Еще немного о коллективной работе над документом

В статье Натальи Михайловой «Варианты рецензирования или коллективная работа с документом» рассмотрены основные способы коллективной работы с документом в системе DIRECTUM. Действительно, перечисленные решения этого вопроса вполне подходят под большинство подобных задач, хорошо работают на практике и не вызывают особых нареканий. Я предлагаю посмотреть на этот вопрос немного с другой стороны.

Представим ситуацию, которая для организации вполне может быть даже типичной. Коллективная работа над документом в ней сводится к решению определенного перечня вопросов, некоторые из которых затрагивают интересы нескольких отделов (руководителей, ответственных лиц, представителей организаций и т.п.) и, как правило, эти вопросы вызывают спор. Как работать с документом в таком случае? Посмотрим на сколько озвученные Натальей типовые решения подойдут нам в данной ситуации.

1. Создание согласующими отдельных версий документа

Неудобный вариант для нашего случая. Каждый напишет свое решение вопроса в своей версии, собрать потом все вместе будет крайне сложно, об этом уже было сказано, а в нашем случае, поскольку вопросы спорные, скорее всего, еще понадобится повторная работа над документом. Пройдет второй круг согласования и выглядеть это в итоге будет уже так: 

2. Внесение согласующими примечаний в текст задачи

Вполне даже хороший вариант. Поступающие замечания в ходе переписки в задаче сразу заносятся в документ. Изменяет документ только один человек. Но есть тут и проблемы.

Во-первых, в нашем случае нужно так организовать маршрут задачи, чтобы в спорных вопросах было учтено мнение всех заинтересованных сторон. При этом необходимо оповещать о любых предлагаемых изменениях всех участников согласования.

Во-вторых, переписка в результате обсуждения спорных моментов в тексте задачи может затянуться, окончательное решение по всем вопросам будет принято не скоро, и разобраться в итоге к чему пришли будет не так-то просто.

3. Расстановка примечаний по тексту

Замечания те же, что и в предыдущем способе, только выглядеть это будет примерно так: 

То есть переписка переместилась в документ. Хорошо, если она не затянулась. При этом редактирование документа возможно несколькими сотрудниками, что само по себе не очень хорошо, даже если разрешить на время согласования только расстановку примечаний.

Еще стоит отметить, что если документ большой, то всем участникам необходимо будет каждый раз его пролистывать в поисках новых примечаний и замечаний к старым, что весьма затруднительно.

Как лучше?

Видим, что типовые решения справляются с задачей долго и, зачастую, они неудобны. Предлагаю рассмотреть один из выходов в данной ситуации, который потребует значительно меньше времени, только одно согласование без длительной переписки, только одну  версию в документе, при этом все изменения в документ будет вносить только один человек, и вся информация о согласовании будет в системе. Звучит заманчиво, не правда ли? Сейчас подробнее как это сделать.

Решение, как ни странно, очень простое. В таких ситуациях проще взять и обсудить все спорные моменты всем вместе в режиме реального времени, после чего отразить результат в документе. Сложность только в том, как это организовать так, чтобы все к обсуждению были готовы и присутствовали, чтобы все прошло быстро и конструктивно, и, главное, чтобы результат обсуждения был отражен в системе. На помощь приходит уже известное нам бизнес-решение «DIRECTUM: Управление совещаниями».

Рассмотрим как согласовать наш документ в этом случае.

1. Создаем совещание. Вариантов сделать это много, самый простой из них – при помощи мастера действий.

2. Заполняем нужные поля карточки совещания: тема, дата, место, секретарь, вопросы для обсуждения и участников на соответствующей закладке.

Все поля можно заполнить автоматически используя шаблон, если ситуация рядовая. Также для автоматического заполнения можно использовать уже готовые рабочие группы.

3. Далее указываем срок согласования совещания и знакомим их с нужным документом:

4. Проверяем введенные данные и все! Совещание создано! Всем участникам отправлена задача с подробной информацией о предстоящем обсуждении и вложенным документом для согласования.

После того как все участники подтвердят свое присутствие или назначат представителей, проходит совещание в уже зарезервированном помещении. Бизнес-решение также позволяет организовать процесс обсуждения в виде online-конференции в Microsoft Lync (что кстати бывает очень удобно если нет возможности собраться в одном помещении).

5. После совещания секретарю приходит задание оформить протокол, для этого он заполняет соответствующую закладку в карточке совещания:

По кнопке "Протокол" на основании данных на этой закладке автоматически создается соответсвующий документ в системе.

6. Далее этот документ, при необходимости, согласуется и утверждается в рамках типового маршрута, после чего, согласно протоколу совещания, вносятся изменения в документ. В принципе, документ готов, можно вернуться к процессу его согласования. При этом можно сказать, что остались только формальности, так как спорные моменты сняты по результатам совещания и согласование затянуться уже не должно.

Конечно, проводить совещания каждый раз, когда необходимо согласовать документ, смысла нет. Данное решение нужно использовать когда есть вероятность того, что согласование затянется, например, при возниконовении разногласий по тексту документа у рецензентов. Вполне возможны и другие варианты решения проблемы, предлагаю обсудить это .