Документ недоступен? Хватит с этим мириться!

Идеальная ситуация: в любой момент времени сотрудник может открыть документ, чтобы дописать или прорецензировать. Она возможна, если в системе работает один человек. Но так не бывает. Поэтому многим знакомо сообщение:

Что делать? Просить коллегу закрыть документ? Но он ему тоже нужен. Остается откладывать работу, ждать, приступать к редактированию совсем с другим настроением, порой забыв, что изначально хотел написать. Или же создавать локальную копию документа, редактировать ее и иногда забывать заносить обратно в систему. В результате удлиняется срок согласования документа, страдает его качество.

Хватит это терпеть!

Новое решение DirectumRX интегрируется с облачными редакторами ONLYOFFICE и Р7-Офис, в которых документы можно редактировать и рецензировать совместно.

Особенности решения

Решение поддерживается только в веб-клиенте DirectumRX. Для установки требуется сервер с ОС Ubuntu 16.04 и выше.

В онлайн-редакторах можно редактировать документы форматов:

• docx, xlsx, pptx;
• doc, dotx, odt, ott, rtf, txt, html после конвертации в формат docx;
• xls, xltx, ods, ots, csv после конвертации в формат xlsx;
• ppt, potx, odp, otp после конвертации в формат pptx.

На чтение можно открывать документы форматов pdf, djvu, xps, epub.

Документы остальных форматов по умолчанию открываются в локальных редакторах.

С помощью настроек в меню пользователя каждый сотрудник сам решает, использовать онлайн-редакторы для всех форматов, только для некоторых или не использовать вообще:

Редактируйте вместе с коллегами

Кейс 1 – документ пишут несколько сотрудников

К примеру, компания не использует решение для интеграции с онлайн-редакторами. Чтобы совместно заполнить документ, сотрудники вынуждены создавать копии, вносить доработки, а потом тратить время на сведение документов в одну общую версию. С новым решением они в один клик открывают документы из системы в онлайн-редакторах и совместно изменяют их.

Во время редактирования презентаций и текстовых документов изменения сохраняются автоматически. В режиме реального времени отображается, кто и что делает: рядом с изменяемыми фрагментами текста показываются имена сотрудников:

Изменения в таблицах отображаются после сохранения. Редактируемые ячейки отмечаются пунктирными линиями разных цветов. При наведении курсора на ячейку показывается имя сотрудника, который ее изменяет:

Кейс 2 – документ параллельно согласуют несколько рецензентов

Большинство документов компании требуют согласования. Чаще всего рецензентов несколько, и все они получают документ в системе в одно и то же время. При этом без решения редактировать документ одновременно они не могут.

Компания несет финансовые затраты из-за более длительного согласования. В ход вступает простая математика. Например, четыре сотрудника по очереди проверяют и редактируют документ по 15 минут, в результате документ готов только через час. С помощью онлайн-редакторов документ можно согласовать уже через 15 минут, так как проверка проходит параллельно.

***

Для удобства работы в решении продуманы следующие механизмы:

• если по каким-либо причинам привычнее и удобнее работать в локальном редакторе, можно добавить документ в список исключений. Документы из списка будут открываться в локальных редакторах;
• можно наоборот запретить открывать документ в локальном редакторе, если он часто нужен нескольким сотрудникам. Такой документ будет всегда открываться в онлайн-редакторе, даже если сотрудник в меню пользователя выберет вариант открытия документа данного формата локально;
• если в меню пользователя вы выбрали вариант открытия документа локально, но другой сотрудник сейчас редактирует необходимый документ в онлайн-редакторе, можно присоединиться к совместному редактированию, не изменяя настройки:

• для рецензентов можно включить защиту от редактирования, если этого требуют регламенты компании. Рецензенты смогут просматривать и комментировать содержимое, но изменять текст смогут только сотрудники с полными правами на документ;
• можно скопировать ссылку на редактируемый документ в буфер обмена, чтобы вставить в текст или отправить другому сотруднику по почте. Кроме этого из редактора можно быстро открыть карточку документа. Например, чтобы после доработки договора изменить сумму и валюту;
• при работе ночью интерфейс редакторов можно сделать темным. Это позволит снизить нагрузку на зрение.

Обсуждайте документ в чате

В онлайн-редакторах сотрудники могут обсуждать документ в чате. К примеру, с помощью чата удобно модерировать процесс совместного редактирования: договариваться, кто и что будет делать, какой абзац изменять. Либо без отрыва от контекста обсуждать замечания с рецензентами, не перегружая текст массой комментариев:

Оцените эффект от решения

Таким образом, используя решение, можно:

• в полной мере оценить все достоинства онлайн-редакторов ONLYOFFICE и Р7-Офис: совместное редактирование, чат, понятный интерфейс, привычные принципы работы;
• сократить время подготовки и согласования документов, а значит экономить. Ведь время –  ;
• частично или полностью отказаться от локальных редакторов, например, Microsoft Office, поддержать стратегию импортозамещения и экономить еще и на покупке ПО.

***

Подробную информацию о решении можно узнать в службе поддержки DIRECTUM по тел. 8 800 234 72 11 или e-mail support@directum.ru.

Ждем ваши вопросы и комментарии!