Правила отображения ссылок на документы в проводнике системы DIRECTUM

Доброго времени суток, уважаемые читатели club.directum.ru! Как понятно из названия, статья посвящена правилам и принципам отображения ссылок на документы в проводнике системы DIRECTUM.

 Дело в том, что отображение ссылок на документы периодически вызывает вопросы у пользователей системы, и для того, чтобы облегчить понимание этого вопроса, было решено написать эту статью.

В системе DIRECTUM отображение ссылки документа зависит от:

• стадии жизненного цикла (СЖЦ) документа;
• наличия ЭЦП на версии документа;
• приложения-редактора, которым была создана последняя версия документа.

Влияние стадии жизненного цикла

Начнем мы с влияния СЖЦ на отображение ссылки, но вначале вспомним, зачем же, в принципе, они используются. А нужны они для того, чтобы предоставить пользователю возможность наглядно определить текущий этап работы над документом, не забираясь вглубь его карточки. Т.е. просто глядя на ссылку на документ в проводнике системы, пользователь может определить его СЖЦ.

Итак, вид ссылки на документ зависит от схемы документа, которая содержит блоки каждой конкретной СЖЦ. В блоках же, в свою очередь, описано то, как на этой стадии ссылка на документ должна отображаться. Давайте взглянем на скришот, на котором изображена схема жизненного цикла договорного документа:

Вот так она выглядит. Здесь видно, что текст внутри каждого из блоков (которые отражают  конкретную СЖЦ) выделен произвольным форматированием, которое переносится и на ссылку. Т.е. на СЖЦ «Инициализация» ссылка на документ будет отображаться обычным шрифтом синего цвета, а на стадии «Расторгнут» ссылка будет отображаться нормальным зачеркнутым шрифтом черного цвета. Иными словами, у ссылки на документ можно менять ее цвет, ее стиль (нормальный, курсив, зачеркнутый).

Также СЖЦ может меняться автоматически в процессе прохождения документом этапов типового маршрута. Т.е., например, на этапе подписания Утверждающим ссылка будет нормального шрифта синего цвета, а после подписания перейдет на этап согласования с контрагентом и станет  розового цвета.

Я хочу обратить ваше внимание на то, что СЖЦ может быть столько, сколько нужно для обеспечения полноценного бизнес-процесса, и их название и форматирование может задаваться так, как то будет нужно компании.

Влияние ЭЦП

«Подписанность» документа влияет на иконку документа. Рассмотрим частный случай на примере Word-документа. Иконка неподписанного документа выглядит, как обычная пиктограмма word’овского-документа:

Если документ подписать визирующей подписью, то к пиктограмме добавляется «ключ»:

Если документ подписать утверждающей подписью, то к пиктограмме добавляется «сургутная печать»:

Влияние приложения-редактора

Приложение-редактор, с помощью которого была создана последняя версия документа, также влияет на ссылку. Если последняя версия создана в Word’е, то пиктограмма будет Word’а; если в Excel’е, то Excel’я и т.д. Важно отметить, что пиктограммы приложений берутся из стандартных Windows-библиотек. Т.е. как ссылка на документ выглядит на вашем рабочем столе, также она будет выглядеть и в системе DIRECTUM.

Далее приведу небольшой FAQ по тем вопросам, которые нам чаще всего задают:

Вопрос: Если документ сначала был подписан визирующей подписью, а затем был утвержден, как он будет отражен в проводнике.

Ответ: Иконка документа будет с «сургутной печатью» без «ключа»().

Вопрос: Как отображается жизненный цикл документа, если у него несколько версий?

Ответ: Стадия жизненного цикла документа не зависит от состояния его версий и указывается отдельно в свойствах состояния электронного документа, а внешний вид ссылки  на документ в свою очередь зависит только от стадии жизненного цикла документа.

Вопрос: Как отображается подписанность документа, если у него несколько версий?

Ответ: Если подписана хотя бы одна версия документа, ссылка на документ будет отображаться как подписанная.