Идеальная ситуация: в любой момент времени сотрудник может открыть документ, чтобы дописать или прорецензировать. Она возможна, если в системе работает один человек. Но так не бывает. Поэтому многим знакомо сообщение:
Что делать? Просить коллегу закрыть документ? Но он ему тоже нужен. Остается откладывать работу, ждать, приступать к редактированию совсем с другим настроением, порой забыв, что изначально хотел написать. Или же создавать локальную копию документа, редактировать ее и иногда забывать заносить обратно в систему. В результате удлиняется срок согласования документа, страдает его качество.
Хватит это терпеть!
Новое решение DirectumRX интегрируется с облачными редакторами ONLYOFFICE и Р7-Офис, в которых документы можно редактировать и рецензировать совместно.
Решение поддерживается только в веб-клиенте DirectumRX. Для установки требуется сервер с ОС Ubuntu 16.04 и выше.
В онлайн-редакторах можно редактировать документы форматов:
На чтение можно открывать документы форматов pdf, djvu, xps, epub.
Документы остальных форматов по умолчанию открываются в локальных редакторах.
С помощью настроек в меню пользователя каждый сотрудник сам решает, использовать онлайн-редакторы для всех форматов, только для некоторых или не использовать вообще:
К примеру, компания не использует решение для интеграции с онлайн-редакторами. Чтобы совместно заполнить документ, сотрудники вынуждены создавать копии, вносить доработки, а потом тратить время на сведение документов в одну общую версию. С новым решением они в один клик открывают документы из системы в онлайн-редакторах и совместно изменяют их.
Во время редактирования презентаций и текстовых документов изменения сохраняются автоматически. В режиме реального времени отображается, кто и что делает: рядом с изменяемыми фрагментами текста показываются имена сотрудников:
Изменения в таблицах отображаются после сохранения. Редактируемые ячейки отмечаются пунктирными линиями разных цветов. При наведении курсора на ячейку показывается имя сотрудника, который ее изменяет:
Большинство документов компании требуют согласования. Чаще всего рецензентов несколько, и все они получают документ в системе в одно и то же время. При этом без решения редактировать документ одновременно они не могут.
Компания несет финансовые затраты из-за более длительного согласования. В ход вступает простая математика. Например, четыре сотрудника по очереди проверяют и редактируют документ по 15 минут, в результате документ готов только через час. С помощью онлайн-редакторов документ можно согласовать уже через 15 минут, так как проверка проходит параллельно.
***
Для удобства работы в решении продуманы следующие механизмы:
В онлайн-редакторах сотрудники могут обсуждать документ в чате. К примеру, с помощью чата удобно модерировать процесс совместного редактирования: договариваться, кто и что будет делать, какой абзац изменять. Либо без отрыва от контекста обсуждать замечания с рецензентами, не перегружая текст массой комментариев:
Таким образом, используя решение, можно:
***
Подробную информацию о решении можно узнать в службе поддержки DIRECTUM по тел. 8 800 234 72 11 или e-mail support@directum.ru.
Ждем ваши вопросы и комментарии!
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий