Directum 5: Передача дополнительной информации в УПД

Требования к электронным первичным документам зафиксированы в приказах ФНС, утверждающих соответствующие форматы. Например, Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ утверждает формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг).

Кроме ФНС требования к электронным первичным учетным документам могут выдвигать компании - участники документооборота. Связано это с тем, что обработка входящих документов происходит автоматически. И некоторым организациям для автоматизации обработки документов требуется дополнительная информация. Например, номер заказа или контактные данные ответственного лица. Критично, чтобы дополнительная информация содержалась в конкретной части документа.

Если торговая сеть работает с поставщиками через заказы, то номер заказа требуется указывать в первичных учетных документах. Такие требования есть у торговых сетей Магнит, Ашан, Призма и других. В примерах от торговых сетей для передачи информации о номере заказа предлагается использовать Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1 (ИнфПолФХЖ1):

<ИнфПолФХЖ1>
  <ТекстИнф Значен="00000010" Идентиф="номер_заказа"/>
</ИнфПолФХЖ1>

Система Честный знак предлагает передавать сведения о виде оборота маркированных товаров, если передача товара происходит в рамках договоров комиссии и (или) агентских договоров. Пример:

<ИнфПолФХЖ1>
  <ТекстИнф Значен="4" Идентиф="ВидОборотаМАРК"/>
</ИнфПолФХЖ1>

Также есть возможность указать несколько элементов одновременно:

<ИнфПолФХЖ1>
  <ТекстИнф Значен="4" Идентиф="ВидОборотаМАРК"/>
  <ТекстИнф Значен="00000010" Идентиф="номер_заказа"/>
  <ТекстИнф Значен="test@directum.ru" Идентиф="email"/>
</ИнфПолФХЖ1>

Реализация в Directum

Заполнение дополнительной информации

Если предполагается заполнение дополнительной информации для УПД в Directum, то можно добавить реквизит на карточку документа. Например, реквизит «Заказ». Это может быть реквизит выбора записи из справочника заказов.

В системе Directum документ защищается от изменения после подписания. По этой причине информация о заказе должна попасть в документ до подписания. Для этого в передаточных документах можно использовать функцию DFAGenerateMainTitle. 

Чтение дополнительной информации

В карточку документа можно добавить реквизит, например "Заказ". Затем в функцию DFAFillFromXML добавить вычисление для заполнения реквизита карточки из тела документа. Пример решения похожей задачи можно посмотреть на странице Заполнение документа-основания в карточке первичного документа.

Добавленный реквизит можно использовать для определения ответственного за обработку документа. Пример решения можно посмотреть на странице Маршрутизация документов систем обмена по договору.

В регламентах обработки можно использовать условие по данному реквизиту. Также по дополнительному реквизиту можно настроить поиск документов.

В печатной форме документа дополнительная информация также отображается. Пример из DPAD Viewer:

Данные рекомендации позволят закрыть требования контрагентов по передаче дополнительной информации в исходящих УПД, а также автоматизировать обработку входящих УПД.