Новое решение для Directum RX – автоматическое сравнение документов

20 10

Какие задачи решает?

Представим типичную ситуацию: поставщик прислал договор после согласования на своей стороне, а изменения не выделил. Как проверить, не изменились ли условия сделки? Необходимо вычитать и сравнить два документа. Задача выглядит просто, но работа, которая за ней стоит, муторная и кропотливая. К тому же, нельзя исключать человеческий фактор.

Или, например, на очередной круг согласования пришел проект плана закупок. Руководитель отдела хочет увидеть, что его замечания отработаны подчиненным, но на чтение всего текста уйдет много времени. Как быстро выявить только измененный текст?

И это лишь часть ситуаций, когда вместо основных задач сотрудникам приходится заниматься хоть и важной, но монотонной работой. Наверняка, у вас есть свои кейсы, из которых хочется исключить скрупулезный поиск изменений по всему документу. Как это сделать – читайте далее в статье.

 

Как выглядит?

Сотрудник запускает сравнение из карточки документа.

Сравнить можно две версии документа из системы, а также версию документа с файлом на компьютере. Система выполняет задачу в фоновом режиме или онлайн.

Онлайн-сравнение доступно для документов с текстовым слоем, размер которых не превышает установленного администратором. В этом случае отчет с результатами сравнения формируется сразу же после нажатия на кнопку. Сформированный PDF-файл наглядно показывает отличия версий. В зависимости от типа правки (добавление, изменение, удаление) текст выделяется зеленым, желтым или красным цветом соответственно. А в примечании высвечиваются детали изменений.


Отчет показывает только значимые изменения. Сотруднику не придется отвлекаться на случайно добавленный контрагентом пробел или измененный регистр букв.

Если в версиях отсутствует текстовый слой, например, в скан-копиях, или необходимо сравнить документы большого размера, сравнение выполняется в фоновом режиме. Так процесс не блокирует работу в системе, и сотрудник может пока переключиться на другие задачи. Тем временем документы без текстового слоя отправляются сервису Ario – Directum TextExtractor Service. По заданному расписанию решение сравнивает документы и отправляет уведомление с результатами, из которого также можно сформировать отчет.

 

Схема работы решения

Решение работает в веб-клиенте Directum RX. Алгоритм работы с настройками по умолчанию представлен на схеме.

 

Преимущества работы с решением

  • Снижается трудоемкость сверки документов. Сотрудникам больше не придется тратить часы на ручное сравнение двух версий важного договора.
  • Уменьшается вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Усталость или невнимательность сотрудников не повлекут за собой внесение в документ несогласованных правок.
  • Возможно сравнение любых типов документов.

* * *

За подробной информацией о решении обращайтесь в службу поддержки Directum RX по тел. +7 (3412) 72-67-06 или e-mail support@directum.ru.

Ждем ваши вопросы и комментарии!

Евгения Жвакина

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, а решение может сравнивать версии, созданные в различных приложениях-редакторах? Ведь часто бывает так, что необходимо сравнить согласованную версию, т.е. созданную в Word и подписанную, т.е. отсканированную в PDF. 

Павел Кутявин

Здравствуйте! Очень интересное и полезное решение. Появился один небольшой вопрос. В тексте сказано:
"Отчет показывает только значимые изменения. Сотруднику не придется отвлекаться на случайно добавленный контрагентом пробел или измененный регистр букв".
Хотелось бы понять - есть ли возможность всё-таки показывать и такие мелкие изменения? Зачастую, при внутреннем согласовании, пользователи случайно могут внести такие изменения, после чего документ отправится заказчику с этими ошибками, что не очень красиво по отношению к нему. Показ мелких изменений мог бы помочь в таких ситуациях.

Василий Лукин

Евгения, согласно приведенной выше схемы работы решения, версия документа в формате отличном от PDF, а в вашем кейсе это .DOC или .DOCX, перед сравнением будет преобразована в формат .PDF. То есть вне зависимости от размера исходного файла и наличия в нем текстового слоя, в конечном итоге будут сравниваться два файла формата PDF.

Мария Калабина

Очень полезное и нужное решение, однако есть некоторые вопросы:

1.Было ли протестировано данное решение на других форматах , кроме как .DOC или .DOCX, меня в большей степени интересует формат ODT. Если нет, то планируется ли развитие решения по сравнению версий в данном формате? Для органов государственной власти работа с .DOC или .DOCX уже сходит на нет, поскольку они переходят на СПО, и такие текстовые редакторы как OpenOfiice libreoffice становятся актуальными уже сейчас.

2. Как долго обрабатывается документ в фоновом процессе если весит более 500 Кб.? Если скажем документ действительно очень большой по объему, до нескольких сотен страниц, то может занять целый день? Или все же сть рамки обработки документа? 

 

Ксения Иванова

Отличное и долгожданное решение! Сотрудники договорных отделов и юристы точно порадуются!
Есть пара вопросов:
1. Правильно ли я поняла, что в соответствии с приведенной схемой, можно сравнивать не только текстовые документы, но и изображения? Это было бы очень полезной фишкой для проектно-сметной документации, где согласуются чертежи и схемы.
2. "Отчет показывает только значимые изменения. Сотруднику не придется отвлекаться на случайно добавленный контрагентом пробел или измененный регистр букв". Является ли это настройка гибкой? т.е. могу ли я указать, какие изменения будут значимыми? например, изменения окончаний или в зависимости от раздела текста (например, изменения условий договора важны, а вот изменения в первом, общем разделе не так существенны)

Василий Лукин

Мария, могу ответить по крайней мере на первый вопрос. Согласно документации Ario 1.7: 

Directum TextExtractor Service – извлекает текст из изображений (jpg, jpeg, png, bmp, gif, tif, tiff, pdf без текстового слоя) и текстовых документов (doc, docx, dot, dotx, rtf, odt, ott, txt, xls, xlsx, ods, pdf). А также делит файл на несколько документов, конвертирует документы в формат pdf с текстовым слоем для поиска по тексту документов и определяет местоположение печатей.

Другими словами, кейс с .ODT вполне закрывает.

Какие изменения в документе относятся к значимым, а какие к мелким?

Мария, очевидно, что скорость сравнения будет зависеть от многих факторов: технических характеристик оборудования, текущей нагрузки на сервер/сервис, выбранного режима сравнения и проч. Также скорость получения результата будет зависеть от расписания запуска "Агента сравнения", длины очереди...
Имел опыт сравнения версий документа (37 страниц А4 - текст, таблицы) в онлайн-режиме: первая DOC 680 кБ и вторая скан PDF 21 Мб. Заняло около 9 минут - опять-таки повторю, что это зависит от многих факторов.

Екатерина, в документации разработчиком указаны только: "В отчете не отображаются добавленные/удаленные пробелы и измененный регистр букв". Допускаю, что также могут считаться "мелкими" изменения в шрифтах.
Очевидно, что значимым будет являться любое изменение текстового содержимого (набора букв), т.к. основная цель проведения сверки документов (версий) - это быстрое выявление отклонений от исходного варианта текста.

Константин Красноперов: обновлено 07.05.2020 в 20:02

Евгения, добрый день. Да, решение может сравнивать редактируемые и не редактируемые форматы (например word-word. word-pdf, pdf-pdf)

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий