Настройка системы и заказная разработка для процесса согласования документов

«Коробочные» решения набирают все большую популярность. Это не удивительно, ведь такой вариант выгоден клиенту и вендору, так как позволяет сократить расходы на внедрение и поддержку за счет использования типовой конфигурации. Однако, даже в компаниях, готовых менять процессы под систему, есть свои особенности, которые готовое решение не всегда может закрыть полностью. Поэтому возникает вопрос, как оптимально адаптировать систему под специфику организации?

В качестве примера давайте рассмотрим процесс согласования документов и его реализацию в системе Directum RX. Здесь есть два возможных варианта: использование встроенных возможностей механизма согласования и заказная разработка.

Но прежде поговорим о самом процессе согласования. В зависимости от вида документа могут меняться согласующие, сроки, порядок рассмотрения. Как правило, это зафиксировано во внутренних регламентах. Упростив и обобщив имеющийся опыт, получим примерные вариации процессов согласования:

Итого, на каждую компанию приходится как минимум 6 разных процессов. Посмотрим, как справиться с ними с помощью механизма настройки.

Настраиваем процесс согласования документов

В Directum RX настройка процесса согласования сводится к заполнению правил в специальном конструкторе в соответствии с внутренним регламентом. Процесс фиксируется в виде схемы, которая состоит из этапов согласования, условий и переходов между ними.

Для каждого этапа настраиваются параметры:

• Исполнитель/исполнители. В качестве исполнителей могут быть конкретные сотрудники и предопределенные роли, например, руководитель инициатора;
• Срок. Задается в днях или часах. Также может быть настроена отсрочка создания задания, например, для контроля возврата от контрагента. В таком случае оно придет исполнителю ближе к сроку и не будет подолгу мешаться в общем списке входящих заданий;
• Порядок получения заданий. Если в этапе есть несколько согласующих, то они могут согласовывать одновременно или по очереди;
• Порядок доработки. Если в этапе есть несколько согласующих, то можно вернуть документ на доработку сразу после первого согласующего, выполнившего задание с результатом На доработку, или подождать, пока все согласующие выполнят задания;
• Порядок подписания документа. Если руководитель не работает в системе, то вместо задания на подписание его секретарь получит задание на внесение результата подписания в систему.

К примеру, для согласования договорного документа фиксируем в системе ключевые этапы обработки документа и условия их прохождения.

Сочетание наборов блоков и гибкости их параметров позволяет закрыть бизнес-процессы согласования настройкой. При этом в Directum RX правило согласования настраивается интерактивно и удобно:

Разрабатываем процессы согласования документов

В некоторых ситуациях гибкости настройки может быть недостаточно. У крупных компаний или гос. органов встречаются специфичные особенности согласования. Например, может потребоваться изменение карточек заданий для добавления интеграции с другими системами или формирования отчетных форм.

В таком случае можно доработать существующий тип задачи на согласование по регламенту. Тип задачи – это представление бизнес-процесса на уровне разработки. Схема такого процесса состоит из отдельных блоков, таких как задание и уведомление. Разработчик может добавить в них дополнительные действия:

• определение участников и последовательности согласования;
• выдача прав на документы;
• изменение статусов документов;
• обработка «негативных» сценариев: отказ в подписании документа, прекращение задачи;
• визуальная логика: результаты выполнения заданий, темы заданий и подсказки, проверка введенных пользователем данных.

Пример бизнес-процесса для разработки: нужно добавить для бухгалтера задание с возможностью принять к оплате входящий счет и сразу провести документ в 1С. Для этого в системе нужно добавить новый этап согласования для обработки счета бухгалтером. Чтобы система понимала, кто такой «бухгалтер», нужно добавить вычисляемую роль. Также нужно реализовать защиту от ошибочных ситуаций: чтобы этап принятия к оплате нельзя было добавить для приказов или служебных записок.

Разработка требует знания системы и умения программировать. Также потребуется лицензия на использование среды разработки, а еще отдельный стенд для разработки и тестирования, что несколько усложняет инфраструктуру. И, конечно, внесенные изменения нужно будет поддерживать дальше, в том числе и при обновлениях на новую версию системы.

Настройка vs. Разработка

Чтобы подвести итог, сравним возможности обоих вариантов.

Для среднего бизнеса важным фактором являются стоимость и простота внедрения и поддержки. При этом возможность заказной доработки системы для сложных бизнес-процессов всегда остается востребованной. Она особенно актуальна для крупных компаний, готовых к масштабным внедрениям и предъявляющих специфические требования к системе.

В Directum RX есть и богатые возможности для настройки процессов работы, и возможности для глубокой адаптации под конкретные особенности организации с помощью среды разработки. Остается лишь выбрать, какой вариант больше подходит именно вам.