Функциональность веб-клиента становится все шире. Цветные метки для выделения важных объектов, снятие блокировок с карточек, удобное исполнение поручений, гибкие настройки прав при согласовании по регламенту и другие новинки встречайте в облачной версии Directum RX 4.0.

Уже сейчас познакомиться с новинками Directum RX 4.0 можно на демостенде. Облачные клиенты увидят изменения в ближайшее время. Для локальной установки версия станет доступна летом 2021 г. О выходе мы сообщим дополнительно.

Веб-клиент – основной клиент

С версии 4.0 основным приложением для работы в Directum RX стал веб-клиент. Это кроссплатформенное приложение, которое работает на Linux, в Microsoft Windows и macOS. Для подключения к веб-клиенту нужен только интернет и браузер, работать с системой можно из любой точки мира. Интерфейс веб-клиента интуитивно понятный и современный. Все действия в проводнике веб-клиента находятся под рукой и упрощают решение повседневных задач.

С каждой новой версией возможности веб-клиента расширяются, так в версии 4.0:

• появились цветные метки для выделения важных задач, документов и папок. Например, вы можете выделить задания на сегодня красной меткой, а все документы по проекту – синей. Отмеченные объекты легко найти, достаточно отфильтровать их в списке по цвету. Установленные метки отображаются в браузере и в мобильном приложении Directum Solo:

• добавлена возможность снимать блокировки с карточек объектов. Это удобно, например, когда коллега ушел на обед и забыл закрыть карточку, а документ нужно срочно отправить на согласование. В таком случае вы можете обратиться к администратору, и он по ссылке в карточке объекта сможет освободить ее. При этом ваш коллега не останется в неведении: вернувшись на рабочее место, система уведомит его о том, кто и когда снял блокировку с карточки через информационное сообщение:

• упростилось заполнение полей «Подразделения» и «Виды документов» в справочниках для настройки системы: Правила согласования, Правила назначения прав, Настройки регистрации, Шаблоны документов и др. В масштабах крупной компании количество подразделения и видов документов может быть большим, и чтобы упростить их выбор внесены доработки. Теперь при выборе значений открывается список с записями справочника (до 1000 строк), где можно искать записи через строку поиска, фильтровать, а также создавать и выбирать новые записи.

ВАЖНО: Развитие десктоп-клиента останавливается. В версии 4.0 он выпускается с ограниченной поддержкой. После обновления на новую версию Directum RX рекомендуется использовать веб-клиент. При необходимости установки десктоп-клиента 4.0 обращайтесь в службу поддержки Directum RX или к ответственному за вашу организацию.

Повышение удобства исполнения поручений

В новой версии стало удобнее выполнять ведущее задание по подчиненному поручению. При приемке работ появляется новый диалог, где вы можете:

• принять работы исполнителя подчиненного поручения и сразу же выполнить свое задание, если считаете, что работы выполнены в полном объеме и дополнительных действий не требуется;
• принять работы по подчиненному поручению. При этом ваше задание остается в работе. Этот вариант удобен, например, когда необходимо дождаться выполнения остальных подчиненных поручений;
• принять работы по подчиненному поручению и открыть карточку своего задания, чтобы дополнить результаты исполнения.

Полностью делегировать поручение коллеге поможет специальный флажок. Он ставится вручную при создании подчиненного поручения или автоматически согласно персональным настройкам. Когда исполнитель или несколько исполнителей завершают свои работы, ваше задание выполняется автоматически. В тексте задачи дописывается информация, кто и что делал по поручению. Так сокращаются ручные действия по выдаче и приемке поручений.

Теперь вы можете удалять ссылки на документы, вложенные по ошибке в задание на исполнение поручения. А чтобы найти, кто и когда удалил вложения, достаточно обратиться к истории задания. Кроме того, в новой версии упростился поиск поручений по контролеру: если сотрудник не работает в модуле «Делопроизводство», но является контролером по поручению, то найти все его поручениям можно через общий поиск, указав его ФИО в поле «Контролер».

Удобное рассмотрение многоадресных входящих писем

Иногда письма поступают в организацию сразу нескольким руководителям или специалистам. В карточке письма появилась кнопка и закладка, с помощью которых можно указать в системе всех адресатов:

При отправке письма на рассмотрение формируется единая задача: по тексту переписки такой задачи можно быстро отследить, кто из сотрудников уже рассмотрел документ, а кто еще нет.

Чтобы в дальнейшем найти все многоадресные письма, в списке «Входящие документы» нужно лишь отфильтровать записи по виду документа «Входящее письмо» и по колонке «Несколько адресатов». А для быстрого поиска документов, направленных определенному сотруднику, вы можете воспользоваться новым параметром фильтрации «Адресат».

Изменения в согласовании по регламенту

При согласовании по регламенту теперь можно запретить инициатору редактировать документ до тех пор, пока он не вернется на доработку, или задача не будет прекращена. Для этого в правиле согласования ставится флажок, который понижает права инициатора согласования до просмотра. Так на уровне системных настроек обеспечивается полное соблюдение регламента.

В карточке этапа можно изменить тип прав доступа, который по умолчанию выдается исполнителям при получении задания. Например, если сотруднику по этапу нужно внести правки в документ, то назначаются права на изменение. А если сотруднику отправляется уведомление, то достаточно назначить права на просмотр.

С помощью нового флажка вы также можете понизить права исполнителей на документ после того, как они выполнят задания по этапу. Таким образом документ защищается от намеренных или ошибочных правок после прохождения этапа, а также минимизируются его блокировки в ходе согласования.

Кроме того, блокировки больше не помешают подписывать или рассматривать документ, даже если его карточка заблокирована другим сотрудником. Подписывающий или рассматривающий выполняют задание, а после снятия блокировки документ автоматически отправляется на следующий этап согласования, предусмотренный регламентом.

Новинки для обмена с контрагентами

Новая версия принесла ряд новинок и для организаций, участвующих в электронном обмене юридически значимыми документами:

• появились гибкие настройки срока обработки входящих документов, полученных из сервисов обмена. Стандартный срок в 4 часа можно изменить вручную в карточке абонентского ящика нашей организации или подразделения:

• при получении из сервиса обмена Диадок документов неподдерживаемого формата теперь в Directum RX создаются уведомления, с помощью которых сотрудники могут вовремя предпринять нужные меры, например, запросить у контрагентов документы в другом формате:

• теперь ответственный за абонентский ящик сам принимает решение, как синхронизировать данные о контрагенте в систему: создавать новую организацию или вносить изменения в существующие настройки. Если КПП контрагента в системе не был указан или отличался от указанного в сервисе обмена, ответственный получает соответствующее задание на обработку конфликтов:

Новинки мобильных решений

Все больше компаний для автоматизации рутинных задач создают собственные цифровые экосистемы. Технология единого входа позволяет не тратить время на ввод отдельного логина и пароля в каждом сервисе или системе. В этом случае учетные данные вводятся только в одном месте – на сайте провайдера внешней аутентификации, и сотрудник автоматически авторизуется во всех системах компании.

Теперь эта технология поддержана в Directum Solo 2.9.7 и NOMAD 2.17. Так, авторизоваться в Directum Solo можно через Windows Server 2019 ADFS или Azure AD.

Также в новой версии мобильных решений повышено удобство работы с мобильными приложениями:

• ускорено отображение групп пользователей при заполнении полей, например, в маршруте задачи. Теперь данные о составе группы загружаются в мобильное приложение только после ее выбора. Благодаря этому группы в списке отображаются быстрее;
• поддержана возможность подписать документ простой ЭП, если его карточка заблокирована. Теперь, если в мобильном приложении документ подписывается из задачи по регламенту, ЭП установится на нем автоматически, когда его карточка разблокируется.

***

Directum RX — это интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами, которая учитывает современные IT-тренды, а также пожелания и требования клиентов, нацеленные на упрощение повседневных задач сотрудников.

Новинки веб-клиента и мобильных приложений, изменения в регламентах согласования, исполнении поручений и другие функциональные возможности будут ждать вас в облаках. Подробнее о них можно ознакомиться в документах «Изменения Directum RX 4.0» и «Изменения Directum RX 4.0. Исправленные замечания» на сайте поддержки.

Помимо представленных новинок в локальной версии 4.0 появится поддержка серверной части на Linux, новый сервис интеграции, полезные возможности разработки для простой адаптации системы и не только. Следите за новостями и делитесь своими впечатлениями!