Совместное рецензирование документов DIRECTUM – согласовать без очередей

Параллельное согласование документа с несколькими сотрудниками – это неотъемлемая часть работы с документами. Компании могут по-разному обходить подводные камни, которые скрываются за этим процессом: реорганизовывать схему работы или пользоваться возможностями локальных редакторов по слиянию изменений.

Компания DIRECTUM представляет свой подход к решению проблемы - прототип решения «Совместное рецензирование документов», который позволяет нескольким согласующим одновременно открывать документ для рецензирования в привычном текстовом редакторе. Решение поддерживает работу с документами форматов DOC, DOCX, RTF, ODT и доступно для десктоп- и веб-клиента.

Протестируйте наши наработки и поделитесь мнением в комментариях.

Пример работы

Сотрудник отправляет документы на согласование по типовому маршруту. После этого:

• автоматически создается новая версия каждого документа, в которой собираются примечания от рецензентов;
• документы блокируются от изменений;
• содержимое остается доступным только для рецензирования.

Документ открывается на рецензирование через контекстное меню. Несколько согласующих могут одновременно начать рецензирование, поскольку в системе создается временная копия документа, индивидуальная для каждого рецензента. Копия автоматически открывается в локальном редакторе:

Рецензент проверяет текст и, при необходимости, пишет примечания. Чтобы добавленные примечания отобразились в оригинальной версии документа, достаточно сохранить изменения и закрыть копию.

Блокировка с документа снимается после того, как все согласующие выполнят задание на рецензирование. При этом автоматически создается новая версия, которая содержит примечания от всех рецензентов.

В итоге документ готов к доработкам и отправке на следующий круг согласования.

Особенности решения

1. Сейчас документ открывается через пункт Рецензировать в контекстном меню. Если открывать привычным образом – двойным кликом, – отобразится предупреждение о том, что документ заблокирован.Для удобства согласующих в карточку задания добавлены подсказки:

Размещение кнопки на ленте в карточке задания также не добавит удобства: в этом случае сотруднику нужно выбрать документ для рецензирования в окне со списком вложений.

2. Если решение использовать в веб-доступе, пункт меню Рецензировать появляется у всех документов. На данный момент нет возможности ограничить радиус действия этой настройки.

3. Решение не поддерживает слияние примечаний с иерархией. Добавленные дочерние примечания теряются при переносе в оригинальную версию.

4. Если у добавленных примечаний совпадают имя автора, текст и время создания вплоть до секунды, при передаче в оригинальную версию такие примечания сольются в одно. Таким образом, при использовании решения необходимо избегать частого создания однотипных комментариев, например, «Принято», «Проверено», «+». Вместо этого согласованные примечания можно помечать, как готовые или удалять:

5. Решение можно интегрировать в любой типовой маршрут организации, включающий в себя этапы по согласованию документов. Для этого нужно доработать компоненты решения и типовой маршрут.

6. Оригинальная версия документа, отправленного на рецензирование, блокируется от изменений. Содержимое документа остается доступным только для работы с примечаниями: их можно добавлять, изменять или удалять. Таким образом, никто не сможет случайно изменить текст при рецензировании.

7. Каждый рецензент работает во временной копии, которая создается при открытии документа на рецензирование и удаляется из системы после автоматического переноса примечаний в оригинальную версию.

8. При старте и завершении каждого круга согласования автоматически создается новая версия документа. Благодаря этому сохраняется история доработок текста и снижается риск потери важных примечаний.

Вместо заключения

Установить и начать использовать прототип решения можно уже сейчас. Для этого достаточно обратиться в службу поддержки.

Мы планируем дальнейшее развитие этой функциональности, поэтому будем рады получить обратную связь, отзывы и пожелания. Расскажите, как у вас построен процесс согласования документов несколькими согласующими? Делитесь наработками, кейсами и лайфхаками в комментариях или любым другим удобным способом.