Настройка системы и заказная разработка для процесса согласования документов

13 1

«Коробочные» решения набирают все большую популярность. Это не удивительно, ведь такой вариант выгоден клиенту и вендору, так как позволяет сократить расходы на внедрение и поддержку за счет использования типовой конфигурации. Однако, даже в компаниях, готовых менять процессы под систему, есть свои особенности, которые готовое решение не всегда может закрыть полностью. Поэтому возникает вопрос, как оптимально адаптировать систему под специфику организации?

В качестве примера давайте рассмотрим процесс согласования документов и его реализацию в системе Directum RX. Здесь есть два возможных варианта: использование встроенных возможностей механизма согласования и заказная разработка.

Но прежде поговорим о самом процессе согласования. В зависимости от вида документа могут меняться согласующие, сроки, порядок рассмотрения. Как правило, это зафиксировано во внутренних регламентах. Упростив и обобщив имеющийся опыт, получим примерные вариации процессов согласования:

Описание

Примеры документов

Порядок согласования

Внутренние документы, требующие утверждения

Приказы, распоряжения

  1. Согласование
  2. Печать
  3. Утверждение
  4. Регистрация
  5. Исполнение или ознакомление

Внутренние документы, требующие рассмотрения адресатом

Служебные записки

  1. Согласование (если требуется)
  2. Рассмотрение адресатом
  3. Исполнение (если требуется)

Исходящая корреспонденция

Официальные письма

  1. Согласование
  2. Печать
  3. Подписание
  4. Регистрация и отправка корреспонденту

Договорные документы

Договоры, дополнительные соглашения, спецификации

  1. Согласование
  2. Печать
  3. Подписание
  4. Регистрация
  5. Отправка контрагенту
  6. Контроль возврата

Бухгалтерские документы

Входящие счета на оплату

  1. Согласование
  2. Утверждение оплаты
  3. Исполнение (оплата)

Итого, на каждую компанию приходится как минимум 6 разных процессов. Посмотрим, как справиться с ними с помощью механизма настройки.

Настраиваем процесс согласования документов

В Directum RX настройка процесса согласования сводится к заполнению правил в специальном конструкторе в соответствии с внутренним регламентом. Процесс фиксируется в виде схемы, которая состоит из этапов согласования, условий и переходов между ними.

Для каждого этапа настраиваются параметры:

  • Исполнитель/исполнители. В качестве исполнителей могут быть конкретные сотрудники и предопределенные роли, например, руководитель инициатора;
  • Срок. Задается в днях или часах. Также может быть настроена отсрочка создания задания, например, для контроля возврата от контрагента. В таком случае оно придет исполнителю ближе к сроку и не будет подолгу мешаться в общем списке входящих заданий;
  • Порядок получения заданий. Если в этапе есть несколько согласующих, то они могут согласовывать одновременно или по очереди;
  • Порядок доработки. Если в этапе есть несколько согласующих, то можно вернуть документ на доработку сразу после первого согласующего, выполнившего задание с результатом На доработку, или подождать, пока все согласующие выполнят задания;
  • Порядок подписания документа. Если руководитель не работает в системе, то вместо задания на подписание его секретарь получит задание на внесение результата подписания в систему.

К примеру, для согласования договорного документа фиксируем в системе ключевые этапы обработки документа и условия их прохождения.

  1. Первым документ согласовывает непосредственный руководитель инициатора.


 

  1. Если договор нетиповой, его согласовывает руководитель технического отдела и доп. согласующие.
  1. Если договор нетиповой и его сумма больше 100 000 руб., дополнительно согласовывает главный бухгалтер.
  1. Далее юрист печатает два экземпляра договора и передает на подпись.
  1. Директор подписывает договор.
  1. Юрист регистрирует договор и передает для отправки в секретариат.
  1. Секретарь отправляет оба экземпляра договора контрагенту.
  1. Юрист отслеживает возврат подписанного контрагентом экземпляра договора.
  1. Договор отправляется на исполнение.

Сочетание наборов блоков и гибкости их параметров позволяет закрыть бизнес-процессы согласования настройкой. При этом в Directum RX правило согласования настраивается интерактивно и удобно:


 

Разрабатываем процессы согласования документов

В некоторых ситуациях гибкости настройки может быть недостаточно. У крупных компаний или гос. органов встречаются специфичные особенности согласования. Например, может потребоваться изменение карточек заданий для добавления интеграции с другими системами или формирования отчетных форм.

В таком случае можно доработать существующий тип задачи на согласование по регламенту. Тип задачи – это представление бизнес-процесса на уровне разработки. Схема такого процесса состоит из отдельных блоков, таких как задание и уведомление. Разработчик может добавить в них дополнительные действия:

  • определение участников и последовательности согласования;
  • выдача прав на документы;
  • изменение статусов документов;
  • обработка «негативных» сценариев: отказ в подписании документа, прекращение задачи;
  • визуальная логика: результаты выполнения заданий, темы заданий и подсказки, проверка введенных пользователем данных.

Пример бизнес-процесса для разработки: нужно добавить для бухгалтера задание с возможностью принять к оплате входящий счет и сразу провести документ в 1С. Для этого в системе нужно добавить новый этап согласования для обработки счета бухгалтером. Чтобы система понимала, кто такой «бухгалтер», нужно добавить вычисляемую роль. Также нужно реализовать защиту от ошибочных ситуаций: чтобы этап принятия к оплате нельзя было добавить для приказов или служебных записок.

Разработка требует знания системы и умения программировать. Также потребуется лицензия на использование среды разработки, а еще отдельный стенд для разработки и тестирования, что несколько усложняет инфраструктуру. И, конечно, внесенные изменения нужно будет поддерживать дальше, в том числе и при обновлениях на новую версию системы.

Настройка vs. Разработка

Чтобы подвести итог, сравним возможности обоих вариантов.

Критерий сравнения

Настройка

Разработка

Требования к квалификации

Все настройки производит администратор или бизнес-пользователь, ответственный за процесс

Требуется обученный разработчик или привлечение сторонних разработчиков (вендора или партнера)

Трудоемкость реализации

От 0,5 часа на процесс

От 8 часов на процесс

Простота внесения изменений

Можно быстро добавлять новые бизнес-процессы, состоящие из типовых этапов. В том числе и после внедрения системы без привлечения вендора или разработчика

Для добавления новых бизнес-процессов требуется разработчик

Поддержка новых версий продукта

Добавленные вендором возможности будут доступны автоматически

Новый функционал типовой версии нужно адаптировать с привлечением разработчика

Полнота покрытия

Может не закрыть специфичные процессы

Полная кастомизация, закрывает 100% кейсов

Для среднего бизнеса важным фактором являются стоимость и простота внедрения и поддержки. При этом возможность заказной доработки системы для сложных бизнес-процессов всегда остается востребованной. Она особенно актуальна для крупных компаний, готовых к масштабным внедрениям и предъявляющих специфические требования к системе.

В Directum RX есть и богатые возможности для настройки процессов работы, и возможности для глубокой адаптации под конкретные особенности организации с помощью среды разработки. Остается лишь выбрать, какой вариант больше подходит именно вам.

Полностью согласен с автором. На текущем этапе развития Directum возможностей функционала хватает чтобы закрыть самые разнообразные потребности пользователя при работе с системой.

Однако, также по моему верна мысль о том, что разработка является одним из самых важных источников обновления "коробки", поэтому лучшие идеи Заказчика безусловно необходимо реализовывать, развивая таким образом всю бизнес-экосистему Directum.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий