Какая ваша роль в компании: руководитель, администратор, рядовой сотрудник? Новинка найдется для каждого! Хотите распечатывать документы без офисных редакторов, в задании на согласование сразу видеть текст вложений, интересна дисциплина сотрудников или новинки безопасности? Тогда читайте далее.

Для каждого

Предпросмотр документов в задачах, заданиях и уведомлениях

В карточках задач, заданий и уведомлений появилась панель предпросмотра вложенных документов. Она появляется вместо области вложений при нажатии на кнопку Предпросмотр. По умолчанию отображается текст первого документа из вложений. Чтобы посмотреть другой документ, выберите его в выпадающем списке:

Таким образом можно читать документ и одновременно видеть переписку по задаче. Например, посмотреть фрагменты текста, которые вызывали вопросы у согласующих.

Поворот страниц в предпросмотре

Страницы отсканированных документах часто бывают перевернуты. Из-за этого их неудобно просматривать. В новой версии в окне предпросмотра появилась возможность повернуть отображаемую страницу или сразу все в нужное положение. Для этого на панель инструментов добавили кнопки:

Кнопки  поворачивают текущую страницу на 90 градусов против часовой или по часовой стрелке. А кнопка  поворачивает сразу все страницы документа на 90 градусов только по часовой стрелке.

Изменение прав доступа на несколько объектов

Раньше, чтобы изменить права на несколько записей, нужно было повторить однотипные действия для каждого объекта отдельно. В этой версии появилась возможность быстро изменять тип прав сразу на несколько записей: достаточно выделить их в папке, списке или вложениях и в контекстном меню выбрать пункт Настроить доступ:

Печать документов без редакторов

В организациях нередко требуется распечатать уже согласованный документ или допечатать дополнительные копии без внесения в них изменений. Поэтому теперь Directum RX документ можно отправить на печать, не открывая в редакторе. На панели действий в списках и карточках, в контекстном меню документа и его версий, а также в области предпросмотра и на закладке «Связи» появилась кнопка На печать:

При нажатии на нее в браузере открывается окно с настройками печати. Этим способом сотрудники могут распечатать один документ или сразу несколько.

Добавление и удаление вложений при согласовании

Иногда в ходе согласования сотрудникам нужно добавлять приложения в область вложений. Например, если бухгалтер хочет добавить к договору акт или спецификацию, не возвращая для этого задание на доработку. В версии Directum RX 4.2 появилась возможность добавлять приложения в задачи на согласование по регламенту и свободное согласование, а также в созданные по ним задания:

При этом сотрудникам не нужно дополнительно связывать документы: при отправке задачи между приложением и основным документом автоматически создается связь «Приложение».

Удалять приложения из области вложений можно при старте и рестарте задачи, в заданиях на доработку.

Также в новой версии появилась возможность удалять вложения из группы «Дополнительно» в процессе согласования по регламенту и свободного согласования. Удалять вложения можно при выполнении задания на доработку, создании и рестарте задачи.

Для руководителей и ассистентов

Удобный анализ исполнительской дисциплины

Успех компании во многом зависит от исполнительской дисциплины сотрудников, поэтому система должна уметь быстро и наглядно предоставлять эти сведения руководителям. В новой версии Directum RX улучшены средства анализа и контроля исполнительской дисциплины.

Новые отчеты

Отчет «Контроль исполнительской дисциплины» заменен на три новых детализированных отчета:

• Исполнительская дисциплина по подразделениям – показывает процент и количество выполненных заданий в срок, а также количество просроченных заданий по подразделениям для выбранной нашей организации;
• Исполнительская дисциплина по сотрудникам – показывает процент и количество выполненных заданий в срок, а также количество выполненных заданий с задержкой и оставшихся в работе. Отчет формирует данные по сотрудникам для выбранного подразделения;
• Исполнительская дисциплина сотрудника – показывает детальную сводку по заданиям выбранного сотрудника за определенный период: сколько выполнено в срок, сколько выполнено с задержкой, сколько осталось в работе и пр.

Из одного отчета можно легко открыть другой отчет в зависимости от того, насколько детальную информацию вы хотите получить. Например, руководитель подразделения из отчета по всем сотрудникам может перейти к отчету по заданиям конкретного исполнителя. Так он сможет понять, с каким задачами сотрудник справляется, а с какими возникли сложности, или в целом оценить его загрузку.

Данные в отчетах можно фильтровать и сортировать. По умолчанию в некоторых отчетах уже есть сортировка, например, в отчете по исполнительской дисциплине сотрудников записи сортируются от самого низкого показателя к высокому. Это упрощает ручные действия в ходе анализа данных.

Виджеты с глубокой детализацией

Виджеты по исполнительской дисциплине и загрузке сотрудников стали интерактивными.

По клику на виджет «Исполнительская дисциплина» открываются новые детализированные отчеты, которые показывают расчеты по подразделениям, сотрудникам или заданиям текущего сотрудника. Таким образом руководитель или его ассистент, отвечающий за анализ исполнительской дисциплины, может быстро получить все необходимые сведения по подразделениям и сотрудникам из области виджетов. А рядовой сотрудник может посмотреть детализацию по своей исполнительской дисциплине.

Таким же образом интерактивными стали виджеты:

• «Исполнительская дисциплина подразделений» и «Подразделения с высокой загрузкой» – по клику на подразделение открывается отчет по исполнительской дисциплине входящих в него сотрудников;
• «Исполнительская дисциплина сотрудников» и «Сотрудники с высокой загрузкой» – по клику на сотрудника открывается отчет по его заданиям.

Для всех перечисленных виджетов и виджета «Динамика количества заданий» обновился состав параметров. В зависимости от выбранного параметра каждый сотрудник увидит на виджете только разрешенные ему сведения согласно должности в компании. Например, руководитель подразделения может посмотреть исполнительскую дисциплину своего подразделения и подразделений, которыми он руководит, а рядовой сотрудник – только данные по себе.

Настройка ассистентов руководителей

В крупных компаниях руководитель делегирует анализ исполнительской дисциплины другому сотруднику – ассистенту. Ассистентом может быть заместитель руководителя, секретарь, референт или другие работники. Чтобы сотрудник имел такие же права доступа на отчеты и виджеты по исполнительской дисциплине, как у руководителя, теперь ассистента можно указывать в Directum RX и выбирать функцию, которую он выполняет за руководителя. Для этого обновился справочник Помощники руководителей.

Во-первых, справочник переименован в Ассистенты руководителей. Он может содержать записи помощников, которые выполняют определенные задачи за руководителей, и ассистентов по исполнительской дисциплине.

Во-вторых, теперь в справочнике можно выбрать, какие обязанности делегированы сотруднику:

Функции легко совмещаются, для этого достаточно установить несколько флажков в справочнике. При этом помощник руководителя всегда один, а ассистентов может быть любое количество.

Замена исполнителей и контролера в поручениях

В новой версии на любом этапе исполнения поручения можно легко заменить контролера, исполнителя или соисполнителей. Например, это может потребоваться, когда их указали ошибочно, а также при увольнении или переводе одного из сотрудников. Раньше для этого нужно было прекращать задачу и стартовать ее заново, указав ответственными других сотрудников. Теперь в карточке поручения появилась кнопка Скорректировать, при нажатии на которую появляется диалог для замены и удаления участников:

Заменить участников поручения могут автор, инициатор и действующий контролер. После корректировки всем заинтересованным сотрудникам приходит уведомление:

Подписание простой и облачной ЭП без веб-агента

Ранее для подписания документов в веб-клиенте был нужен веб-агент. Это ограничивало подписание в браузерах на компьютерах и мобильных устройствах, где веб-агент недоступен.

Теперь при работе в браузере на компьютерах и мобильных устройствах в веб-клиенте Directum RX можно подписывать документы простой или облачной ЭП без веб-агента. При подписании облачной ЭП отображаются только сертификаты, для которых указан плагин с поддержкой облачного подписания.

Для администраторов

Закрытие неактивных учетных записей

Когда пользователь долго отсутствует на рабочем месте, например находится на длительном больничном, его карточка сотрудника в системе остается действующей. С точки зрения информационной безопасности, запись сотрудника правильнее закрыть, но это может повлиять на работу связанных с ним бизнес-процессов в системе.

Теперь для этого есть удобное решение. Неактивную учетную запись можно закрыть в ее карточке с помощью новой настройки:

Когда учетная запись закрыта, пользователь не может войти в систему. При этом задачи и задания, в которых он инициатор или исполнитель, остаются в работе. Кроме того, если учетной записи нет или она закрыта, то такой пользователь не занимает лицензию.

Если пользователь в течение 90 дней не заходил в систему, его учетная запись автоматически закрывается. За это отвечает новый фоновый процесс «Закрытие неактивных учетных записей», который по умолчанию запускается раз в день. При необходимости можно изменить период автоматического закрытия, а также настроить список учетных записей, которые всегда остаются действующими.

Разграничение прав на выбор вида в документе

В крупных компаниях количество видов документов может быть более сотни. Поэтому при создании документа заполнять вид становится неудобно: надо выбирать значение из большого списка. Это особенно актуально для холдингов, государственных органов власти, которые состоят из нескольких учреждений и используют разную классификацию по видам.

Теперь администратор может настраивать права на виды документов по кнопке Доступ. Чтобы упростить заполнение вида в карточке документа, он может назначить на вид новый тип прав Выбор в документе для нашей организации, подразделения, группы пользователей или для конкретных сотрудников и ролей. Например, можно настроить так, чтобы для отдела маркетинга отображались только договоры по оказанию маркетинговых услуг, с которыми они работают:

Благодаря новому типу прав при создании документов в выпадающем списке для сотрудников отображаются только те виды документов, на которые есть права:

Для сохранения совместимости после обновления системы сотрудники продолжат видеть все виды документов при выборе в карточке. В правах доступа для роли «Все пользователи» по умолчанию будет установлен тип прав Выбор в документе. Чтобы изменить доступность видов в карточке документа, администратору необходимо вручную скорректировать настройки прав доступа для нужных видов. При этом не рекомендуется менять права на просмотр типа справочника Виды документов, которые выдаются в карточке роли «Все пользователи» на панели «Управление разрешениями». Так сотрудники смогут в любой момент ознакомиться с карточкой вида или запустить поиск документов по виду, даже если у них нет прав на выбор вида в карточке.

Удобная работа с историей объектов

В Directum RX все действия пользователей над объектами записываются в историю. Благодаря этому повышается безопасность работы, так как легко отследить, кто и когда обращался к объекту, вносил изменения, получал права доступа и др. Чтобы стало удобнее отслеживать действия пользователей, в новой версии расширены возможности работы с закладкой «История» в карточках объектов:

• данные на закладке теперь загружаются быстрее, так как сделана постраничная загрузка истории;
• появились фильтрация и сортировка по всем столбцам, кроме столбца Комментарий. Например, если нужно найти сотрудников, которые изменяли документ, теперь достаточно отфильтровать историю по действию Изменение. Больше не нужно пролистывать список и искать информацию вручную. Чтобы отсортировать историю, необходимо нажать на название нужного столбца;
• с закладки убрана строка для фильтрации по пользователю, так как теперь есть фильтрация по столбцу Пользователь. Кроме того, при фильтрации по столбцу можно выбрать сразу нескольких пользователей;
• можно менять ширину и последовательность столбцов. Например, если не вмещается текст комментария, то соответствующий столбец легко расширить, потянув его за край. Настройки столбцов сохраняются для карточек объектов одного типа.

Расширенные возможности позволяют быстро найти возможные каналы утечки информации, например, понять, кто и когда выдал сотруднику права на документ или экспортировал документ из системы.

***

Полный список изменений см. в документах «Изменения Directum RX 4.2» и «Изменения Directum RX 4.2. Исправленные замечания». Скачать их можно на сайте поддержки.

Если вы готовы испробовать новинки уже сейчас, то приглашаем вас на демостенд. Изменения на облачном стенде клиенты увидят в ближайшее время. Для локальной установки версия станет доступна через несколько недель. О выходе сообщим дополнительно.