Как оценить использование системы DIRECTUM на предприятии?

После внедрения DIRECTUM на предприятии, у руководства могут возникнуть закономерные вопросы, касающиеся использования системы. Работают ли пользователи в системе или продолжают работать с бумагой? Насколько широко используются возможности новой системы? Как быстро растут справочники? Как обстоит дело с задачами и заданиями?

Та же информация интересует и наших специалистов отдела внедрения. Поэтому был разработан ряд показателей эффективности, позволяющих контролировать рост данных в системе и оценивать масштабы ее использования.

Разработанные показатели можно разбить на несколько категорий:

• показатели, оценивающие работу пользователей в системе;
• показатели, оценивающие работу с задачами и заданиями;
• показатели, оценивающие работу с документами;
• показатели, оценивающие работу со справочниками.

Показатели, оценивающие работу пользователей в системе

Для оценки работы пользователей системы используется ПЭ «Достижение планового значения количества автоматизированных пользователей». Ведется в разрезе подразделений. Рассчитывается как отношение количества активных пользователей (тех, кто хотя бы раз за период расчета изменял задачи, документы или записи справочников) к общему числу пользователей.

Показатели, оценивающие работу с задачами и заданиями

Чтобы оценить работу пользователей с ЗЗУ, разработаны следующие показатели:

• наличие положительной динамики запуска задач по жестким типовым маршрутам;
• наличие положительной динамики выполнения задач по жестким типовым маршрутам;
• количество стартованных задач по жестким типовым маршрутам.

Все три показателя ведутся в разрезе Типового маршрута, Подразделения, Группы пользователей и Нашей организации. Первые два показателя добавлены на один виджет для более удобного анализа полученных данных. Они показывают динамику роста количества запущенных и выполненных задач соответственно.

Третий показатель отражает количество запущенных за период расчета задач.

Показатели, оценивающие работу с документами

Для оценки работы пользователей с документами, разработан показатель с нарастающим итогом, ведущийся в разрезе Вида электронного документа и Подразделения. 

Показатели, оценивающие работу со справочниками

Оценить работу со справочниками тоже можно при помощи специальных показателей. Их можно разделить на два вида: показатели, которые считают количество созданных записей за период и показатели с нарастающим итогом, отражающие динамику роста количества новых записей справочника. 

Например, можно оценить как растет справочник поручений.

В перспективе список рассчитываемых показателей планируется расширить. А по каким критериям Вы бы оценили использование системы?