору), и соотносится с профилем компетенций, требуемых для той штатной должности, на которую он претендует?
Т.е. например у кандидата "знание Excel" "знание ПБУ", а требуется "сертификат МСФО" и "знание Excel"
Евгений,
Хотелось бы прокомментировать, для понимания. Сейчас в части трудовых отношений действует опасная правовая неопределенность. ТК был принят еще в 2002 году, до законов об ЭЦП и ЭП и, конечно, был ориентирован на бумажное взаимодействие. Ошибочно термины "под роспись" и "под подпись" трактуются как собственноручная живая подпись на бумажном носителе. Хотя документы могут подписываться и ЭП. Сейчас ТК морально устарел, и не соответствует реалиям. Законодательные органы, кстати, тоже понимают данную проблему и готовят ряд законопроектов, позволяющих работать с кадровыми документами в электронном виде. Именно поэтому в решении предусмотрен ряд настроек, чтобы быстро перейти от одного варианта взаимодействия к другому. Сегодня вы можете автоматизировать только бизнес- процессы, а уже завтра в один клик, по принятию соответствующих законопроектов, перейти на полное цифровое взаимодействие без бумажных оригиналов.
В части персональных данных, Вы совершенно правы, с этой целью мы сертифицируем ближайшую версию.
Павел, да все верно, пока маршрут и вложения.
В плане развития решения есть блок "Оценка персонала", в том числе соотношение компетенций кандидата и должностей. Это функциональность последующих версий
Гузель, спасибо за развернутый ответ, всё понятно!
Поддержу тему.
Заявления на отпуск разрешат подавать в электронном виде.
В Госдуму внесен законопроект об электронных трудовых договорах, заявлениях на отпуск или об увольнении. Предложенные изменения позволят шире применять удобные и быстрые способы коммуникации между работодателями и работниками.
Внесение законопроекта в Госдуму связано с тем, что с 1 октября нынешнего года вступят в силу поправки в Гражданский кодекс о цифровых правах.
В Трудовом кодексе предлагается прописать, что подача такого рода заявлений может производиться с использованием электронных или иных технических средств. Сейчас разрешено только в личном присутствии или при направлении сообщения почтой в виде бумажного документа.
Для установления личности отправителя можно будет использовать любой способ, позволяющий достоверно его определить. Это может быть либо предварительное указание в трудовом договоре адресов сторон для обмена сообщениями (в том числе адресов электронной почты), либо использование электронной цифровой подписи.
Так что, господа, я думаю, что это только начало цифровизации HR процессов и в будущем не только заявления на отпуск, но и другие виды документов будут в электронном виде. Эти вопросы конечно нужно прорабатывать на законодательном уровне, но сдвиги определенно есть и это не может не радовать!
А в случае перевода человека в другое подразделение - как в запланированном отпуске поменять старое подразделение на новое?
Тарас, а разве такое возможно? Каждое подразделение обычно самостоятельно свой график отпусков планирует, с учётом обеспечения взаимозаменяемости.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий