Контроль исполнения поручений в Directum RX. Рекомендации и советы

Поручения – это возложение на сотрудников обязанностей сделать что-либо. В организациях это указания руководства для подчиненных.

Поручения передают устно, пишут в резолюциях по входящим документам, оформляют приказами, распоряжениями и протоколами совещаний. В Directum RX их выдают сотрудникам с помощью задач на исполнение поручений. Особенность задач в том, что с их помощью можно не только выдать поручения, но и организовать контроль исполнения работ по ним. Контролировать исполнение может автор поручения или выделенный сотрудник, например, секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель или сотрудник канцелярии.

Проактивный контроль исполнения поручений способствует своевременному и полноценному выполнению поставленных задач руководства. Но прежде, чем говорить о контроле, мы найдем ответ на вопрос:

Что использовать: задачи или поручения?

В каждой организации в зависимости от стиля управления используется свой подход к постановке задач, выбору исполнителей, обязательности отчета о выполненных работах. Также в организациях по-разному контролируется исполнение задач и документов. Форма контроля (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит от размеров организации, объема документооборота, наличия выделенной службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и количества сотрудников организации. Поручения или задачи – выбор зависит от особенностей организации.

Механизм поручений рекомендуется использовать, если в организации принят:

• формализованный подход к организации документооборота, в том числе с использованием ГСДОУ;
• контроль исполнения всех поручений, либо требуется предоставлять отчет о выполнении по каждому поручению;
• централизованный контроль службой ДОУ;
• контроль исполнительской дисциплины сотрудников.

Также в организации может быть принят:

• формализованный подход к работе с входящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами, служебными записками;
• частичный контроль исполнения поручений руководства, которые представленных в виде резолюций на внутренних и входящих документах, сформулированы в тексте распорядительных документов или переданы устно.

В этом случае рекомендуется использовать механизм поручений для исполнения работ, по которым требуется контроль и предоставление отчета о выполнении. В других случаях используйте задачи.

Как поставить поручения на контроль?

При создании поручений возникают вопросы:

• кого назначить контролером, если руководитель не указал контролера в резолюции?
• как в системе отразить поручение, поставленное на особый контроль?

Для ответа на эти вопросы есть ряд рекомендаций.

Кого назначить контролером?

Один из возможных вариантов – назначить сотрудника  из службы ДОУ для контроля исполнения поручений. Эта функция будет для него приоритетной и все поручения будут проходить через него. Желательно закрепить назначение в регламентах организации или приказом.

Также функции контроля исполнения поручений можно закрепить за делопроизводителем, секретарем или помощником руководителя. Этот вариант рекомендуется, когда загрузка делопроизводителя, секретаря или помощника руководителя невысокая, а выделить специального сотрудника нет возможности.

Контролером может быть и сам руководитель, когда:

• он рассматривает документы в электронном виде;
• через него проходит небольшой поток документов, что позволяет уделять достаточно времени контролю исполнения поручений;
• он не доверяет контроль исполнения поручений другим сотрудникам и хочет сам отслеживать исполнение поручений.

Ну и в конце концов, инициатор задачи на исполнение поручения может оставить контроль за собой, если для контроля не выделен отдельный сотрудник.

Как в системе отразить поручение, поставленное на особый контроль?

Если поручение требует особого контроля, важно отметить это для исполнителя и контролера. Для этого при создании поручения  на панели действий необходимо нажать на кнопку Высокая важность. В результате задания по поручениям в папке «Входящие» и поручения с высокой важностью в списке «Поручения» отмечаются значком  и заметить их не составляет труда:

Что использовать для контроля исполнения поручений?

Рекомендации по организации контроля исполнения поручений полезны для ответственных за исполнение поручений, руководства организации, сотрудников, назначенных контролерами, и делопроизводителей, ответственных за соблюдение сроков исполнения поручений.

При контроле исполнения поручений выделяются этапы:

• промежуточный контроль. Используется для отслеживания исполнения поручений, позволяет напомнить исполнителям о сроках исполнения, регулировать ход исполнения. В том числе, при необходимости, увеличить сроки исполнения. На этом этапе необходимо проконтролировать исполнение по всем выданным поручениям, по конкретному документу и по конкретному исполнителю;
• контроль по результатам выполнения. Используется для анализа и выработки предложений о повышении исполнительской дисциплины, качества выполнения поручений исполнителями.

Рассмотрим, какие инструменты есть в Directum RX для каждого случая.

Контроль выданных поручений

Для промежуточного контроля выданных поручений используется список «Поручения»:

Список позволяет:

• отслеживать сроки и состояние всех исполненных поручений и поручений в работе;
• открыть карточку поручения и ознакомиться с перепиской по его исполнению, запросить отчет об исполнении;
• получить перечень всех поручений на исполнении. Для этого отфильтруйте список с помощью панели фильтрации, при необходимости настройте отображение столбцов;
• получить различные отчеты по исполнению поручений с помощью панели фильтрации. Например, исполнение поручений конкретным исполнителем или поручения, которые находятся в работе либо на контроле. Отчеты можно экспортировать в Excel. Например, чтобы на совещании осветить вопрос по исполнительской дисциплине.

Кроме того, специально для контролеров поручений в системе есть виджет «Поручения на контроле». С его помощью вы можете быстро перейти в списки поручений, которые находятся у вас на контроле, в том числе увидеть просроченные поручения. Для перехода в списки достаточно нажать на соответствующий пункт в виджете.

Контроль исполнения поручений по конкретному документу

Поиск поручений по документу

В карточке документа есть закладка «Задачи», на которой представлен перечень выданных поручений, которые можно открыть для просмотра истории переписки по исполнению поручения. Также для каждого поручения указывается имя инициатора и исполнителя, дата выдачи поручения и срок исполнения работ, текущий статус выполнения.

Контроль сроков исполнения поручений

Для этого вида контроля в карточке документа с помощью кнопки на панели действий можно сформировать отчет «Контроль сроков исполнения поручений». В нем отобразятся поручения по документу:

• где вы или сотрудник, которого вы замещаете, указаны автором;
• которые вы отправили от имени автора;
• авторами которых являются ваши подчиненные.

Подробное описание отчета вы найдете в справке.

Итоговый контроль исполнения поручений

Для анализа исполнения поручений, проведения совещаний по результатам исполнения поручений рекомендуется подготовить и распечатать отчет «Контроль сроков исполнения поручений».

Также в списке «Поручения» можно настроить отображение столбцов с необходимой информацией и отфильтровать список с помощью панели фильтрации или по значениям столбцов. При необходимости подготовленный список в один клик экспортируется в Excel и готов для печати.

Для мониторинга исполнительской дисциплины сотрудников по исполнению поручений за последние три месяца есть специальный виджет. С его помощью:

• руководитель высшего звена и его помощник могут проследить изменение процента исполнения поручений по всей компании;
• руководитель высшего звена может проследить изменение процента исполнения поручений, которые он выдал лично.

Как запросить дополнительную информацию по поручению?

Автору поручения, помощнику автора или контролеру может потребоваться узнать о состоянии работ по поручению у исполнителя. Для запроса нужной информации:

• автор поручения, помощник автора или контролер может запросить у исполнителя отчет по исполнению поручения, которое находится в работе. Для этого в карточке поручения есть специальная кнопка. В результате исполнитель получит задание на предоставление отчета по исполнению поручения.
•  используйте подзадачи. Переписка по вопросу фиксируется в области переписки поручения и доступна всем заинтересованным сотрудникам. Этот способ также может использовать любой участник работ по поручению, если ему нужно получить информацию у другого участника (не исполнителя).

Больше о поручениях в Directum RX…

… вы узнаете в справке, а также посмотрев видеоролик.