Легкий кадровый ЭДО: электронное подписание для всех

Уже в этом году завершается эксперимент Минтруда, после которого электронный кадровый документооборот будет рекомендован всем работодателям. Это значит, что в скором времени все сотрудники смогут подписывать трудовые договоры и доп. соглашения, а также знакомиться с приказами и нормативными документами в электронном виде.

На практике организовать подписание документов ЭП может быть непросто. Для этого нужно:

• предоставить сотрудникам, не работающим в информационной системе компании, доступ к электронным документам;
• гарантировать легитимность и юридическую значимость подписания, для чего компании необходимо подготовить регламентные документы, а всем сотрудникам – получить сертификаты ЭП;
• организовать обмен документами с основной учетной системой компании.

Решение «Легкий кадровый ЭДО» от компании Directum позволяет выполнить эти задачи максимально просто и быстро, в считанные дни перейдя от подписанных вручную бумажных документов к полностью безбумажному документообороту.

Для кадровика – удобная организация документооборота

Чтобы организовать подписание документа или ознакомление с ним, специалисту по работе с персоналом достаточно стартовать задачу в Directum RX:

Задача на ознакомление с документом

Сотрудники получат документ в электронном виде и смогут подписать его, где бы они ни находились. Ход работ по ознакомлению или подписанию легко отследить в системе, а результат добавляется в документ в виде отметок об ЭП и листа ознакомления.

Для сотрудников – легкое подписание в электронном виде

Сотрудники знакомятся с кадровыми документами и подписывают их в личном кабинете – веб-интерфейсе решения, доступном как с компьютера, так и с мобильных устройств. Для работы в личном кабинете не нужна учетная запись в информационной системе компании: достаточно перейти по полученной от работодателя ссылке в браузере.

Интерфейс личного кабинета на мобильном телефоне

Сотрудники проходят все необходимые процедуры – подтверждение согласия на участие в кадровом ЭДО и выпуск облачного сертификата ЭП – прямо в личном кабинете при первом входе. Использование облачных сертификатов гарантирует юридическую значимость подписываемых документов и соответствует действующему законодательству. Кроме того, подписание документов облачной ЭП удобно, так как не требует использования USB-токенов. Дополнительную надежность обеспечивает подтверждение подписания по СМС.

Для работодателя – бизнес-эффект

Решение «Легкий кадровый ЭДО» позволяет перевести подписание кадровых документов и ознакомление с нормативными документами в электронный вид в полном соответствии с действующим законодательством. За счет этого:

• на 40% снижается стоимость документа, его хранения и логистики;
• выстраивается удобная коммуникация с сотрудниками по цифровым каналам, ускоряется кадровый документооборот;
• в 4 раза сокращается нагрузка на кадровые службы, упрощается подготовка к проверкам;
• исключаются потери документов.

Решение легко встраивается в существующий IT-ландшафт компании: его можно интегрировать с учетной системой, например 1С, БОСС-Кадровик, SAP и другими.

***

Подробную информацию о решении можно узнать в службе поддержки Directum по тел. +7(3412)72-67-06 или по электронной почте support@directum.ru.

Ждем ваши вопросы, комментарии и предложения!