Система, которая учитывает индивидуальный график, обед и часовой пояс сотрудника

23 3

Компаниям со сложной оргструктурой важно продуктивно организовать рабочее время сотрудников, находящихся на расстоянии тысячи километров друг от друга и «не вмещающихся» в рамки стандартного для организации рабочего времени. Новая версия DirectumRX обеспечивает комфортное использование и высокую производительность системы для работы компаний, филиалы, подразделения или отдельные сотрудники которых находятся в других регионах и работают по индивидуальному графику.

Теперь система полностью учитывает рабочий график сотрудника, в том числе:

  • обеденное время, которое можно указать как в общем календаре рабочего времени, по которому работает большинство сотрудников, так и в индивидуальном календаре;
  • график, отличный от рабочего времени большинства сотрудников. Для этого создается частный календарь рабочего времени сотрудника, подразделения или нашей организации;
  • работу в другом часовом поясе. Для этого задается часовой пояс сотрудника, подразделения или нашей организации.

Благодаря новой функциональности сроки заданий в системе, протоколах и отчетах вычисляются в соответствии с особенностями графика и часового пояса конкретного сотрудника, подразделения или всей организации. Поэтому исключаются ситуации, когда задание приходит со сроком, выпадающим на нерабочее время. Также корректно отображаются даты и время на панели фильтрации и в области переписки в заданиях.

Давайте посмотрим на примере, как в DirectumRX администратору организовать работу компании, филиалы которой находятся в разных часовых поясах, и сотрудники которой трудятся по разным графикам.

Дано

Есть компания с головной организацией в Москве и филиалами в Ижевске и Владивостоке. Большинство сотрудников компании работает по единому графику. А во Владивостоке есть подразделение (отдел продаж), которое работает по индивидуальному графику.

Для удобства распишем графики работы в таблице:

 

Город

График работы

     Обед

Часовой пояс

Головная организация

Москва

  10:00 – 19:00

  13:00 – 14:00

      UTC+3

Филиал №1

Ижевск

  10:00 – 19:00

  13:00 – 14:00

      UTC+4

Филиал №2

Владивосток (отдел продаж)

  11:00 – 20:00

  14:00 – 15:00

      UTC+10

Найти

1. Как в DirectumRX настроить частный календарь рабочего времени для подразделения во Владивостоке? Как задать часовые пояса для филиалов в других городах?

2. Как будут вычисляться сроки, с которыми придут задания для работников из регионов, в разных ситуациях?

Ситуация 1. С каким сроком придут задания для работников из разных городов, если сотрудник из Москвы в 10:15 стартует задачу на исполнение поручения со сроком 2 часа? В исполнении работы участвуют сотрудники из Москвы, Ижевска и Владивостока.

Ситуация 2. С каким сроком придет задание на согласование по регламенту руководителю отдела продаж во Владивостоке, если сотрудник из Москвы стартовал задачу в 15:00 и по правилу согласования на выполнение работы у руководителя есть 4 часа. Напомним, что в задаче на согласование по регламенту срок этапов система вычисляет автоматически.

Решение

Шаг 1. Заполнение календарей рабочего времени

Чтобы задать рабочее время сотрудников всей компании, администратор так же, как раньше, заполняет общий календарь.

При этом в диалоге автоматического заполнения календаря, доступного по кнопке Заполнить, для каждого дня недели теперь можно указать свои значения начала и конца дня или обеда.

Так как отдел продаж во Владивостоке работает по другому графику, настроим для него частный календарь рабочего времени. Новый справочник доступен для создания из списка в пункте Календари рабочего времени.

Частный календарь заполняется так же, как и общий. При этом есть особенность: в частном календаре указывается, для кого он настраивается – нашей организации, подразделения или конкретного сотрудника.

Для каждого сотрудника компании по умолчанию задается общий календарь рабочего времени. Если сотрудник входит в подразделение с индивидуальным графиком, то для него, кроме общего календаря, задается частный календарь подразделения. В случае, когда для сотрудника задано несколько календарей, для расчета сроков и дат, система учитывает приоритет календаря.

Наибольший приоритет имеет частный календарь рабочего времени сотрудника, после него – частный календарь рабочего времени подразделения, далее – частный календарь рабочего времени нашей организации, далее – общий календарь рабочего времени компании. Если частные календари рабочего времени не заполнены, то для вычисления сроков выполнения работ используется общий календарь на указанный год.

Шаг 2. Настройка часового пояса

Так как в компании с территориально распределенной структурой есть филиалы, сотрудники которых работают в регионах с другим часовым поясом, укажем для них в справочнике часовые пояса. Новый справочник доступен с обложки модуля «Компания», в группе «Связанная информация».

Например, для филиала в Ижевске (UTC +4):

Аналогично задаем часовой пояс для Владивостока (UTC +10).

В итоге, если задача отправляется исполнителю, который работает в другом часовом поясе, то он видит срок выполнения работы согласно своему часовому поясу.

Стоит обратить внимание, что настройки часового пояса учитываются, если в задачах указан срок со временем. Так исключаются ситуации, когда исполнитель получает задание со сроком, выпадающим на нерабочее время:

  • если инициатор вручную указал срок и время выполнения, например, в простой задаче или в задаче на исполнение поручения, то появится сообщение о том, что срок выполнения задания выпадает на нерабочее время. В этом случае необходимо вручную установить другой срок;
  • если срок задания вычисляется системой, например, в ходе согласования документа по регламенту, то новый срок сдвигается автоматически на рабочее время исполнителя задания согласно календарю рабочего времени.

Итак, администратор системы организовал рабочее время сотрудников компании, филиалы которого находятся в регионах с разными часовыми поясами. Также учтено, что во Владивостоке подразделение продаж работает по индивидуальному графику. Теперь посмотрим, как вычисляются сроки заданий в разных ситуациях.

Результат. Комфортная работа сотрудника в системе, которая учитывает рабочее время

Ситуация 1

Сотрудник из Москвы отправляет задачу на исполнение поручения в 10:15. Срок указывает вручную – 12:15 (2 часа на выполнение). В результате в системе появляется сообщение о том, что срок выполнения задания для коллеги из Ижевска (13:15 с учетом разницы в часовых поясах в 1 час) попадает на нерабочее время. По графику работы у него обед с 13:00 до 14:00.

Поэтому лучше указать новый срок.

Если сотрудник из Москвы вручную укажет срок – 12:00, то:

  • коллеге из Ижевска задание придет со сроком 13:00;
  • сотруднику отдела продаж из Владивостока задание придет со сроком 19:00.

Если сотрудник из Москвы все же оставит изначально указанный срок – 12:15, то:

  • коллеге из Ижевска задание придет со сроком 13:15 с учетом его часового пояса;
  • сотруднику отдела продаж из Владивостока задание придет со сроком 19:15.

Ситуация 2

Сотрудник из Москвы отправил документ на согласование по регламенту в 15:00. По правилу согласования для руководителя отдела продаж во Владивостоке время выполнения задания составляет 4 часа. Тогда срок задания для руководителя будет 02:00, так как разница в часовых поясах составляет 7 часов и на исполнение работы дается 4 часа (15+7+4=26, то есть 02:00). Но это нерабочее время. В итоге, задание руководителю придет со сроком 16:00 следующего дня с учетом разницы в часовых поясах, графика (он работает с 11:00) и обеденного времени (с 14:00 до 15:00).

***

Представленные новинки также позволяют организовать работу сотрудников, которые работают вахтовым методом или находятся в командировке в регионах с другим часовым поясом. Вы можете использовать функциональность частных календарей и часовых поясов и для других ситуаций. Главное – новинки обеспечат максимально комфортную и при этом гибкую работу ваших сотрудников!

Андрей Посаженников

> Шаг 1. Заполнение календарей рабочего времени

А почему задание времени делается в виде числа? Часто же делают обед до 12:48. Что в таком случае вводить в числовое поле? Переводить 60 мин в десетяричную систему? Это же надо догадаться.

Самое крутое конечно - сделать отдельный тип контроля для выбора времени. Странно что у вас его нет.

> Шаг 2. Настройка часового пояса

Часовых поясов не так уж и много, можно же сделать нормальный выпадающий список.

 

Учитываются ли при определении сроков отпуска сотрудника если не настроено замещение?

Эльвира Дёгтева

Андрей, 

- Если обед до 12:48, то ввести данные нужно в формате 12,80. Этот частый кейс описан в справке. Типа контроля для выбора времени действительно нет, мы примем это во внимание.

- Настраивать часовые пояса, скорее всего, придется нечасто, поэтому реализовано таким образом.

- Чаще всего на время отсутствия настраивается замещение, в этом случае сроки учитываются. Мы подумаем над реализацией для предложенного вами случая, спасибо. 

Андрей Посаженников

> Этот частый кейс описан в справке.

Если это частый кейс, сделайте его удобным и интуитивным. В конце концов можно разделить на два поля: часы и минуты. Заодно и валидацию можно прикрутить на 24 часа и 60 мин.

> Настраивать часовые пояса, скорее всего, придется нечасто

То что это не основной кейс, не повод делать его неудобным, с учето того что сделать то не сложно.

> Чаще всего на время отсутствия настраивается замещение, в этом случае сроки учитываются

А откуда такая уверенность? Я бы сказал что напротив, на время отсутствия достаточно редко настраивается замещение. 

А зачем учитывать сроки отпуска, если настроено замещение? Ведь тогда как раз замещающий должен выполнять задания и сроки должны быть обычными.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий