Командировки и авансовые отчеты 1.0 в Directum RX: гибкость и интеллект

Оформление командировки

В задаче на создание командировки данные о поездке скомпонованы по смысловым блокам. Теперь сведения о маршруте и плановых расходах заполняются на соответствующих закладках.

Появилась возможность указывать даты прибытия и отъезда по конкретным населенным пунктам.

Это делает процесс прозрачным и позволяет точно рассчитать затраты, если командировка предусматривает несколько точек назначения. Суточные и расходы на проживание добавляются автоматически, остается только заполнить предполагаемую сумму расходов на проживание.

Если запланированы другие расходы, например, покупка авиабилетов, их можно добавить вручную. В базовой поставке учтены типы расходов, которые используются чаще всего, например, проезд или авиаперелет.

При добавлении расхода решение показывает, какую максимальную сумму сотрудник может на него потратить. Если лимит по расходу превышен, появляется подсветка, которая обратит на это внимание согласующих. Из согласования командировки исключена регистрация приказов. Теперь номер присваивается приказам автоматически, что ускоряет процесс.

Лимиты расходов настраиваются администратором системы и могут быть установлены для подразделений, должностей, конкретных сотрудников, населенных пунктов или стран, в которые планируется командировка.

Изменение и отзыв из командировки

Командируемый сотрудник может изменить параметры командировки на любом подготовительном этапе. Это может понадобиться, если перенеслась дата встречи или поменялся город, в который он отправляется.

Если сотрудник, находящийся в командировке, срочно потребовался для более приоритетных работ, руководитель может отозвать его из поездки раньше запланированного срока. Например, если необходимо присутствие сотрудника на важном проекте, а он находится на конференции.

Во всех случаях автоматически формируются приказы, соответствующие требованиям Трудового кодекса, что исключает путаницу в документах. Достаточно указать причину изменения или отзыва, и она добавится в приказ.

Заявки на аванс и авансовые отчеты

Сотрудники могут запрашивать денежные средства не только для командировок, но и для других нужд компании. Например, для приобретения подарков. Теперь в решении есть возможность оформить заявку на получение аванса.

При оформлении авансового отчета доступно два варианта его заполнения:

• заполнение вручную, при котором можно автоматизировать занесение документов в Directum RX с помощью службы ввода документов. Сотруднику достаточно отправить фотографии или скан-копии на служебный ящик, и они привяжутся к авансовому отчету. Это облегчит поиск документов, связанных с ним;
• автоматическое заполнение. Возможно при наличии решения «Распознавание отчетных документов», которое распознает подтверждающие документы и заполняет отчет данными.

При интеллектуальной обработке вся необходимая для согласования информация подтягивается по двум кликам. Достаточно проверить корректность автоматически заполненных данных.

Если какие-то расходы совершены в иностранной валюте, решение рассчитывает сумму в рублях по курсу на дату совершения оплаты. Актуальные курсы валют в Directum RX с сайта Центрального банка Российской Федерации загружаются в фоновом режиме.

* * *

Сосредоточьтесь на эффективных встречах, всю организационную и отчетную работу решение «Командировки и авансовые отчеты» возьмет на себя!

За подробной информацией о решении обращайтесь в службу поддержки Directum RX по тел. +7 (3412) 72-67-06 или e-mail support@directum.ru.

Ждем ваши вопросы и комментарии!