Практическая алхимия в бизнесе, или рецепт эффективного согласования тендеров

Доброго времени суток, уважаемые читатели. Наверное, каждый из нас когда-либо слышал слова «тендер» или «конкурсная закупка». Если цитировать определение термина из Википедии, то «тендер – это конкурентная форма размещения заказов на поставку товаров, предоставление услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности». И сегодня я хочу обсудить с вами такой важный аспект работы с тендером, как его согласование, а также то, как может помочь с этим бизнес-решение (БР) «Управление тендерами».

При организации проведения тендера важно хорошо понимать, что компании нужно, что она должна получить как результат, а не приблизительно представлять. Тогда результат будет достигнут проще и выгоднее для компании, а значит экономически эффективнее (ведь главной целью проведения тендера является именно экономический эффект). Например, компания хочет приобрести систему электронного документооборота (СЭД), при этом ей нужно, чтобы она удовлетворяла ряду основных условий:

• интеграция с 1С,
• в ней могли работать одновременно 2000 пользователей,
• данные с сервера в головном офисе должны реплицироваться на сервера в филиалах
• интерфейс должен быть выдержан в корпоративных цветах компании.

Но указывает в основных требованиях к тендеру:

• система должна интегрироваться с учетной системой,
• с ней будут работать множество пользователей в разных филиалах.

Опубликовав такие или подобные требования, компания рискует получить решение, лишь формально удовлетворяющее ее.

На мой взгляд, рецептом успешной постановки целей и согласования каждого отдельно взятого тендера  достаточно прост: четкий маршрут согласования тендерных условий(выстроенный и прозрачный процесс согласования) + контроль сроков (инструмент контроля) + знание целей и нужд компании, дляформирования требований тендера (опытные, грамотные сотрудники, способные всесторонне оценить нужды предприятия в целом). Т.к.каждый из ингредиентов достоин внимания, я предлагаю рассмотреть каждый из них подробнее.

1. Выстроенный маршрут согласования тендерных условий. Каждый из нас понимает, насколько это важно: именно несоблюдение маршрута согласования и делает процесс в целом таким сложным, нудным и нелюбимым сотрудниками многих компании.

Как сделать выполнение этого этапа эффективным?Наверное, многие бы ответили: «Выстроить, продумать каждый шаг маршрута, что же еще?». И это утверждение было бы верно, но лишь отчасти. Вернее было бы не только выстроить и продумать каждый шаг, но еще и обеспечить обязательность движения процесса именно по выделенному маршруту, а не с отклонениями от него, кругами или, вообще, в обход, т.к. это, конечно, в большинстве случаев лишь навредит. Как раз с этим вам отлично может помочь наше БР, бизнес-эффектом от внедрения которого как раз является жесткий, но управляемый, выстроенный маршрут согласования, легко, в случае необходимости, поддающийся изменению/масштабированию. Также БР позволяет тендерной комиссии работать одновременно над несколькими тендерами за счет упрощения ведения каждого отдельно взятого тендера, а также обеспечить своевременное ознакомление заинтересованных лиц с протоколами заседаний тендерной комиссии. 

2. Контроль сроков. Время – это деньги, как гласит народная мудрость, а значит несоблюдение сроков – это упущенная выгода для компании. Вряд ли кто-то станет спорить с тем фактом, что с контролем времени лучше справляются механизмы или программы, чем человек. БР «Управление тендерами» позволяет назначить сроки согласования и обеспечить их контроль, что, в конечном счете, приводит к их соблюдению и соблюдению общего плана ведения тендера. А это в конечном счете приводит к общему ускорению процесса согласования.
3. Знание целей и нужд компании. Как вы знаете, четко поставленная цель почти всегда обеспечивает половину успеха. Но важно не только четко понимать, что нужно достичь в результате, но также описать все требования, учесть все нюансы и детали желаемого результата, хорошо себе представлять цели тендера. Ведь без этого можно запросто после длительного тендера получить «немного не то» в лучшем случае или лишь формально выполненный проект, упущенное время и впустую потраченные деньги компании- в худшем. Да, для опытных руководителей в этих словах нет ничего нового, это уже  «в их крови», если можно так выразиться. Но только ли "матерые" сотрудники могут проводить тендеры? Неужели нельзя позволить этим заниматься другим сотрудникам? Почему бы и нет, но опять же опираясь на современные информационные технологии.

Также БР «Управление тендерами» позволяет компании дышать легче также за счет:

• обеспечения гарантированности включения в проект тендера ключевых требований. Иными словами, БР поможет оформить тендер так, чтобы ничего важного для компании не было упущено.
• предоставления шаблонов и заготовок разнообразной тендерной документации (от проекта тендера до протоколов заседаний тендерной комиссии), что сводит к минимуму риск случайных ошибок в оформлении документов, а также риск забыть оформить их.
• обеспечения прозрачности процесса согласования, который в свою очередь обеспечивает постоянную доступность всей документации, всей переписки, ведущейся в рамках тендера; также с ее помощью, высшее руководство может в любой момент получить всю необходимую информацию по тендеру и, в случае необходимости, вмешаться в его ход в интересах компании;
• организации доступной и масштабируемой базы знаний по поставщикам и их предложениям, которую можно использовать в дальнейшем для принятия решений по привлечению к участию в тендере надежных контрагентов;
• организации совместного доступа и работы с документами, а также разграничение доступа к ним сотрудников, что позволит сохранить детали тендера в тайне для всех, кроме непосредственных участников.

Итак, секрет рецепта и все его ингредиенты раскрыты. Я же хочу спросить у вас о вашем опыте проведения тендеров. Как вы организуете и проводите тендеры? Какие трудности возникают у вас и как вы их решаете? Могло бы вам помочь бизнес-решение "Управление тендерами" и что вас удерживает от того, чтобы приобрести его? Словом, любые комментарии приветствуются!