Согласование с уменьшающимся кругом или как быстрее согласовать документ в Directum RX

11 2

Случалось ли вам при небольших разногласиях в тексте или оформлении документа с одним согласующим заново отправлять документ всем участникам? Согласитесь, если изменения совсем небольшие, то это может сильно затянуть согласование.

Решением может стать согласование с уменьшающимся кругом согласующих. В этом случае после доработки документа задания на повторное согласование отправляются не всем согласующим. Например, только тем, у кого есть замечания к документу. Это позволяет сократить время согласования, ведь не нужно повторно проводить документ через всех согласующих.

Сделаем оговорку, что не все внутренние регламенты согласования документов допускают уменьшение круга согласующих. Например, в положении о договорной работе организации может быть зафиксировано, что договоры после доработки должны согласовываться со всеми участниками согласования. Это необходимо учитывать при организации работы в СЭД.

В Directum RX возможность уменьшить круг согласующих доступна при согласовании по регламенту и при свободном согласовании. Давайте посмотрим, как быстрее согласовать документ на примере согласования по регламенту.

Первым делом – настройка правила согласования

Чтобы при согласовании по регламенту можно было уменьшать круг согласующих, администратору нужно настроить правило согласования. Для этого необходимо установить в карточке правила флажок Разрешить согласование с уменьшающимся кругом.

Если создается новое правило, то флажок уже установлен по умолчанию. Например, создадим новое правило для согласования заявок и служебных записок, в дальнейшем оно понадобится при рассмотрении примера:

Если вы хотите разрешить согласование с уменьшающимся кругом в правиле, по которому уже есть задачи в работе, то нужно создать новую версию правила. О задачах, которые стартованы по прошлой версии правила, переживать не стоит, они продолжатся без учета изменений. А в задачах, отправленных по новой версии правила, уже доступно согласование с уменьшающимся кругом.

Что ж, наше правило готово, перейдем к согласованию.

Ускоряем согласование по регламенту

Предположим, менеджер по работе с персоналом подготовил заявку на прохождение сотрудниками компании курсов повышения квалификации. Заявку нужно согласовать с непосредственным руководителем менеджера, бухгалтером и руководителями подразделений, чьи сотрудники направляются на обучение.

Создадим задачу на согласование по регламенту. В поле *Регламент подставится правило согласования заявок и служебных записок, в котором разрешено согласование с уменьшающимся кругом. Далее все как обычно: указываем дополнительных согласующих, заполняем текст задачи:

Убедимся, что правило согласования нам подходит, все исполнители и сроки указаны верно:

Все в порядке, отправляем задачу на согласование документа.

Допустим, на первом круге заявку согласовали все, кроме руководителя отдела маркетинга. Один из его подчиненных не сможет пройти обучение в установленные сроки. В результате придет задание на доработку документа, в рамках которого нужно убрать одного сотрудника из заявки и поправить сумму, которая выделяется на обучение.

Создадим новую версию документа, внесем необходимые изменения в текст и приступим к самому интересному.

Из шести согласующих на доработку документ отправил только один. При этом изменения, которые внесены в документ по его замечаниям, не затрагивают интересы большинства других согласующих. Выходит, им нет смысла заново смотреть документ.

Кому же стоит отправить документ на повторное согласование? Безусловно, сотруднику, который отправил документ на доработку. Также, раз мы поменяли сумму в заявке, повторное задание на согласование нужно отправить бухгалтеру. Документ стоит посмотреть и непосредственному руководителю, чтобы он был в курсе изменений.

Воспользуемся параметрами согласования, которые находятся в карточке задания на доработку и открываются по кнопке:

Для руководителя отдела маркетинга, который вернул документ на доработку, в табличной части доступно только действие Отправить на согласование. Таким образом, ему в любом случае придет повторное задание, нам ничего менять не нужно.

Для сотрудников, которые уже согласовали документ, в табличной части в колонке *Действие установлено значение Отправить уведомление. Это значит, что задания они не получат, но система оповестит их о повторном согласовании. При необходимости мы можем ничего им не отправлять.

Обратите внимание, что непосредственного руководителя в списке согласующих нет. Тем не менее, если в правиле согласования есть этап согласования с руководителем инициатора, то он всегда получает повторное задание на согласование.

Как видите, система сделала практически все, что нужно. А нам осталось только настроить отправку задания бухгалтеру. Все, что для этого надо сделать – напротив его имени в колонке *Действие установить значение Отправить на согласование.

Кстати, если в правиле есть этап согласования с дополнительными согласующими, то при необходимости в области параметров согласования можно добавить и нового согласующего.

Параметры согласования настроены, теперь можно выполнить задание на доработку. В результате повторное задание на согласование придет только сотрудникам, которым важны изменения в документе. Остальные согласующие получат уведомления. Таким образом, на следующем круге согласования будет меньше участников, а значит и документ согласуется быстрее.

А что насчет свободного согласования?

При свободном согласовании возможность сократить круг согласующих есть всегда, дополнительно ничего настраивать не нужно. После доработки документа инициатор согласования сможет отправить сотрудникам, которые уже согласовали документ, уведомление, повторное задание или ничего не отправлять. Также можно добавить и нового согласующего.

Подведем итог

Выделим плюсы согласования с уменьшающимся кругом:

http://club.directum.ru/qa/attach/d25fd095-f915-460e-bda9-401d16d85252.png

 

 

 

для инициатора согласования – это возможность ускорить согласование, причем система сама определит, кому на следующем круге отправить задание, а кому уведомление. При необходимости инициатор сможет скорректировать список согласующих и отправить повторное задание всем сотрудникам, которым важны изменения в документе;

 

http://club.directum.ru/qa/attach/d25fd095-f915-460e-bda9-401d16d85252.png

 

 

 

для согласующих – это отсутствие повторных заданий по согласованным документам, в которых есть незначительные изменения. Также при необходимости согласующие получат уведомления об отправке документа на повторное согласование и будут в курсе текущего состояния работ по документу;

 

http://club.directum.ru/qa/attach/d25fd095-f915-460e-bda9-401d16d85252.png

 

 

для всех сотрудников компании – это ускорение и упрощение согласования документов.

 

 

Аскар Завьялов

Вопрос: если на повторное согласование будет отправлено задание только тем, кто дал замечания по документу, то как будет выглядеть лист согласования - половина согласовали одну версию, а вторая половина другую? Кому верить?

Аскар, да, в листе согласования будет отображаться, кто какую версию согласовал.

Но ведь если в организации решили разрешить возможность использования уменьшающегося круга с целью ускорения согласования некоторых типов документов, то следует принять и эту особенность в отображении Листа согласования.

При этом система запрещает не отправлять на согласование тому, кто отправлял на доработку, поэтому в Листе согласования в итоге будет представлен полный список лиц согласно регламенту.

Также по умолчанию, ранее согласовавшие получат уведомления о следующем круге согласования документа, и при необходимости смогут повлиять на процесс.

Конечно, не для всех типов документов может быть применима данная настройка, но на проектах ее успешное использование встречала довольно часто.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий