Новинки межкорпоративного документооборота в DIRECTUM 5.8

Храним в DIRECTUM транспортные накладные

В сервисе обмена Synerdocs поддерживается работа с транспортными накладными. Эти первичные документы предназначены для учета движения товарно-материальных ценностей и сопровождения груза при его перевозке от грузоотправителя к грузополучателю. Работая в электронном формате, каждый участник грузоперевозки оперативно получает доступ к необходимой информации, экономит ресурсы на печать и пересылку документов. При этом исключается потеря накладных в дороге.

С версии 5.8 транспортные накладные можно хранить в системе DIRECTUM. Сотрудники могут разграничивать права доступа к транспортным накладным, искать их по реквизитам, выгружать для отчетности и т.д.

Рассмотрим поэтапно процесс работы с транспортными накладными в системе DIRECTUM.

 Когда грузоотправитель подписывает и отправляет транспортную накладную в Synerdocs, она автоматически загружается для хранения в систему DIRECTUM. Не имеет значения, каким участником грузоперевозки является наша организация. В систему загружаются как исходящие транспортные накладные, так и входящие.

Карточка транспортной накладной заполняется автоматически. А в содержимое документа с сервиса Synerdocs загружается печатная форма в формате PDF. Она содержит штамп с информацией о подписях документа.

 В процессе передачи груза транспортную накладную подписывают другие участники документооборота: водитель, перевозчик, грузополучатель. После простановки каждой подписи в системе DIRECTUM обновляется печатная форма. Таким образом заинтересованные сотрудники всегда могут посмотреть актуальный статус грузоперевозки прямо в DIRECTUM.

 Когда транспортная накладная подписана всеми участниками документооборота, ответственный сотрудник получает задание на ее обработку. К транспортной накладной могут быть приложены сопроводительные документы. Если они требуют подписания, то в рамках задания по ним можно отправить ответ контрагенту.

Транспортные накладные загружаются в систему DIRECTUM только для хранения, поэтому для них недоступны некоторые возможности, доступные для других первичных документов. Например, не поддерживается загрузка транспортных накладных в учетную систему. С другими особенностями можно ознакомиться в справке.

Выгружаем документы для сдачи отчетности

В версии 5.8 улучшен механизм выгрузки первичных документов. Если раньше документы выгружались из DIRECTUM общим списком в папку на диске, то теперь при выгрузке сохраняется структура папок.

Новинка пригодится бухгалтерам, выгружающим документы по требованию Федеральной налоговой службы (ФНС) при проведении проверки. Как правило, в полученном требовании по пунктам расписано, какие документы необходимо предоставить. При формировании ответа нужно не только подготовить список документов, но и указать, к какому пункту относится каждый документ, например, 1.01, 1.02, и т.д.

Теперь бухгалтеру достаточно сформировать структуру папок с документами в системе, назвать их в соответствии с пунктами списка и выгрузить выделенные объекты или сразу все:

В результате легко найти, к какому пункту требования относится документ, – ему соответствует название папки, в которой документ находится. Компании проще передать документы в ФНС, в том числе через сервисы сдачи отчетности.

Поддерживаем требования законодательства

Реализована поддержка изменений законодательства в области межкорпоративного документооборота:

• изменилась версия формата с 5.01 на 5.02 для документов о передаче товаров (ДПТ), документов о передаче результатов работ (ДПРР), универсальных передаточных документов (УПД) и универсальных корректировочных документов (УКД). Подробную информацию можно найти в приказе;
• разработан новый формат УПД согласно Приказу ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@. Предыдущий формат УПД утрачивает силу с 1 января 2020 года.

В DIRECTUM 5.8 поддерживается полный цикл работы с документами новых форматов.

Находим документы и сообщения в пару кликов

Расширены возможности поиска документов систем обмена и первичных учетных документов. Например, теперь первичные документы можно искать по статусам обмена. А при поиске документов систем обмена можно задать направление обмена: Все, Входящие или Исходящие.

Кроме того, теперь поиск выполняется в диалоговом окне – стало удобнее задавать нужные критерии.

При активном обмене с контрагентами в справочнике Сообщения систем обмена накапливается большое количество записей. Чтобы ускорить его открытие, разработан диалог, который запрашивает критерии фильтрации.

Благодаря диалогу администратор видит в справочнике только нужные записи и может своевременно отреагировать на нештатные ситуации. Таким образом не прерывается процесс обмена документами с контрагентами.

Во всех диалогах с помощью флажка Сохранять параметры можно сохранить введенные критерии поиска. Это удобно, если необходимо часто выполнять поиск по одним и тем же данным.

Другие изменения

• В прошлой версии некоторые поля карточек формализованных первичных документов не заполнялись автоматически. В новой версии автоматически заполняются поля Дата отгрузки, Исходный документ, Содержание операции. Кроме того, теперь в систему из сервиса обмена синхронизируется ответная информация от контрагента по исходящим документам:

• Раньше при нажатии на кнопку  Комплект в карточке первичного документа открывался HTML-отчет, где в иерархическом порядке были представлены документы комплекта. Однако, таким образом нельзя было скопировать документы. Кроме того, в отчет не попадал договор, относящийся к документам комплекта. В новой версии при нажатии на кнопку открывается список документов комплекта, включая исправления, корректировки, а также связанный договор.

* * *

Полный список изменений модулей «Обмен с контрагентами» и «Финансовый архив» всегда можно найти в документах «Изменения DIRECTUM 5.8. Новые возможности», «Изменения DIRECTUM 5.8. Исправленные ошибки» на сайте поддержки DIRECTUM.

Какие новинки заинтересовали? Делитесь мнением в комментариях.