«Долговременный архив» для Directum RX: передача бумажных дел, сводные описи и другие новинки

Обновился шаблон решения «Долговременный архив» для Directum RX. Решение предназначено для хранения документов в соответствии с правилами архивного делопроизводства и с обеспечением их юридической значимости на срок до 75 лет. А теперь работать с документами в архиве стало еще удобнее:

• появился регламент для передачи бумажных дел в архив;
• архивист может формировать сводные описи, распределять по ним архивные дела и создавать учетные документы архива;
• сотрудники могут направлять в архив запросы на получение справок или выписок, а также на предоставление временного доступа к документам.

Передача в архив бумажных дел

Делопроизводитель передает дела в архив по сдаточным описям, которые согласовывает с архивистом. Ранее решение было ориентировано на работу с электронными документами без учета особенностей бумажных дел. Теперь для передачи таких дел появился специальный регламент, по которому формируются дополнительные задания:

Таким образом, новый регламент позволяет точнее отразить движение бумажных дел: бумажные экземпляры делопроизводитель передает в рамках специального задания.

Если в систему занесены скан-копии документов, для хранения в архиве они выгружаются в контейнеры. При этом, в отличие от бумажных экземпляров, юридической значимостью они не обладают.

Сводные описи и учетные документы архива

Теперь в решении «Долговременный архив» можно формировать сводные описи, в которые архивист включает полученные дела:

В соответствии с правилами работы архивов организаций архивист формирует годовые разделы, которые согласовывает с экспертной комиссией. После согласования годовой раздел сводной описи утверждается руководителем организации:

После создания годового раздела делам присваиваются номера в описи. При этом дела систематизируются по индексам в соответствии с номенклатурой дел.

Помимо годовых разделов, решение позволяет формировать и другие учетные документы: реестр сводных описей, лист фонда и список фондов архива.

Запросы в архив

Иногда сотрудникам необходимо получить информацию из документов, которые уже переданы в архив. В решении «Долговременный архив» появилась возможность запросить у архивиста справку, выписку, электронную или бумажную копию документа:

В карточке задания на обработку запроса создается папка, в которой архивист может сформировать подборку документов. После этого он создает черновик требуемого документа, например архивной справки, по кнопке на панели действий:

Архивисту остается доработать документ, включив в него нужную информацию, и выполнить задание.

Если же сотруднику необходимо поработать с архивным документом, он может отправить запрос на получение временного доступа:

Архивист формирует подборку документов и выдает сотруднику временные права на просмотр. Доступ прекращается автоматически по истечении указанного срока.

Если не предполагается, что сотрудники будут работать в архивной системе под своими учетными записями, временный доступ можно организовать через специальные учетные записи. В этом случае администратор может создать одного или нескольких служебных пользователей (читателей), на чье имя будет предоставляться доступ к документам.

***

С новинками шаблона решения «Долговременный архив» стало еще удобнее передавать в архив бумажные дела. Сотрудникам стало проще запросить доступ к архивным документам, а архивисту – организовать хранение и систематизацию дел с помощью сводных описей и учетных документов.

Чтобы получить обновление, обратитесь к вашему персональному менеджеру или в службу поддержки Directum по телефону +7 (3412) 72-67-06 или электронной почте support@directum.ru.

Мы будем рады вашим комментариям, вопросам и пожеланиям!