В статье представлены новинки Directum RX 4.1: авторазблокировка карточек, многоадресные служебные записки, сценарии в правилах согласования и т.д. Если вам интересны подробности, а также любопытно узнать, какая новинка оказалась самой ожидаемой среди сотрудников Directum, читайте далее.

Уже сейчас познакомиться с новинками Directum RX 4.1 можно на демостенде. Облачные клиенты увидят изменения в ближайшее время. Для локальной установки версия станет доступна через несколько недель. О выходе сообщим дополнительно.

1. Новинки веб-клиента

Итак, первая причина, чтобы перейти на версию Directum RX 4.1, – это новинки веб-клиента. В веб-клиенте работают все пользователи системы, от рядовых сотрудников до топ-менеджеров компании. Поэтому важно, чтобы веб-клиент был современным и удобным. Его развитие – одно из главных направлений при выпуске новых версий системы.

Авторазблокировка карточек

Когда в Directum RX сотрудник изменяет карточку документа, контрагента или другого объекта, остальные сотрудники могут их только просматривать. Раньше, чтобы отредактировать карточку, приходилось ждать, когда коллега закроет ее, или обращаться к администратору с просьбой снять блокировку.

В новой версии если сотрудник открыл карточку, сохранил в ней изменения и не редактировал более 2 часов, то блокировка с карточки автоматически снимается. Карточка переходит в режим просмотра и становится доступна для изменения коллегами. Если карточка не занята, то по ссылке в сообщении сотрудник может ее вернуть для редактирования:

Именно эту новинку больше всего отметили для себя сотрудники компании Directum на внутреннем вебинаре. Теперь каждый из сотрудников может своевременно занять карточку, а значит процессы продолжатся без замедлений.

Фильтрация записей по предопределенным датам и числовым значениям

Улучшены возможности фильтрации в списках для столбцов с датами: добавлены новые предопределенные периоды и возможность указывать произвольный период.

Например, можно показать только задачи, которые были созданы в прошлом месяце, или документы, которые созданы в промежутке времени с января по май.

Кроме того, списки теперь можно фильтровать по числовым значениям. Например, отфильтровать список «Входящие счета» по сумме, указав нужный диапазон:

Исполнители в тексте задачи

Раньше, чтобы посмотреть исполнителей задачи, нужно было развернуть все задания в переписке. Теперь сотрудников можно увидеть сразу в тексте задачи. При этом фамилии тех, кто уже выполнил задание, отображаются в первую очередь:

Важность в теме задачи и задания

Важные задачи стали более заметными. В папках «Входящие» и «Исходящие» больше нет отдельной колонки для важности, ее значок теперь отображается в теме задачи, задания или уведомления:

Фильтрация по важным задачам, заданиям и уведомлениям перемещена в фильтр по теме:

При создании задачи по-прежнему можно установить для нее высокую важность по кнопке , а кнопки для установки низкой важности в системе больше нет. Для наименее приоритетных задач можно установить более длительный срок исполнения.

Поиск по цветным меткам

Для удобства работы с объектами системы в прошлой версии Directum RX появились цветные метки. В этой версии по цвету метки можно выполнять поиск:

ИД в карточке объекта

При возникновении вопросов или неполадок с объектом системы нужно сообщить администратору ИД. Например, это требуется для разблокировки карточки документа. Ранее сотруднику требовалось скопировать ИД из адресной строки браузера. Теперь ИД отображается прямо в карточке, найти его не составляет труда:

2. Многоадресные служебные записки

Вторая причина, из-за которой следует обратить внимание на версию 4.1, – возможность отправлять служебные записки сразу нескольким адресатам.

В карточке служебной записки появились кнопка Несколько адресатов и закладка «Адресаты»:

Сотрудников можно заполнить из готового списка или вручную. Чтобы в дальнейшем экономить время на заполнении адресатов, достаточно сохранить их в списке ознакомления и рассмотрения.

Новый шаблон для создания служебной записки

Для создания многоадресных служебных записок добавлен «Шаблон служебной записки (несколько адресатов)». Он позволяет экономить время на заполнение документа и поддерживать единый стиль оформления. В новый шаблон добавлен лист рассылки, в котором указаны все адресаты:

Также можно создать собственный шаблон для многоадресных служебных записок. Для этого добавьте вручную параметры «Адресаты» и «Лист рассылки» на карточку шаблона и в его текст через Microsoft Word.

Рассмотрение многоадресных служебных записок

Для отправки многоадресных служебных записок на рассмотрение необходимо доработать используемое в организации правило согласования. Для этого достаточно добавить на схему новый сценарий с типом «Рассмотрение несколькими адресатами» и настроить его:

Например, при настройке сценария можно выбрать, в какой момент продолжится согласование: одновременно с процессом рассмотрения или строго после него. Если вы приобретаете систему впервые, то рассмотрение многоадресных служебных записок уже поддерживается в правиле согласования «Правило по умолчанию для служебных записок».

Гибкие настройки рассмотрения служебных записок

Служебные записки с одним и несколькими адресатами могут обрабатываться по-разному. Например, для рассмотрения документа одним адресатом на схему нужно добавить три разных этапа, а для рассмотрения несколькими адресатами – новый сценарий. В таких случаях вы можете использовать новое условие Несколько адресатов:

Иногда нужно настроить другой порядок рассмотрения документа для определенного сотрудника. Например, если в списке адресатов указан директор компании, то документ сначала должен отправляться на нормоконтроль. Если директора в списке нет, то документ сразу отправляется на рассмотрение. Чтобы настроить правило, используйте новое условие Сотрудник входит в роль согласования:

Условие работает с новой ролью согласования «Адресаты». С помощью роли вычисляются сотрудники, которым документ должен прийти на рассмотрение.

3. Сценарии для настройки правил согласования

Третья причина для обновления на версию 4.1 – возможность улучшить и упростить правила согласования с помощью сценариев.

Сценарии – это этапы с вычислениями, которые можно добавить на схему на любом этапе согласования:

В Directum RX добавлены готовые сценарии для адаптации ваших правил согласования:

• Рассмотрение несколькими адресатами – отправляет на рассмотрение многоадресные служебные записки;
• Преобразование в PDF – конвертирует документы и их приложения в формат PDF. На подписанных документах сценарий ставит штамп с информацией о подписи;
• Установка состояния «Оплачен» для счета – проставляет нужное состояние для оплаченных счетов.

Если вы приобретаете систему впервые, этапы рассмотрения и преобразования в PDF уже встроены в правила по умолчанию для служебных записок и входящих счетов.

Как и для этапов согласования, для сценариев есть свои настройки:

4. Интеллектуальная обработка документов

Причина № 4: интеллектуальные механизмы обработки документов через сервисы Directum Ario оптимизированы и переведены на асинхронную работу. Благодаря этому:

• ускорилась обработка потока из нескольких сотен документов и более на веб-сервере Directum RX. Документы и пакеты обрабатываются параллельно в несколько процессов;
• повысилась надежность загрузки большого пакета документов. Даже если обработка пакетов затягивается в сервисах Ario или на веб-сервере, то процесс не прекращается по тайм-ауту. Все документы пакета обрабатываются.

Все описанные возможности гарантированы при работе со службой ввода документов DCS 3.1.

Также теперь система сообщает ответственному за верификацию об ошибках, которые возникают в процессе интеллектуальной обработки документов. Из уведомления или задания на верификацию ответственный может своевременно узнать об ошибке и предпринять необходимые меры для ее устранения либо обработать документы вручную.

А еще для входящих писем добавлено распознавание адресата, если в результатах распознавания сервисов Directum Ario его фамилия, имя и отчество указаны в дательном падеже.

5. Безопасность, оптимизация, быстродействие

И последняя причина – это «три кита», которым уделяется внимание в каждой версии.

Безопасность: теперь в карточке объекта на закладке «История» отображаются факты выдачи, изменения и изъятия прав доступа. В истории фиксируется:

• сотрудник, наша организация, подразделение или роль, чьи права доступа изменены;
• тип прав до и после изменения.

Оптимизация: обновлена библиотека Aspose до версии 25.0.0. Благодаря этому повысилось качество преобразования документов в PDF и отображение документов в окне предпросмотра.

Быстродействие: ускорено открытие окна предпросмотра в заданиях на верификацию (для интеллектуальной обработки). Теперь содержимое документов готовится к предпросмотру при старте задачи, а не при открытии окна предпросмотра. Это позволит сотрудникам сократить время на проверку комплектов документов.

***

Подробнее об этих и других новинках версии можно почитать в документах «Изменения Directum RX 4.1» и «Изменения Directum RX 4.1. Исправленные замечания» на сайте поддержки.

При выходе версии 4.1 для локальной установки в архитектуре системы появятся сервисы отчетов и виджетов, а также будут представлены новые возможности для разработчиков, например настройка стилей для справочников и заданий. Об этих и других новинках расскажем в отдельной статье. Следите за новостями и делитесь своими впечатлениями! Какие новинки отметили для себя? Что понравилось, что ждали?