Легкая обработка первичных учетных документов с новым решением для Directum RX
Каждый день в некоторых организациях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Чтобы подтвердить законность проведенных операций перед налоговой инспекцией, оформляются первичные учетные документы. Они являются фундаментом бухгалтерского учета организации. Обработка одного комплекта первичной документации опытным бухгалтером занимает не более 10 минут. Однако, учитывая объемы первички, такая несложная операция «съедает» большую часть рабочего времени.
«Цифровая бухгалтерия: обработка первичных документов от поставщиков» автоматизирует процесс занесения и обработки первичных документов по поступающим товарно-материальным ценностям в учетную систему предприятия:
- ввод и распознавание комплекта документов;
- проверка корректности заполнения документов контрагентом (реквизиты сторон);
- распознавание и сопоставление номенклатуры с ценами и позициями заказа в ERP-системе;
- математические проверки, например, правильность указания цен и расчет сумм с и без НДС, итоговых сумм;
- подбор типовой хозяйственной операции (ТХО).
Поступление комплекта документов
Поступившие от поставщика документы должны попасть на обработку интеллектуальными сервисами Directum Ario. Достаточно отсканировать бумажные документы в назначенную папку или переслать электронное письмо со скан-копиями на специальный адрес.
Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект документов и импортирует в Directum RX.
Интеллектуальная обработка
Сервисы Ario извлекают данные из импортированных документов и структурируют информацию:
- проверяют комплектность, наличие обязательных реквизитов и правильность их заполнения. Это позволяет выявить ошибки и внести необходимые корректировки еще на начальном этапе обработки;
- разбивают комплект на отдельные документы и классифицируют их по типам. Не нужно вручную заносить каждый документ и определять его назначение;
- извлекают реквизиты договора и заказа. Это позволяет связывать поставку с заявкой и более точно сопоставлять номенклатуру, подбирая в учетной системе необходимые данные с учетом фильтров;
- определяют типовые хозяйственные операции (ТХО), обучаясь на исторических данных по документам из ERP-системы.
На основе извлеченной и структурированной информации, используя исторические данные и нечеткий поиск, решение распознает и сопоставляет номенклатуру из первичного документа с ценами и позициями заказа в ERP-системе. А автоматическая проверка математических операций контролирует правильность арифметических расчетов.
Верификация документов
После обработки в системе формируется задача на верификацию комплекта. Бухгалтер проверяет и при необходимости корректирует извлеченные данные. Решение упрощает эту задачу, информируя о полях, в которых выявляются расхождения при сопоставлении или обнаруживаются ошибки в расчетах.
Синхронизация данных между Directum RX и ERP-системой
После верификации комплекта документов нужно оприходовать товары и сформировать бухгалтерские проводки. При этом не надо переключаться с ERP-системы на Directum RX, чтобы перенести данные и выполнить необходимые действия. Оприходование товаров и проводка документов оформляются традиционно, в ERP-системе, а информация об их оформлении синхронизируется в Directum RX.
Решение предполагает тесную интеграцию с ERP-системами с помощью Web API, построенного на шаблоне интеграционного решения Web API Directum RX. Это позволяет автоматически формировать документы в учетной системе на основании ранее верифицированных данных.
Directum RX контролирует процесс обработки, отслеживая события в ERP-системе: создание новых и изменение существующих заказов, оприходование товаров, формирование проводок. На основе этих событий в Directum RX формируются задания для кладовщика и бухгалтера. Они выполняются в системе автоматически при выполнении соответствующих действий в ERP-системе. Благодаря этому кладовщик может продолжать работать в привычном ему интерфейсе ERP, а в системе Directum RX будет отслеживаться процесс оприходования.
Хранение данных
После формирования бухгалтерских проводок карточка документа с номенклатурой преобразуется к стандартным типам документов системы (накладная или универсальный передаточный документ). Все документы комплекта доступны в финансовом архиве Directum RX, а обращаться к ним можно по ссылкам из ERP-системы. Централизованное хранение в цифровом архиве уменьшает риски потерь. Кроме того, помогает быстро находить и выгружать необходимые данные при подготовке к налоговым и аудиторским проверкам.
Бизнес-эффект
С использованием решения:
- сокращается время на обработку первичных учетных документов;
- снижается вероятность ошибок при проверке документов за счет автоматической сверки документов с заказом в ERP-системе и проверке арифметических расчетов;
- обеспечивается прозрачность процесса обработки с момента получения документов от поставщика до оформления проводки в ERP-системе и передачи на хранение в электронном виде;
- минимизируется риск потери учетных документов. Все документы хранятся в цифровом виде, их можно быстро найти и выгрузить из системы.
***
Подробную информацию о решении можно узнать в службе поддержки Directum по тел. +7(3412)72-67-06 или по электронной почте support@directum.ru.
Ждем ваши вопросы, комментарии и предложения!
Здравствуйте. При использовании аббревиатур было бы неплохо сначала указывать расшировку (на картинке схемы интеллектуальной обработки аббревиатура ТХО - для не-бухгалтеров не совсем очевидно).
Также есть опечатка в 3-ем абзаце раздела "Синхронизация данных между Directum RX и ERP-системой" - там EPR система вместо ERP.
Милана, здравствуйте!
1. Аббревиатура была расшифрована в маркированном списке, предваряющем схему. Вероятно, не совсем очевидно, поэтому добавили в последнем пункте в скобках аббревиатуру. На схеме не добавляем, чтобы верстка не поехала.
2. Опечатку в слове "ERP-система" исправили.
Спасибо за внимательность!
Коллеги, добрый день. Поправьте, пожалуйста, еще опечатки на первом рисунке, в 2 местах указано EPR вместо ERP
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий