Долговременный архив – решение Directum RX для централизованного длительного хранения документов

Решение «Долговременный архив» – это единый архив электронных документов организации. Решение разработано с соблюдением правил архивного делопроизводства и обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения.

Зачем нужен долговременный архив

В крупных компаниях часто используется целый комплекс информационных систем, в каждой из которых ежедневно обрабатываются сотни и тысячи документов. После завершения оперативной работы с документами их нужно где-то хранить в течение времени, установленного нормативными актами. Некоторые документы нужно хранить постоянно.

«Долговременный архив» решает задачи:

• сохранность и поддержка юридической значимости документов в течение всего срока хранения;
• централизованное хранение документов временного (до 10 лет), длительного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения по единым правилам;
• разгрузка оперативных систем организации за счет передачи документов на хранение в архивную систему;
• автоматизация рутинных операций архивистов и делопроизводителей.

Как хранятся документы

«Долговременный архив» может устанавливаться как отдельная система или как модуль оперативной системы Directum RX. В качестве систем-источников могут выступать оперативные системы любых классов: ECM, ERP, CRM и т.д.

Это возможно благодаря единому специализированному формату архивного хранения электронных документов. Документы передаются из оперативных систем в архивную в виде ZIP-контейнеров. Каждый контейнер содержит несколько файлов:

Таким образом обеспечивается единообразие информации, хранимой в архиве, независимо от того, из какой системы она поступила.

Как обеспечивается юридическая сила

Система Directum RX поддерживает программную установку усовершенствованной электронной подписи в расширенных форматах CAdES-XL и CAdES-A. Формат CAdES-A, в частности, обеспечивает юридическую значимость документов при их длительном хранении за счет использования архивных штампов времени.

Решение контролирует документы, у которых истекает срок действия сертификата, использованного для подписания документа. Затем устанавливает на ЭП архивный штамп времени, преобразуя подпись в формат CAdES-A. Он позволяет проверить подпись и подтвердить, что сертификат был действителен на момент подписания документа.

Какие процессы автоматизированы

«Долговременный архив» автоматизирует все процессы работы с документами в архиве: от приема до уничтожения. При этом работа организована в соответствии с законодательством и рекомендациями Росархива.

Прием документов в архивную систему. ZIP-контейнеры документов, отобранных для передачи в архив, проверяются на соответствие требованиям и загружаются в архивную систему.

Размещение в архиве. На каждый документ, помещенный в архив, назначаются права. Документы хранятся в составе дел.

Доступ к документам. У пользователей архива есть возможность просматривать архивные документы, а также искать их по атрибутам и тексту.

Регулярные процедуры. Для архивных документов необходимо обеспечить сохранность и юридическую значимость, поэтому все документы проходят регулярные процедуры:

• проверка наличия тела документа;
• проверка, что ZIP-контейнер документа не поврежден;
• проверка неизменности документа;
• установка меток доверенного времени (штампов времени) для обеспечения юридической значимости электронных документов. Постепенно подпись документа совершенствуется до формата CAdES-A, который добавляет к ЭП архивные штампы времени и используется для долгосрочного хранения подписей.

Уничтожение документов. Решение контролирует срок хранения документов. Документы с истекшим сроком хранения автоматически передаются на экспертизу ценности. По решению экспертной комиссии, документы, потерявшие ценность, уничтожаются.