Directum RX 4.3: система для эффективной и безопасной работы

Каждую версию в Directum RX появляется все больше возможностей для комфортной работы с системой. В версии 4.3 встречайте группировку записей в списках, удобную работу с поручениями, новинки безопасности и многое другое. Приглашаем подробнее познакомиться с новинками!

Удобная работа в веб-клиенте

Группировка записей в списках. В Directum RX появилась возможность организовать работу с большим количеством записей так, чтобы сотрудник мог легко найти и открыть нужную карточку. В некоторых справочниках и списках уже есть группировка по умолчанию, а также вы можете вручную настроить группировку под себя:

Создание документов из выбранной версии и механизмом Drag&Drop. Теперь копию документа можно создать из любой выбранной версии, а не только из последней. Для этого на панели «Версии» добавлен новый пункт контекстного меню. Также в новой версии появилась возможность перетаскивать в систему сразу несколько документов с помощью механизма Drag&Drop. При этом для каждого документа в отдельной вкладке браузера открывается созданная карточка.

Заполнять данные в карточках и списках стало удобнее. При заполнении карточки задачи в полях Кому и Копия можно указать как конкретных сотрудников, так и группу пользователей или роль, например «Ответственные за договоры». После нажатия на ссылку Развернуть каждый участник добавится в поле по отдельности, и автор задачи сможет оставить только нужных исполнителей:

Также теперь в выпадающем списке рядом с ФИО сотрудника отображается подразделение, к которому он относится. Вы легко сможете отличить однофамильцев.

А еще в Directum RX 4.3 cообщения о подтверждении действий стали визуально проще и понятнее. Действия переименованы, а также добавлены ссылки. Например, при выполнении задания вы можете посмотреть по ссылке незавершенные подзадачи.

Исходящие счета

Иногда вместе с исходящим комплектом документов контрагенту отправляется счет на оплату. Например, когда завершаются работы по одному из этапов договора, менеджер создает акт выполненных работ, а бухгалтер выставляет счет на оплату. Весь комплект документов отправляется на подписание контрагенту. Для удобства сотрудников в Directum RX появился новый тип документа – исходящий счет на оплату:

Все исходящие счета на оплату попадают в соответствующий реестр модуля «Договоры». В нем можно отфильтровать исходящие счета по состоянию, организации, подразделению и дате.

Расширение возможностей для создания поручений

В новой версии можно создавать поручения с длинным текстом, бессрочные поручения, задавать сроки для соисполнителей, в составных поручениях подключать индивидуальных соисполнителей, контролеров и всё это корректировать. Также появились дополнительные настройки модуля. А теперь подробнее об этих новинках.

Текст поручения без ограничений

В Directum RX 4.3 можно отправлять задачи на исполнение поручений с объемными текстами. Ранее в поручение помещался текст длиной до 1000 символов, но иногда этого количества не хватало. Теперь ограничение на количество вводимых символов снято:

Срок поручения для соисполнителей

Ранее для основного исполнителя и соисполнителей поручения задавался общий срок, к которому нужно было выполнить работы. Теперь для соисполнителей можно задавать свой срок:

По умолчанию он меньше, чем у основного исполнителя. Так у основного исполнителя остается время, чтобы свести всю полученную информацию и выполнить своё задание. Значение по умолчанию, насколько сдвигается срок для соисполнителя, задает администратор. А если срок соисполнителя, например, указан на прошедшее время, то автоматически устанавливается текущий день.

При продлении срока для основного исполнителя срок для соисполнителей тоже сдвигается, сохраняя разницу в рабочих днях и часах, которая была изначально.

Удобная постановка составных поручений

Пункты составного поручения могут быть большими и сложными. В новой версии Directum RX в составных поручениях расширился состав полей, которые можно заполнить для каждого пункта поручения. Помимо ФИО основного исполнителя, текста поручения и срока, теперь можно указать соисполнителей, сроки для них и контролера:

Чтобы указать соисполнителей и сроки для них, достаточно открыть новое диалоговое окно. В нем видны все поля пункта поручения, и их удобнее редактировать. Введенные данные, которые были заполнены в табличной части поручения, сразу отображаются в окне:

Также для удобства создания пунктов составного поручения появилась кнопка . При нажатии на нее открывается аналогичное диалоговое окно, но с меньшим количеством заполненных полей.

Поручения без срока

В Directum RX 4.3 появилась возможность создавать поручения без срока. Например, это нужно, если в организации выпустили приказ, предписание из которого сотрудники должны выполнять всегда. В этом случае поручение создается на неопределенное время, пока приказ не будет отменен, признан утратившим силу или изменен.

Администратор может включить возможность в настройках модуля «Делопроизводство», и тогда в карточке поручения отобразится флажок Без срока:

Если его установить, общий срок и сроки для пунктов поручения становятся недоступными для редактирования. А если сроки были заполнены, то они очищаются. Срок для соисполнителей также очищается, но при необходимости его можно заполнить. Таким образом, для исполнителя в бессрочных поручениях нет срока, а для соисполнителей он может быть задан.

Изменение сроков и массовая корректировка пунктов поручения

После отправки поручения в работу бывает необходимо скорректировать срок, контролера или исполнителей. Например, если поручение стало более срочным, чем раньше. Для этого в диалоговом окне корректировки появились новые поля:

Также в новой версии можно одновременно скорректировать несколько пунктов поручения, например, заменить разных контролеров на одного. Для этого достаточно вызвать окно корректировки, выбрать нужные пункты и заполнить единого контролера для всех пунктов:

Возможность корректировки поддерживается и в поручениях без срока. После отправки на исполнение в бессрочном поручении можно в любой момент установить срок.

Настройки делопроизводства

В модуле «Делопроизводство» появился новый справочник Настройки делопроизводства, в котором можно задать дополнительные настройки для работы модуля, в частности для работы с поручениями. В справочнике можно включить возможность отправлять на исполнение поручения без срока, а также задать срок приемки поручения по умолчанию:

Повышение информационной безопасности

Одна из ключевых задач каждой версии системы – это обеспечение информационной безопасности, ведь с ростом цифровизации появляется все больше различных видов угроз. Чтобы защитить систему от неправомерного доступа и обеспечить конфиденциальность информации, в версии 4.3 появились:

• настройка ограничения на массовую выгрузку документов и записей из системы. Она поможет защитить данные от несанкционированного распространения. Для этого в системе появилась роль «Пользователи с правами на массовый экспорт данных». Выгружать из Directum RX содержимое двух и более записей теперь могут сотрудники из новой роли и сотрудники с типом прав, в котором разрешены операции массового экспорта;
• защита учетных записей при аутентификации. Благодаря новым политикам блокировки учетных записей и политикам паролей вы можете защитить систему от взлома или неправомерного доступа. Для этого в модуль «Администрирование» добавлен новый справочник «Политики учетных записей». В нем задаются политики блокировки и пароля, а также приоритет и группы пользователей, на которые действует политика:

• автоматическое завершение сеанса работы, если пользователь неактивен. Злоумышленник не получит доступ к системе, если пользователь оставил сеанс работы с системой незавершенным и забыл заблокировать компьютер на время отсутствия. За это отвечает новый фоновый процесс «Завершение сеансов неактивных пользователей». По умолчанию он каждый час проверяет время последней активности вошедших в систему пользователей, но при необходимости периодичность запуска можно изменить;
• возможность массовой смены пароля. В справочнике Учетные записи теперь можно выделить сразу несколько учетных записей и выбрать для них действие Требовать смену пароля. Например, если после обновления на версию 4.3 администратор настроил политики учетных записей и нужно, чтобы все пользователи с аутентификацией по паролю изменили свой пароль по новым требованиям. Также карточке учетной записи теперь отображаются поля, в которых автоматически заполняется дата последнего изменения пароля и дата окончания блокировки, если она произошла. Администратор может снять блокировку раньше даты ее окончания;
• необходимость ввести старый пароль при его смене. При смене пароля теперь необходимо сначала ввести свой старый пароль, даже если пользователь уже вошел в систему. Если новый пароль не соответствует требованиям политик, то при его изменении появляется сообщение:

• универсальное сообщение об ошибке входа. Если при входе в систему введены неверные данные, то в окне входа отображается универсальное сообщение. В нем нет детальной информации об ошибке и как ее исправить. Благодаря этому злоумышленник не поймет, в чем именно причина ошибки входа.

Изменение прав на типы объектов

Теперь в Directum RX можно назначить права сразу на все объекты определенного типа: документы, задачи, справочники, отчеты. Например, можно назначить права на создание и изменение документов типа «Доверенность» для ролей «Ответственные за договоры» и «Регистраторы договоров». При этом не придется выдавать права ролям на каждый документ отдельно:

Кроме того, администратор теперь может создать новый тип прав, если существующих в системе недостаточно.

Настройки для отслеживания и резервирования лицензий

Иногда сотрудникам нужно зайти в систему, но все лицензии уже заняты. В новой версии появился механизм резервирования лицензий. Чтобы у сотрудника всегда был доступ к системе Directum RX, его нужно включить в роль «Пользователи с зарезервированными лицензиями».

Кроме того, теперь Directum RX заранее оповещает всех сотрудников о том, что срок действия лицензии подходит к концу. При входе у сотрудников будет появляться сообщение, если завершается или уже завершен срок действия лицензии на использование системы или лицензии на модуль:

***

Полный список изменений см. в документах «Изменения Directum RX 4.3» и «Изменения Directum RX 4.3. Исправленные замечания».

Если вы готовы попробовать новинки уже сейчас, то приглашаем вас на демостенд. Изменения на облачном стенде клиенты увидят в ближайшее время. Для локальной установки версия станет доступна через несколько недель. О выходе сообщим дополнительно.