Времена бумажных технологий постепенно уходят. Им на смену приходят современные способы электронного обмена сообщениями, например, межкорпоративный документооборот (МКДО) и межведомственный электронный документооборот (МЭДО).

МКДО предназначен для обмена бухгалтерских и договорных документов. В полной мере справится с этой задачей сервис электронного обмена Synerdocs.

Однако наша статья посвящена электронному взаимодействию между государственными органами: мы расскажем о МЭДО и чем данный способ обмена может быть полезен для органов государственной власти. Поехали!

С чего все начиналось

В конце нулевых годов появилась идея создания электронного обмена сообщениями между федеральными органами власти, региональными органами и другими организациями. Так, в сентябре 2009 года тогда еще премьер-министр Владимир Путин подписал положение № 754 «О системе межведомственного электронного документооборота» или сокращенно МЭДО. Сегодня МЭДО – это федеральная информационная система, которая организует взаимодействие систем
электронного документооборота (СЭД) участников МЭДО. Целью МЭДО является цифровизация государственных органов путем постепенного отказа от бумажных документов и, как следствие, повышение эффективности деятельности органов государственной власти.

Так распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 года N 583-р был утвержден перечень документов для обмена в электронном виде по МЭДО. МЭДО представляет собой защищенный канал, который не имеет связи с СЭД. Ранее МЭДО позволял обмениваться файлами таким образом: сотрудник копировал нужный документ на USB-флеш-носитель с сервера, далее распечатывал его с другого ПК и регистрировал документ в учетной системе. Но зачем выполнять промежуточные действия, когда можно получать документы напрямую в СЭД? Давайте посмотрим, как этот механизм работает в системе DirectumRX.

Общий принцип работы с МЭДО выглядит следующим образом:

Решение «Интеграция с МЭДО» для DirectumRX позволяет:

• веcти деловую переписку;
• вести переписку о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан;
• отправлять уведомления корреспондентам о доставке входящих документов, об отправке исходящих, о результатах работ по документам;
• автоматически заполнять карточки входящих документов, обращений и приложений к ним;
• вести сбор статистики по движению документов МЭДО;
• своевременно получать уведомления об ошибках при работе с МЭДО;
• проставлять на исходящие документы штампы регистрационных данных и штампы электронной подписи, менять их расположение перед отправкой корреспонденту.

А теперь поподробнее

Работа с входящими пакетами

Сотрудник работает с входящими пакетами МЭДО так же, как и с обычными входящими, только в этом случае ответственный делопроизводитель не заносит документы в систему вручную. Система автоматически проверяет в папке с входящими пакетами МЭДО наличие новых файлов, извлекает документы и отправляет их на регистрацию делопроизводителю.

Задания на регистрацию формируются в фоновом режиме, который настраивается администратором. Для работы с пакетом достаточно открыть карточку задания, изучить входящий документ или обращение гражданина и принять решение: зарегистрировать или отказать:

В случае отказа в регистрации система обязательно запросит у сотрудника причину. Например, неполный комплект документации, неверный адресат, получение дубля и т.д. Список причин отказа от регистрации полностью соответствует требованиям к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде.

При получении документа система автоматически отправит корреспонденту квитанцию о доставке. Часть полей карточки поступившего документа, извлеченного из пакета МЭДО, уже заполнены: информация о корреспонденте, содержание, а также способ доставки:

Поля в системе можно редактировать. Особенно важна возможность редактирования, когда текст содержания слишком велик и содержит больше информации чем, необходимо. Рассмотрим пример с поступившим обращением:

В карточке уже заполнена информация по органу власти, который перенаправил пакет, способу доставки, дате поступления обращения, вопросу и содержанию – краткой теме обращения. Текст содержания карточки обращения повторяет текст документа обращения. И для удобства его можно сократить.

В обоих случаях делопроизводителю требуется лишь проверить корректность заполнения полей и, при необходимости, скорректировать и заполнить остальные реквизиты карточки. После регистрации работа продолжается в рамках процессов рассмотрения и исполнения документа.

После регистрации документа сформируется и автоматически отправится уведомление с регистрационными данными в организацию, из которой поступил документ, в случае отказа – уведомление об отказе в регистрации с указанием причины.

Если ведется деловая переписка, сотрудники также могут отправлять ответные и инициативные письма.

Работа с исходящими пакетами

Отправка исходящих документов по МЭДО осуществляется в рамках регламента по согласованию исходящих документов: ответственный исполнитель готовит письмо в DirectumRX, заполняет обязательные поля, указывает количество страниц основного документа с приложениями, если они есть:

После ответственный исполнитель согласует документ с группой заинтересованных лиц, руководитель подписывает, делопроизводитель регистрирует и отправляет документ в системе корреспонденту – всё в рамках стандартной процедуры работы с исходящей корреспонденцией.

Если делопроизводитель часто выбирает для входящей и/или исходящей корреспонденции способ доставки «МЭДО», для него можно задать персональную настройку с этим способом доставки. Тогда при регистрации документов система будет автоматически заполнять поле Способ доставки значением МЭДО.

Давайте подробнее рассмотрим особенности отправки по МЭДО в зависимости от формата обмена между корреспондентами: 2.6 и ниже, 2.7. Основное отличие форматов –  в типе пакета для передачи. Для 2.6 и ниже используется тип «документ», для 2.7 – так называемый «транспортный контейнер». Более подробно информацию об отличии форматов можно изучить в методических рекомендациях по реализации требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде.

Особенности отправки исходящего письма по формату 2.7

В DirectumRX реализован функционал предварительного преобразования: если корреспондент, указанный в карточке письма, работает с версией МЭДО 2.7, исходящий документ перед подписанием будет автоматически преобразован в формат PDF.

Далее руководитель подписывает документ ЭП. Напомним также, что для подписания документов обязательно требуется усиленная квалифицированная ЭП.

После подписания документа ЭП ответственный делопроизводитель генерирует штампы регистрационных данных и отметок об электронной подписи с последующей настройкой координат штампов в таблице.

Таблица координат штампов заполняется в соответствии с персональными настройками делопроизводителя по кнопке Координаты, при этом координаты штампов регистрационных данных и подписи можно изменять под формат того или иного документа. Измененные координаты будут автоматически сохранены в персональных настройках.

После делопроизводитель может проверить расположение штампа в документе и при необходимости изменить координаты:

 

Если координаты не заполнены, система предупредит об этом, указав на ошибку.

Особенности отправки исходящего письма по формату 2.6 и ниже

Если же корреспондент использует версию 2.6 или ниже, исходящий документ подписывается в том формате, в котором он был создан, т.е. без преобразования в формат PDF.

После руководителю приходит задание на подпись. Он может подписать документ ЭП или обычной подписью на бумаге. При этом усиленная квалифицированная подпись необязательна. Чаще всего документы, отправляемые по формату 2.6 и ниже, подписываются вручную руководителем. Ответственный за отправку заносит в DirectumRX скан-копию подписанного документа. Здесь система уже не запросит координаты штампов для отправки.

Какой бы формат вы не использовали, перед отправкой контрагенту система DirectumRX проверяет заполнение обязательных реквизитов документа, чтобы избежать ошибок. После выполнения обязательных процедур документ отправляется контрагенту.

После получения корреспондентом пакета документов система автоматически получит квитанцию о доставке документа.

Работа с ошибками

Иногда при отправке документов по каналам МЭДО могут возникать ошибки, например, поступление пакета документов от нового корреспондента, неизвестного системе, поступление пакета с некорректными данными, отсутствие доступа к файлам или даже отсутствие файла. В таких случаях ответственному администратору приходит задание. При этом система покажет всю имеющуюся информацию об ошибке в DirectumRX:

Если пакет МЭДО поступил повторно или при загрузке входящего пакета папка МЭДО была занята, администратор получает уведомление с темой «Ошибка копирования папки».

«А что насчет предупредительных действий?» -  спросите Вы.

При необходимости ответственный администратор может отслеживать состояние документов, принятых
или отправленных по каналам МЭДО. Для этого в системе DirectumRX предусмотрены справочники «Пакеты МЭДО», «Уведомление МЭДО».

Справочник «Пакеты МЭДО» поможет администратору обработать ошибку, возникшую при обмене данными по каналам МЭДО.

В карточке пакета МЭДО администратор сможет выяснить, когда был сформирован пакет, произошла ли обработка входящего документа, удостовериться в отправке корреспонденту исходящего документа и возникали ли ошибки при обработке. Тут же можно узнать общую информацию по пакету, например, где он хранится, дата формирования, вид пакета – исходящий или входящий. Важно, что все данные собраны в одной карточке.

Справочник «Уведомления МЭДО» представляет собой список уведомлений о текущем состоянии работ по документу, например, документ зарегистрирован, по документу назначен исполнитель и т.д. Для администратора будет полезен статус уведомления для анализа ошибок обмена данными по каналам МЭДО.

Полезные отчеты

Но и это еще не все. В решении предусмотрены два отчета:

• для оценки количества документов, поступивших по каналам МЭДО в организацию за выбранный период времени. Данный отчет помогает проанализировать количество входящих/исходящих документов или обращений в разрезе корреспондентов, с учетом и без учета электронной подписи:

Отчет будет также полезен для проведения оценки цифровизации организации, ведь при подписании документов электронной подписью сроки отправки документа минимизируются (не требуется ожидание подписания бумажного документа руководителем и последующее занесение скан-копии подписанного документа), а количество используемой бумаги сокращается.

• для оценки сводной информации о каждом пакете документов. Отчет можно сформировать по параметрам: периодичность, корреспондент и тип пакета. Отчет также будет полезен для поиска конкретного документа, так как раскрывает информацию по основным реквизитам документа.

Что нужно для работы с решением?

• серверная лицензия «Интеграция с МЭДО»;
• система DirectumRX 3.0 и выше;
• модуль «Делопроизводство», если планируется по каналам МЭДО вести деловую переписку;
• решение «Обращения граждан», если планируется передавать данные по обращениям по каналам МЭДО;
• утилита КриптоПро CSP 3.0/4.0 или другое средство криптографической защиты информации, если используется система МЭДО версии 2.7;
• программно-аппаратный комплекс «Сопряжение – Д».

Подведем итоги

Внедрение решения «Интеграция с МЭДО» в государственной организации позволит:

· соблюдать нормативные требования, предъявляемые к обмену по каналам МЭДО через DirectumRX;

· минимизировать материальные затраты и затраты на услуги путем сокращения использования бумажных документов и оплаты за доставку корреспонденции другим участникам МЭДО;

· значительно сократить время передачи документов, тем самым повысить эффективность деловой переписки и работы с обращениями граждан;

· своевременно получать информацию о результатах рассмотрения документов, отправленных в адрес других органов власти — корреспондентов МЭДО.

Ждем ваших комментариев и отзывов!