DIRECTUM 5.8. Умная ECM. Повышение удобства работы

В новой версии 5.8 мы добавили ряд улучшений, сокращающих число ручных операций. Теперь можно в один клик заполнить реквизиты организации и проверить надежность контрагента. А если в холдинге используется несколько систем DIRECTUM, то можно выбрать, в какую из них занести договор из письма клиента. Об этих и других новинках читайте в статье.

Автоматическое заполнение реквизитов организаций

У компании может быть несколько десятков тысяч контрагентов. Заносить в систему информацию по каждому новому партнеру или клиенту вручную трудоемко.

В DIRECTUM 5.8 можно в один клик заполнить основные данные о контрагенте в справочнике Организации. Для этого достаточно ввести ОГРН, ИНН или наименование организации и нажать на кнопку Заполнить реквизиты.

Для автоматического заполнения реквизитов юридических лиц используются данные ЕГРЮЛ, для индивидуальных предпринимателей – ЕГРИП. Функцию удобно использовать не только при создании новой записи организации, но и при обновлении данных о контрагенте.

За поиск и заполнение реквизитов отвечает специальный сервис. В день доступно до 250 запросов к нему. Если число запросов превышается, доступ к сервису блокируется на 24 часа.

Надежность контрагента можно быстро оценить с помощью кнопки Сайт проверки. Результаты поиска по введенным данным открываются на заданном ресурсе.

Администратор может изменить как реквизиты поиска, так и адрес ресурса. Параметры проверки надежности задаются в общих настройках базовых модулей. Система ищет организацию на сайте, сопоставляя значение реквизита, указанного в […], значению переменной в {…} на сайте. В справке есть готовые примеры шаблонов для работы с популярными ресурсами.

Указанные новинки появляются в справочнике Организации сразу после обновления системы и не требуют обязательной настройки.

Интеграция Microsoft Office с несколькими системами

В организации могут использоваться несколько систем DIRECTUM, например, если у каждого филиала холдинга свой экземпляр системы.

Ранее интеграция с офисными приложениями поддерживала работу только с одной системой. С версии 5.8 интеграция доступна для всех развернутых систем. Пользователь может выбрать, в какую систему отправить задачу с текстом письма или занести договор из письма клиента.

Если настроена интеграция с несколькими системами, то в меню интеграции доступен выпадающий список для выбора системы.

Список систем, для которых настроена интеграция, администратор задает в параметрах MSI-пакета клиентской части или в файле SystemInfo.xml. При необходимости пользователь может изменить список систем в меню интеграции.

Меню интеграции активно при открытии документа из любой системы DIRECTUM. Занести документ в одну из систем можно в том числе из локального документа и письма Microsoft Outlook.

Работа с заданиями при настроенной группировке

Если в папке «Входящие» была настроена группировка, например, по полю Состояние, то при выполнении задания или удалении ссылки группа сворачивалась и курсор переходил в следующую группу. Чтобы продолжить работу, пользователю нужно было вернуться в группу, раскрыть ее и перейти к нужной записи списка.

Теперь курсор при работе с заданиями остается в той же группе, а сама группа сохраняется раскрытой. Кроме того, система запоминает, какие группы в папках первых двух уровней были раскрыты при последнем выходе из системы.

Прочие изменения

Пользователи могут в два клика отправить документ по почте прямо из проводника веб клиента. Для этого в контекстное меню документа добавлен пункт Отправить письмом. Поддерживается отправка с помощью почтовых клиентов для Windows (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird), Linux (Thunderbird, Evolution, KMail) и macOS (Apple Mail, Microsoft Outlook).

В десктоп-клиенте на вкладке «Состояние» карточки задачи или задания для каждой категории фильтра выводятся подсказки с количеством элементов. Это позволяет узнать количество просроченных или непрочитанных заданий, не переходя к дереву переписки.

Кроме того, в десктоп-клиенте теперь можно быстро создать документ из письма или вложения, перетащив его из почтовой программы в проводник системы.

Стало удобнее заполнять поля в окне создания документа. Поля *Тип карточки и *Шаблон теперь доступны для изменения, только когда указан вид документа. По умолчанию эти поля заполняются последними выбранными значениями для указанного вида документа. А если для вида документа в системе настроен только один тип карточки или шаблон, то поля заполняются автоматически и недоступны для изменения.

* * *

Больше информации о новинках вы можете найти в документах «Изменения DIRECTUM 5.8. Новые возможности» и «Изменения DIRECTUM 5.8. Исправленные ошибки».

Ждем ваши вопросы и комментарии!