Интеграция бизнес-решения "Проектный документооборот" и MS Project

Передо мной стояла задача изучить бизнес-решение «Проектный документооборот» и возможности интеграции с одним из очень популярных продуктов для управления проектами MS Project. То, что эта задача актуальная, говорят поднимаемые на форуме аналогичные темы. Результаты моего изучения я представляю сегодня вам.

Возможности интеграции с MSProject

В первую очередь хотел бы обратить внимание на возможности интеграции, которая входит в стандартную поставку DIRECTUM. Как  MS Project, так и другие продукты Microsoft получают дополнительный пункт меню от DIRECTUM. С помощью его пунктов можно, например, сохранить файл проекта как новую версию, посмотреть историю. Есть и дополнительные возможности специальные для MS Project на рисунке они в рамке.

Подробнее об этих возможностях:

●    Для удобства планирования в MS Project обычно указывают фамилии конкретных участников проекта (ресурсов). Можно, конечно, эту информацию занести вручную. Используя интеграцию DIRECTUM и MS Project, можно упростить этот процесс путем импорта ресурсов проекта из системы DIRECTUM и сэкономить время. Также использование этой функции в последующем позволит отправлять задачи исполнителям непосредственно из проектного документа.

●    Для повышения эффективности работы команды проекта предусмотрена возможность отправлять задания и уведомления исполнителям по выбранным этапам из документа MS Project. Используя данную функцию, руководитель проекта сокращает время на взаимодействия внутри команды проекта (выдача заданий, донесение информации до участников проекта). При этом автоматически заполнится маршрут задачи, в поле переписки задачи будет отображаться текст, содержащий информацию об этапе проекта, в область вложений задачи будет помещена ссылка на документ MS Project.

●    Если по этапам проекта создавали задачи, то в дальнейшем есть возможность автоматически отражать факт выполнения этапа, если задача в системе выполнена (это отражение делается при выборе пункта меню «Заполнить факт по задаче»).

Также есть возможность хранения ссылок на задачи в документе MS Project. В случае необходимости поиска задач, отправленных по этапу проекта, или проведения анализа по результатам выполненных работ при завершении проекта, руководителю проекта достаточно кликнуть по гиперссылкам – в системе DIRECTUM будут найдены все задачи, отправленные по выбранным этапам проекта.

Возможности бизнес-решения Проектный документооборот

Теперь рассмотрим, что дает бизнес-решение «Проектный документооборот». Это решение позволяет автоматизировать работу руководителя проекта с документами по проекту, обеспечить взаимодействие участников проекта, управлять рисками и контролировать работу над проектом. Среди решаемых бизнес-задач можно выделить:

• соблюдение и контроль процедур управления проектами;
• работа с планом проекта;
• управление рисками проекта;
• контроль качества и эффективности управления проектом;
• создание архива документов по проекту;
• обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта;
• накопление базы корпоративных знаний в части управления проектами.

Таким образом, бизнес-решение позволяет перейти на новый уровень управления проектами – когда происходит правильное управление всеми проектами, которые ведет организация. Подробнее смотрите описание на сайте.

Пожелания и развитие

В процессе изучения у меня появились некоторые пожелания по развитию бизнес-решения и интеграции с MS Project, которые вытекают из пожеланий пользователей и опыта опрошенных мною специалистов:

●    Если рассматривать процесс работы над проектом с точки зрения руководителя проекта, в первую очередь необходимо подготовить пакет документов, в том числе план проекта. На данный момент бизнес-решение позволяет создавать предопределенный перечень документов на основе шаблонов. Но если руководитель проекта ведет несколько видов проектов, то ему необходимо иметь возможность создавать разные перечни документов. Например, шаблоны комплектов документов на проектах разработки ПО и его внедрения могут быть разными. На данный момент руководитель проекта может создавать документы только по одному перечню шаблонов.

●    При планировании работников в качестве исполнителей руководитель проекта должен знать степень их загрузки на других проектах. Мне как руководителю проекта было бы удобно иметь под рукой анализ этой информации при формировании команды проекта.

●    Есть пожелание, чтобы система автоматически отправляла задания исполнителям по наступлению или заранее до наступления очередного этапа проекта.

●    Было бы удобно указывать процент выполнения работ по этапам в справочниках бизнес-решения, а затем синхронизировать эту информацию в план проекта в MS Project.

●    Довольно часто в утвержденный план проекта вносятся вынужденные изменения. Мне как руководителю проекта было бы удобно отражать изменения в документе MS Project. Соответственно, после их утверждения, необходимо синхронизировать корректные данные в справочники бизнес-решения. Считаю необходимым добавить такую возможность при интеграции DIRECTUM и MS Project.

●    Помимо контроля трудозатрат и процесса выполнения работ руководителю проекта очень важно видеть ход проекта в целом – прохождение контрольных точек, возможные риски, показатели эффективности. Данная информация необходима для оперативного прогнозирования хода проекта и принятия решений по дальнейшей работе. Эту информацию необходимо хранить в бизнес-решении и синхронизировать в документ MS Project с целью дальнейшего анализа руководителем проекта.

Возможно, у Вас сформировалось свое мнение по поводу развития интеграции. Предлагаю высказать Ваши предложения.