База знаний: накапливаем, храним и делимся опытом в Directum RX

5 17

Предыстория

По мере развития компании полученные знания и опыт аккумулируются в самых различных источниках: в блокнотах, электронных письмах, обсуждениях на форумах, комментариях, заявках, переписках в мессенджерах, и, конечно, в головах сотрудников. Поиск информации при таком подходе хранения крайне затруднителен. К тому же с уходом сотрудника из компании часть опыта неизбежно теряется.

Как же сохранить и в дальнейшем быстро получать эти знания, которые были добыты нелегким трудом?

Ответ прост - организовать базу знаний.

Плюсы такого решения:

  • снижение трудозатрат на поиск информации;
  • централизованное хранение и накопление знаний;
  • снижение времени обучения;
  • ускорение решения повторяющихся проблем;
  • поддержание знаний в актуальном состоянии.

Особенно важно обеспечить интуитивно понятный и легкий в освоении интерфейс. А если это будет интерфейс уже существующей системы, то процесс освоения и дальнейшего использования пройдет для сотрудников с наименьшими усилиями. В результате у нас появилась гипотеза, что при наличии функционирующей на предприятии ECM системы база знаний в виде ее прикладного модуля является наиболее оптимальным решением и обеспечивает:

  • снижение затрат на внедрение и интеграцию в существующие бизнес-процессы;
  • легкое освоение нового модуля;
  • централизация всего опыта компании в едином хранилище.

Концепция решения

Статьи оформляются и редактируются как документы в привычном для сотрудников редакторе, структура статьи может быть оформлена в шаблон.

 

В этом случае авторам будет легко формировать структуру документа, а остальным сотрудникам – ориентироваться по тексту статьи.

Для упрощения поиска и упорядочивания знаний статьи классифицируются.

Согласование статьи происходит в базовом регламенте согласования.

В комментариях ответьте, пожалуйста, на несколько вопросов:

  1. Есть ли у Вас база знаний?
  2. Насколько бы Вам пригодилось такое решение?
  3. Если такое решение есть, то как быстро можно найти нужную информацию?
  4. Сколько времени занимает процесс оформления статьи?

Если появились пожелания, замечания, то будем рады увидеть их комментариях.

5
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
6
Антон Максунов

База знаний в самом Directum не очень удобна. Руками создавать структуру папок, следить за правами, следить за изменениями, "статьи" в виде отдельных документов. Wiki-подобные базы знаний всё же сильно удобнее и зачастую или бесплатные или весьма недорогие для небольших команд.

Дмитрий Тарасов

К сожалению, как мне кажется, в такой реализации база знаний вряд ли кого-то заинтересует. Соглашусь с  Антоном, что опенсорсные Wiki-подобные базы знаний выглядят гораздо привлекательнее.

Дмитрий Панкрашов

Александр, вам самому такое решение кажется удобным? В чём вы видите плюсы? И зачем нужен процесс согласования статьи во внутреннюю БЗ?

Антон Максунов

Дмитрий, процесс согласования нужен для последующей публикации в крупную корпоративную или внешнюю базу знаний. Как минимум для проверки корректности орфографии/разметки, как максимум для фактчекинга и оценки полезности. А во внутреннюю вики внутри клиента/партнера/команды это только усложняет процесс и отбивает желание "творить" на мой взгляд.

Александр Волошин

Антон, вы абсолютно правы. Также нужно учесть, чтобы статья с первого ее прочтения была понятной и доступной. Бывали случаи, когда приходил очень интересный материал, но подача была далека от идеальной. Если бы не было рецензирования, то пользы от него было не очень много. И это касается не только внешней вики (если ведется такая), но и внутренней.

Александр Волошин

Дмитрий, решение мне кажется удобным. Видел ситуации, когда работать надо одновременно с разными системами, в которых интерфейс кардинально различается. Мозг очень быстро устает то переключения между окнами. Да и сопровождать одну систему гораздо удобнее, чем две и более.

Дмитрий Тарасов

Александр, я нигде не говорил, что переключаться между разными системами это удобно, поэтому и ждал анонса данного решения, прежде чем начать рассматривать альтернативные варианты. Мне кажется, что реализация статьи базы знаний в виде отдельного документа это не очень удачное решение, но в любом случае спасибо за проделанный труд и желание им поделиться :)

Дмитрий Панкрашов

Александр, в таком случае вам следует сделать акцент на эти факторы в статье. А то получается что "есть множество различных файлообменников" но мы зачем-то пишем свой на не предназначенной для этого платформе.

Руслан Габбасов

В рамках серии решений "Проекты и команды" у нас на подходе модуль База знаний, с удобным встроенным редактором, графом входящих и исходящий связей, областями знаний, политиками модерации и т.д. Возможно стоит подождать с рассмотрением альтернативных вариантов.

Дмитрий Тарасов

Руслан, а я похоже как раз вашего решения и ждал :) А примерный срок выхода решения можете озвучить?

Руслан Габбасов

Дмитрий, конец весны-начало лета, точнее пока не могу сказать.

Геннадий Казаков

Руслан, а можно получить более детальное описание функциональности, которая будет реализована? Такое решение на платформе Directum будет и нам интересно (Тольяттинский государственный университет, G.Kazakov@tltsu.ru)

Елена Лобанова

Геннадий, здравствуйте. Полноценное описание решения, т.к. оно еще в процессе разработки не готово, но мы будем рады провести вам небольшое демо по имеющемуся функционалу, а так же подробнее узнать о ваших потребностях, чтобы постараться максимально их учесть. Удобно вам будет в таком формате познакомиться с решением?

Геннадий Казаков

Елена, спасибо, удобно. посмотрите ответ на ваше письмо

Юрий Минц

Добрый день!

Только недавно хотел предложить идею добавления чего-то подобного в RX, поскольку не хватает в классическом... Итак по вопросам:

Есть ли у Вас база знаний?

Есть, ведем в Redmine. НЕ очень удобно для пользователей !!! Но ОЧЕНЬ удобно для администраторов. Простой вики синтаксис (важно! не редактирование документов), документы, слайдеры, таблицы, и тп, перекрестные ссылки на тикеты. Мы ведем документацию для пользователей по часто задаваемым вопросам - windows, офис, СЭД, Нормосфера, другие продукты, орг. вопросы, документация администраторов (что настроено, где как, какие сервера, схемы сетей и тп)

Насколько бы Вам пригодилось такое решение?

Очень, но только если это будут именно Wiki страницы с разделением доступа, т.е. часть только для администраторов, какие-то для всех. Редактировать документы - не удобно, чтобы их читать - их нужно открывать. А вики страницы доступны для чтения сразу. Если чтение будет начинаться с обложки модуля - то, наверное, будет приемлемо.

Если такое решение есть, то как быстро можно найти нужную информацию?

Достаточно. Но поиск не очень удобный, не хватает автоматического облака тегов, группировки статей по продукту.

Сколько времени занимает процесс оформления статьи?

Если статья для пользователя, то обычно около 15-60 минут. Ведь нужно создать красивые картинки скриншотов, понятное описание, + оформить вики-статью. Статьи для администраторов оформляются обычно быстрее, ведь туда мы пишем в основном сухой текст с фактами, иногда разбавляя картинками, таблицами, перекрестными ссылками и тп

 

ЗЫ: может просто OpenSource Wiki модуль встроить в базовую поставку ?

Юрий Минц: обновлено 16.03.2022 в 09:01
Елена Лобанова

Юрий, здравствуйте! Нам тоже очень интерес ваш опыт организации базы знаний и пожелания к функционалу. Как вы смотрите на то, чтобы провести небольшое демо наших наработок на базе RX и обсудить ваши впечатления?

Елена Лобанова: обновлено 17.03.2022 в 13:04
Юрий Минц

Елена, прекрасно смотрю. Можем устроить ВКС, мы покажем наш redmine, вы свое решение. мы как раз планируем переход на RX. Напишите мне mints [собака] duma-murman [точка] ru договоримся о времени и формате

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий