Организация эффективной договорной работы на базе системы DIRECTUM

Договорная работа является основой ведения бизнеса любой организации. От того, насколько эффективно она организована, во многом зависит конкурентоспособность и имидж организации.

При неэффективной организации работы с договорами возникают следующие типовые сложности:

• потеря документов в процессе согласования и хранения;
• затягивание сроков согласования договорных документов;
• нарушение сроков и этапов исполнения договоров.

Все это может привести не только к потере выгодных контрактов, снижению репутации, но и, как следствие, к сокращению прибыли организации.

Как правило, договор содержит ряд приложений и сопутствующих документов: акты, дополнительные соглашения, спецификации и т.д. Поэтому также важно отслеживать процесс согласования и исполнения указанных договорных документов.

Для выполнения всего цикла работы с договором: создание проекта договора, его согласование, визирование, регистрация, контроль выполнения обязательств по этапам договора, удобно использовать систему DIRECTUM и ее модуль «Управление договорами».

Согласование и утверждение договорных документов

Система DIRECTUM организует удобную работу как с различными видами договоров (договора купли-продажи, аренды, оказания услуг, поставки МЦ и др.), так и с сопутствующими договорными документами (протоколы разногласий, акты, спецификации, дополнительные соглашения и др.).

Сотрудник, отвечающий за договорную работу, создает проект договора сразу в системе DIRECTUM на основе готового шаблона (список шаблонов настраивается). Это значительно сокращает время на создание документа, а также позволяет избежать двойного ввода информации, поскольку данные вносятся в карточку документа, а затем автоматически переносятся в его текст (включая и данные из связанных справочников, например, реквизиты контрагента, ФИО руководителя и так далее).

В случае поступления договора от другой организации (входящий договор), документ после регистрации сканируется и заносится в систему. Если не обходимо, то дополнительно можно произвести и распознавание текста документа.

На каждый документ в системе DIRECTUM назначаются права доступа (в том числе, можно настроить автоматически права доступа на договорные документы ответственным сотрудникам), что позволяет предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.

Модуль "Управление договорами" обеспечивает не только регистрацию всех договорных документов, но и позволяет настроить схему согласования и утверждения договорных документов. Для каждого договора определяется его категория, например, Договора поставки, Хозяйственные договора, Договора на услуги и так далее. В зависимости от категории договора определяется список согласующих и порядок согласования договорных документов. Категория договора указывается в карточке договора при его регистрации ответственным сотрудником.

Согласование договора является очень важным процессом, в котором необходимо учитывать порядок, качество и сроки согласования. Использование модуля "Управление договорами" системы DIRECTUM позволяет соблюдать эти условия. На согласование договор направляется вложением в задачу системы DIRECTUM с использованием специально разработанного жесткого типового маршрута. Данный маршрут входит в типовую поставку модуля "Управление договорами", а так же благодаря развитым возможностям workflow системы DIRECTUM, его легко можно настроить силами бизнес-аналитика организации под ее специфику.

Сотруднику, инициирующему проект договора, остается только стартовать задачу по типовому маршруту, а дальше маршрут, заложенные в модуле "Управление договорами", обеспечит, чтобы и договор пришел на согласование всем согласующим в правильном порядке и в заданные сроки, а по окончании согласования - и к утверждающему сотруднику для подписания и утверждения договора внутри организации. Кроме того, маршрут поддерживает различные ветвления, что позволяет возвращать договор инициатору на доработку, если есть замечания, и определять маршрут утверждения договора в зависимости от различных параметров (например, сумм, сроков, контрагента и т.д.).

Сотрудник, инициировавший процесс согласования, в любой момент может посмотреть в графическом виде, на каком этапе согласования находится документ. Серым цветом на схеме выделяются уже пройденные этапы, зеленым - этапы, на которых находится процесс в настоящий момент.

В процессе согласования, согласующие подписывают документ согласующей электронной цифровой подписью, которая подтверждает авторство подписи и, а также защищает текст договора от дальнейших изменений. По итогам согласования, утверждающий (Генеральный директор, например) подписывает документ утверждающей электронной цифровой подписью, что обеспечивает документу юридическую значимость внутри организации.

Если в ходе рассмотрения входящего договора возникают разногласия, то они фиксируются согласующими сотрудниками в тексте своих заданий. Далее ответственный сотрудник создает протокол разногласий и согласовывает его.

Утвержденный и подписанный договор регистрируется в модуле "Управление договорами". Модуль "Управление договорами" позволяет вести регистрацию и учет договоров в нескольких разрезах и с настраиваемым порядком присвоения номера.

После отправки договора контрагенту модуль позволяет отслеживать своевременное возвращение нашего экземпляра договора. На согласование (подписание) контрагенту отсылается бумажная версия договора, с нанесенным штрих-кодом (его можно встроить в шаблон документа). Когда документ возвращается в организацию, то секретарю нужно только положить бумажный документ в потоковый сканер. После этого системой DIRECTUM  будут выполнены автоматически следующие действия: перевод документа в цифровой формат, склеивание изображений отдельных страниц документа в отдельный документ, занесение документа в DIRECTUM, преобразование в подходящий формат (например, в PDF), связывание документа с нужным документом DIRECTUM (занесение в виде новой версии), а также продолжение выполнения типового маршрута согласования (или отправка договора по новому маршруту).

Контроль исполнения обязательств по договору

В ходе выполнения обязательств по договору появляется ряд сопутствующих договорных документов: акты, графики, дополнительные соглашения, сметы, спецификации и т.д. Чтобы эти документы не хранились разрозненно, система DIRECTUM позволяет связывать их между собой. Согласование договорных документов, появляющихся в ходе выполнения договора, проходит аналогично согласованию основного договора (возможно, по своим типовым маршрутам).

В карточке договора есть возможность определения и задания этапов исполнения договора с указанием дат начала и завершения этапа договора. Это позволяет отслеживать сроки действия этапа договора и обеспечить его выполнение.

В процессе согласования договора, а так же и в ходе исполнения работ по договору ведется переписка или осуществляется общение с контрагентом. Так, взаимодействие базовых модулей системы DIRECTUM с модулем «Управление взаимодействием с клиентами» позволяет фиксировать все проведенные контакты, и в дальнейшем, анализируя занесенную информацию, принимать правильные решения. Помимо этого, возможность создавать напоминания ответственным исполнителям позволяет планировать следующие контакты с контрагентами, а также контролировать выполнение обязательств по договору.

Готовый набор коннекторов системы DIRECTUM к ERP-системам (SAP R/3, Microsoft Dynamics AX, 1C: Предприятие 8.x, Галактика и т.д.) позволяет обеспечить интеграцию систем в организации. Такая интеграция позволяет обеспечить не только синхронизацию справочников (например, Контрагенты), но и после согласования и утверждения текста договора в системе DIRECTUM отправить его в учетную систему с автоматическим созданием в ней записи договора. Это позволяет избежать двойного ввода данных, а также дает возможность быстро просмотреть текст договора, хранящегося в DIRECTUM, из учетной системы. Кроме того, данные, занесенные в учетную систему, можно использовать при контроле исполнения договора. А так же обеспечить синхронизацию данных для ведения единого реестра договоров.

Кроме того, в DIRECTUM можно проводить согласование платежей по договору с автоматическим занесением информации в учетную систему. Для этого в системе DIRECTUM создается задача с вложением заявки на оплату и отправляется на согласование заинтересованным сотрудникам. Такая организация процесса позволяет ускорить согласование и снизить трудоемкость внесения данных в учетную систему, поскольку данные можно будет заносить непосредственно из системы DIRECTUM.

Таким образом, система DIRECTUM позволяет организации построить эффективную работу с договорными документами за счет:

• сокращения трудоемкости на создание, согласование и регистрацию договорных документов;
• ускорения процесса согласования документов в электронном виде с обеспечением значимости за счет использования Электронной цифровой подписи;
• уменьшения времени на поиск документов, в том числе и быстрого доступа к текстам документов из учетной системы;
• повышения контроля над процессом согласования документов и исполнительской дисциплины;
• обеспечения режима конфиденциальности доступа к документам.