«Командировки и авансовые отчеты» – в поездку налегке

18 5

В эпоху цифровизации личное присутствие по-прежнему играет важную роль на переговорах, презентациях и обучениях. Поэтому компании, которые оптимизируют свои бизнес-процессы, переводя их в электронный вид, не торопятся отказываться от отправки своих сотрудников в командировки. По статистике, траты на деловые поездки растут из года в год. Можно ли найти точки улучшения, позволяющие экономить время и ресурсы?

Представляем решение DirectumRX «Командировки и авансовые отчеты», которое переводит весь цикл работ по организации командировок в электронный вид:

  • Модуль «Командировки» позволяет оформлять и согласовывать командировки сотрудников в фоновом режиме, без необходимости личного участия и заполнения бумаг.

  • Модуль «Авансовые отчеты» автоматизирует заполнение отчетов по авансовым расходам, занесение подтверждающих документов в систему и выгрузку комплекта документов для передачи в контролирующие органы.

Таким образом, решение обеспечивает единство и прозрачность процесса.


 

Функциональность решения легко расширить. Например, возможности модуля «Авансовые отчеты» можно использовать для формирования и подписания отчетов по любым авансовым выплатам организации.

Решение работает в веб- и десктоп-клиенте версии DirectumRX 3.2.

Согласование командировки

Организация командировки начинается с оформления заявки. Благодаря решению это занимает не более пары-тройки минут. Сотруднику достаточно создать задачу на согласование поездки и задать ее параметры.

Решение учитывает различные варианты поездок. При необходимости командируемый может:

  • добавить несколько пунктов назначения;

  • указать марку и номер автомобиля, если отправляется в командировку на личном транспорте;

  • создать запрос на покупку билетов или бронирование гостиницы.

На рассмотрение заявка отправляется в пару кликов. А после завершения согласования в системе автоматически формируются сопутствующие документы: приказ о командировке и служебная записка о поездке на личном транспорте. О том, что заявка согласована, ему сообщит система: уведомлением о перечислении командировочных и заданием на ознакомление и подписание приказа.

За три дня до отъезда командируемый получает краткую инструкцию по заполнению авансового отчета. Теперь можно в путь.

Оформление авансового отчета

Сотрудник начинает заполнять авансовый отчет еще в поездке, как только на руках у него оказываются документы, подтверждающие командировочные расходы. Для этого достаточно их сфотографировать или отсканировать и отправить полученные файлы на адрес служебной электронной почты. Электронные билеты можно отправлять без дополнительной обработки. Бумажные экземпляры документов понадобятся при закрытии отчета, поэтому их нужно сохранить.

После возвращения из поездки командируемый не потратит много времени на перенос данных из собранных документов и не ошибется в расчетах. Его ждет практически готовая к отправке на согласование карточка отчета:

  • часть полей заполнена из карточки командировки;
  • отправленные на email документы занесены в систему и связаны с отчетом;
  • данные из чеков с QR-кодом, авиа- и железнодорожных билетов проанализированы сервисами интеллектуального распознавания Ario и перенесены в табличную часть отчета;
  • рассчитаны авансовые расходы и остаток суммы.

Останется только проверить карточку и в случае необходимости дополнить данные.

Чтобы сократить количество правок и этапов проверки итогового документа, сначала на согласование отправляется карточка отчета. Сам документ формируется автоматически, после того как руководитель и бухгалтер проверят правильность ее заполнения. Это экономит время не только командируемого, но и сотрудников, согласующих отчет.

Работы по оформлению авансового отчета заканчиваются, когда подписан сформированный документ и в бухгалтерию предоставлены бумажные оригиналы подтверждающих документов.

 

Выгрузка комплектов документов

Поскольку все документы, связанные с авансовыми расходами, хранятся в системе, предоставить их для проверки в надзорные органы не составляет труда. Достаточно открыть обложку модуля «Авансовые отчеты» и выбрать пункт Выгрузить документы. Можно сформировать комплект документов за нужный период, по нашей организации и сотруднику.

Архив с комплектами документов формируется с учетом требований законодательства и надзорных органов.

Выгрузка документов доступна только в веб-клиенте.

Бизнес-эффект

В результате внедрения решения:

  • сокращаются трудозатраты на оформление командировок, авансовых отчетов и сопутствующих документов;
  • снижается трудоемкость по заполнению отчета по авансовым расходам;
  • сохраняется прозрачность бизнес-процессов на всех этапах;
  • компания значительно экономит на печати и хранении бумажных документов.

***

Подробную информацию о получении решения можно узнать в службе поддержки Directum по тел. +7(3412) 726-706 или e-mail support@directum.ru.

Ждем ваши вопросы и комментарии!

Добрый день! Действительно, очень хорошее решение! Скажите, пожалуйста, предусматриваются ли в модуле "Командировки" другие возможности, помимо оформления и согласования командировок. Например, их отмена и перенос? Если пока нет, то планируется ли их реализация в ближайших версиях? Это было бы очень удобно, т.к. необходимость в отмене и переносе командировок возникает достаточно часто. 

Оксана Бабурина

Светлана, да, действительно хорошее предложение! Еще хотелось бы дополнить, что отмена и перенос в компаниях влекут за собой создание и подписание организационно распорядительных документов.

Было бы здорово, если бы, например, в процесс отмены было включено автоматическое формирование и подписание приказа, отменяющего действующий приказ о начале командировки.

Андрей Шестаков

Оксана, Светлана, всё это планируется реализовать уже в следующей версии решения.

Наталья Кучеренко

Андрей, для крупных компаний с территориально-распределенной структурой актуальны командировки на служебных автомобилях. Параллельно с согласованием командировки специалиста идет согласование выделения служебного транспорта и согласование командировки для водителя. Есть в планах реализовать в техническом решении такие ситуации?

Наталья Кучеренко: обновлено 31.01.2020 в 21:05
Андрей Шестаков

Наталья, спасибо за идею! Пока не планировали, рассмотрим для новых версий.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий