Directum RX 4.3: система для эффективной и безопасной работы

22 4

Каждую версию в Directum RX появляется все больше возможностей для комфортной работы с системой. В версии 4.3 встречайте группировку записей в списках, удобную работу с поручениями, новинки безопасности и многое другое. Приглашаем подробнее познакомиться с новинками!

Удобная работа в веб-клиенте

Группировка записей в списках. В Directum RX появилась возможность организовать работу с большим количеством записей так, чтобы сотрудник мог легко найти и открыть нужную карточку. В некоторых справочниках и списках уже есть группировка по умолчанию, а также вы можете вручную настроить группировку под себя:

Создание документов из выбранной версии и механизмом Drag&Drop. Теперь копию документа можно создать из любой выбранной версии, а не только из последней. Для этого на панели «Версии» добавлен новый пункт контекстного меню. Также в новой версии появилась возможность перетаскивать в систему сразу несколько документов с помощью механизма Drag&Drop. При этом для каждого документа в отдельной вкладке браузера открывается созданная карточка.

Заполнять данные в карточках и списках стало удобнее. При заполнении карточки задачи в полях Кому и Копия можно указать как конкретных сотрудников, так и группу пользователей или роль, например «Ответственные за договоры». После нажатия на ссылку Развернуть каждый участник добавится в поле по отдельности, и автор задачи сможет оставить только нужных исполнителей:

Также теперь в выпадающем списке рядом с ФИО сотрудника отображается подразделение, к которому он относится. Вы легко сможете отличить однофамильцев.

А еще в Directum RX 4.3 cообщения о подтверждении действий стали визуально проще и понятнее. Действия переименованы, а также добавлены ссылки. Например, при выполнении задания вы можете посмотреть по ссылке незавершенные подзадачи.

Исходящие счета

Иногда вместе с исходящим комплектом документов контрагенту отправляется счет на оплату. Например, когда завершаются работы по одному из этапов договора, менеджер создает акт выполненных работ, а бухгалтер выставляет счет на оплату. Весь комплект документов отправляется на подписание контрагенту. Для удобства сотрудников в Directum RX появился новый тип документа – исходящий счет на оплату:

Все исходящие счета на оплату попадают в соответствующий реестр модуля «Договоры». В нем можно отфильтровать исходящие счета по состоянию, организации, подразделению и дате.

Расширение возможностей для создания поручений

В новой версии можно создавать поручения с длинным текстом, бессрочные поручения, задавать сроки для соисполнителей, в составных поручениях подключать индивидуальных соисполнителей, контролеров и всё это корректировать. Также появились дополнительные настройки модуля. А теперь подробнее об этих новинках.

Текст поручения без ограничений

В Directum RX 4.3 можно отправлять задачи на исполнение поручений с объемными текстами. Ранее в поручение помещался текст длиной до 1000 символов, но иногда этого количества не хватало. Теперь ограничение на количество вводимых символов снято:

Срок поручения для соисполнителей

Ранее для основного исполнителя и соисполнителей поручения задавался общий срок, к которому нужно было выполнить работы. Теперь для соисполнителей можно задавать свой срок:

По умолчанию он меньше, чем у основного исполнителя. Так у основного исполнителя остается время, чтобы свести всю полученную информацию и выполнить своё задание. Значение по умолчанию, насколько сдвигается срок для соисполнителя, задает администратор. А если срок соисполнителя, например, указан на прошедшее время, то автоматически устанавливается текущий день.

При продлении срока для основного исполнителя срок для соисполнителей тоже сдвигается, сохраняя разницу в рабочих днях и часах, которая была изначально.

Удобная постановка составных поручений

Пункты составного поручения могут быть большими и сложными. В новой версии Directum RX в составных поручениях расширился состав полей, которые можно заполнить для каждого пункта поручения. Помимо ФИО основного исполнителя, текста поручения и срока, теперь можно указать соисполнителей, сроки для них и контролера:

Чтобы указать соисполнителей и сроки для них, достаточно открыть новое диалоговое окно. В нем видны все поля пункта поручения, и их удобнее редактировать. Введенные данные, которые были заполнены в табличной части поручения, сразу отображаются в окне:

Также для удобства создания пунктов составного поручения появилась кнопка . При нажатии на нее открывается аналогичное диалоговое окно, но с меньшим количеством заполненных полей.

Поручения без срока

В Directum RX 4.3 появилась возможность создавать поручения без срока. Например, это нужно, если в организации выпустили приказ, предписание из которого сотрудники должны выполнять всегда. В этом случае поручение создается на неопределенное время, пока приказ не будет отменен, признан утратившим силу или изменен.

Администратор может включить возможность в настройках модуля «Делопроизводство», и тогда в карточке поручения отобразится флажок Без срока:

Если его установить, общий срок и сроки для пунктов поручения становятся недоступными для редактирования. А если сроки были заполнены, то они очищаются. Срок для соисполнителей также очищается, но при необходимости его можно заполнить. Таким образом, для исполнителя в бессрочных поручениях нет срока, а для соисполнителей он может быть задан.

Изменение сроков и массовая корректировка пунктов поручения

После отправки поручения в работу бывает необходимо скорректировать срок, контролера или исполнителей. Например, если поручение стало более срочным, чем раньше. Для этого в диалоговом окне корректировки появились новые поля:

Также в новой версии можно одновременно скорректировать несколько пунктов поручения, например, заменить разных контролеров на одного. Для этого достаточно вызвать окно корректировки, выбрать нужные пункты и заполнить единого контролера для всех пунктов:

Возможность корректировки поддерживается и в поручениях без срока. После отправки на исполнение в бессрочном поручении можно в любой момент установить срок.

Настройки делопроизводства

В модуле «Делопроизводство» появился новый справочник Настройки делопроизводства, в котором можно задать дополнительные настройки для работы модуля, в частности для работы с поручениями. В справочнике можно включить возможность отправлять на исполнение поручения без срока, а также задать срок приемки поручения по умолчанию:

Повышение информационной безопасности

Одна из ключевых задач каждой версии системы – это обеспечение информационной безопасности, ведь с ростом цифровизации появляется все больше различных видов угроз. Чтобы защитить систему от неправомерного доступа и обеспечить конфиденциальность информации, в версии 4.3 появились:

  • настройка ограничения на массовую выгрузку документов и записей из системы. Она поможет защитить данные от несанкционированного распространения. Для этого в системе появилась роль «Пользователи с правами на массовый экспорт данных». Выгружать из Directum RX содержимое двух и более записей теперь могут сотрудники из новой роли и сотрудники с типом прав, в котором разрешены операции массового экспорта;
  • защита учетных записей при аутентификации. Благодаря новым политикам блокировки учетных записей и политикам паролей вы можете защитить систему от взлома или неправомерного доступа. Для этого в модуль «Администрирование» добавлен новый справочник «Политики учетных записей». В нем задаются политики блокировки и пароля, а также приоритет и группы пользователей, на которые действует политика:

  • автоматическое завершение сеанса работы, если пользователь неактивен. Злоумышленник не получит доступ к системе, если пользователь оставил сеанс работы с системой незавершенным и забыл заблокировать компьютер на время отсутствия. За это отвечает новый фоновый процесс «Завершение сеансов неактивных пользователей». По умолчанию он каждый час проверяет время последней активности вошедших в систему пользователей, но при необходимости периодичность запуска можно изменить;
  • возможность массовой смены пароля. В справочнике Учетные записи теперь можно выделить сразу несколько учетных записей и выбрать для них действие Требовать смену пароля. Например, если после обновления на версию 4.3 администратор настроил политики учетных записей и нужно, чтобы все пользователи с аутентификацией по паролю изменили свой пароль по новым требованиям. Также карточке учетной записи теперь отображаются поля, в которых автоматически заполняется дата последнего изменения пароля и дата окончания блокировки, если она произошла. Администратор может снять блокировку раньше даты ее окончания;
  • необходимость ввести старый пароль при его смене. При смене пароля теперь необходимо сначала ввести свой старый пароль, даже если пользователь уже вошел в систему. Если новый пароль не соответствует требованиям политик, то при его изменении появляется сообщение:

  • универсальное сообщение об ошибке входа. Если при входе в систему введены неверные данные, то в окне входа отображается универсальное сообщение. В нем нет детальной информации об ошибке и как ее исправить. Благодаря этому злоумышленник не поймет, в чем именно причина ошибки входа.

Изменение прав на типы объектов

Теперь в Directum RX можно назначить права сразу на все объекты определенного типа: документы, задачи, справочники, отчеты. Например, можно назначить права на создание и изменение документов типа «Доверенность» для ролей «Ответственные за договоры» и «Регистраторы договоров». При этом не придется выдавать права ролям на каждый документ отдельно:

Кроме того, администратор теперь может создать новый тип прав, если существующих в системе недостаточно.

Настройки для отслеживания и резервирования лицензий

Иногда сотрудникам нужно зайти в систему, но все лицензии уже заняты. В новой версии появился механизм резервирования лицензий. Чтобы у сотрудника всегда был доступ к системе Directum RX, его нужно включить в роль «Пользователи с зарезервированными лицензиями».

Кроме того, теперь Directum RX заранее оповещает всех сотрудников о том, что срок действия лицензии подходит к концу. При входе у сотрудников будет появляться сообщение, если завершается или уже завершен срок действия лицензии на использование системы или лицензии на модуль:

***

Полный список изменений см. в документах «Изменения Directum RX 4.3» и «Изменения Directum RX 4.3. Исправленные замечания».

Если вы готовы попробовать новинки уже сейчас, то приглашаем вас на демостенд. Изменения на облачном стенде клиенты увидят в ближайшее время. Для локальной установки версия станет доступна через несколько недель. О выходе сообщим дополнительно.

Артем Моисеев

Резервирование лицензий и политику паролей очень ждал, ух что будет дальше.... жду еще новой DDS так как десктопа уже нет

Подскажите, по функции "автоматическое завершение сеанса работы при неактивности пользователя", если пользователь открыл карточку документа/поручения, но ничего с ней не делает, это будет считаться неактивностью?

Уведомление об оповещении всех пользователей об окончании срока действия лицензии, я бы сказала, что это антифича. Все, кто занимается сопровождением DirectumRX, в компаниях с большой численностью, скажут вам большое спасибо за эту доработку.

 

Екатерина Морева

Эльмира, здравствуйте! Да, если пользователь открыл карточку документа, но ничего с ней не делает, то он считается неактивным.

Но когда пользователь открывает карточку, он устанавливает на нее блокировку. А фоновый процесс завершает сеансы только тех неактивных пользователей, у которых нет блокировок, чтобы пользователи не потеряли данные.

Елена Згонникова

Эльмира, добрый день. По поводу оповещения пользователей о завершении срока действия лицензии. При необходимости сотрудник может сам отключить показ сообщения, нажав на ссылку Больше не показывать. Либо можно полностью отключить оповещение сотрудников, если эта новинка не нужна. Для этого при работе в облаке обратитесь в службу поддержки. При локальной установке будут доступны настройки для отключения.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий